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Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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capitoledulibre2013:reunions [2013/10/17 23:09]
emmanuelle.helly [Conférences]
capitoledulibre2013:reunions [2013/12/08 18:14] (Version actuelle)
emmanuelle.helly [Réunion bilan 8 décembre]
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 ====== Réunions ====== ====== Réunions ======
  
 +  * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_bilan_8_decembre|8 décembre (bilan)]]
 +  * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_29_octobre|29 octobre]]
   * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_3_octobre|3 octobre]]   * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_3_octobre|3 octobre]]
   * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_5_septembre|5 septembre]]   * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_5_septembre|5 septembre]]
   * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_4_juin|4 juin]]   * [[capitoledulibre2013:​reunions#​reunion_4_juin|4 juin]]
 +
 +===== Réunion bilan 8 décembre =====
 +copié collé du framapad : http://​lite3.framapad.org/​p/​cdl2013-debrief
 +
 +présents : Antoine L. (alub), Aymeric P. (APLU), Guillaume G., Fabien A. (id2ndr), Julien O. (Cozo), Emmanuelle H. (numahell), Lionel P. (lionel), Régis M. (draco)
 +
 +Comm' interne
 +  * inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles
 +  * faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l'​information
 +
 +discussion ubuntu-fr
 +  * changement de bureau cette année, changement pour nous aussi
 +  * des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d'​expérience pour les événements locaux
 +  * pas d'​adhésion
 +
 +Réseau
 +  * prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit)
 +  * en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité
 +    * en filaire c'est du gigaBit
 +    * proxy transparent ?
 +  * wifi limité en débit, en nb d'P
 +  * réfléchir à améliorer le réseau wifi
 +
 +Affiches ​
 +  * ont été imprimées : 700 A4, 160 A3, 
 +  * reste environ 400 A4
 +  * reste 
 +  * mais il reste peut-être des affiches à l'​utopia
 +
 +Communication
 +  * twitter pas tellement finalement
 +  * mettre plus d'​infos sur le site, date de publication du programme, date de publication des vidéos
 +  * site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs
 +  * articles par des orateurs ?
 +
 +live stream ?
 +  * live sur 1 track ?
 +  * réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité
 +  * risque de s'​embêter pour peu de personnes, sachant que c'est déjà enregistré
 +  * demande de l'orga en amont
 +
 +micros pour les questions : ça peut se louer
 +
 +Événements hébergés
 +  * 4 événements c'​était le max, en terme de place et de salles
 +  * l'​année prochaine : limiter par défaut à 3, voir au cas par cas si des événements sont plus petits
 +
 +Manquait une présentation sur linux en général
 +
 +Sécurité
 +  * préparer l'​année prochaine pour le SSIAP
 +  * infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours
 +
 +Stands
 +  * science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé
 +  * dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l'​affichage et des expos
 +  * mezzanine : stands de démo  dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine
 +  * limiter le nombre de stands : pas plus que cette année
 +  * imprimantes 3D : très bonne disposition des tables
 +  * FMR ? permet d'​être en direct et d'​interviewer
 +  * manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos
 +  * postes démo
 +
 +Install party
 +  * souplesse ok
 +  * ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant
 +  * refaire une checklist
 +  * on a eu plus d'​installs que l'​année précédente,​ donc moins d'​installeurs prévus cette année
 +  * place installeurs en attente, car ça n'​était pas visible
 +  * besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant
 +  * référents installs en démo
 +  * peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle
 +  * prévoir d'​avoir des bénévoles en backup si afflux
 +  * finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr)
 +  * comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end)
 +    * faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, ...)
 +  * réu de briefing pour les installeurs
 +    * par mail auss
 +  * au moins 2 référents install party
 +  * prévoir de quoi fabriquer des clés USB
 +
 +boutique
 +  * xavier a tout bien classé au départ
 +  * feuilles de décompte
 +  * préciser de ne pas garder des goodies non payés
 +  * prix peut-être à redéfinir avant l'​événement,​ en fonction de la part pour le Capitole du Libre (1€ pour les assos, 3€ pour le CDL)
 +  * arch linux a bien marché
 +
 +Ubuntu ?
 +  * dans l'​année : propose une rencontre du mercredi : quelle distro pour le grand public ? démo, discussions,​ trolls : TODO
 +  * faire une iso "​Ubuntulibre",​ sans amazon, avec plusieurs environnement graphique
 +  * 
 +
 +Programme
 +  * date de publication très attendue
 +  * communiquer plus sur chaque orateur
 +  * utiliser plus linuxfr pour communiquer
 +  * inscription ateliers
 +  * communiquer sur le programme dès qu'on a des infos
 +  * 1 personne pour gérer la comm' '​(community manager)
 +  * prévoir un comité défini et identifié ​
 +
 +orga / partenaires
 +  * faire en amont les contacts
 +  * identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga
 +
 +sponsors
 +  * à commencer très tôt dans l'orga
 +
 +
 +Logistique matériel
 +  * louer aux services techniques de Toulouse métropole
 +
 +Logistique manger
 +  * les fritons on adore 
 +  * apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire
 +    * prendre contact avec le foy'
 +  * repas samedi midi bien, 
 +    * gérer le flux des bénévoles pour éviter d'​avoir des bénévoles qui n'ont pu arriver que vers 14h car les premiers étaient encore là
 +  * repas gestion à peu près ok
 +  * repas dimanche midi
 +    * logistique disposition des ok
 +    * qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo
 +    * les gens ont compris que c'​était surtout un repas pour faciliter et pas  un service organisé
 +  * faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion,​ ...)
 +  * être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés
 +
 +
 +Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire
 +
 +régisseur
 +plus en amont 
 +===== Réunion bénévoles 14/11 =====
 +
 +==== déroulement du week-end ====
 +
 +    * Samedi
 +      * ouverture public 10h30
 +      * conf clôture 19h
 +      * apéritif 20h
 +      * repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand
 +      * fermeture et rangement du foyer
 +    * dimanche
 +      * arrivée public 9h30
 +      * repas à partir 11h30 -> 14h
 +      * fin ateliers 17h puis rangement
 +  * présentation des postes et des créneaux
 +    * tableau planning
 +
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 +==== Questions ! ====
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 +====  inscription ====
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 +  * ne partez pas sans des affiches !
 +  * visite rapide ​ des locaux ?
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 +===== Réunion 29 octobre =====
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 +Liste des intervenants / bénévoles
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 +logistique prises N7 -> **fabien**
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 +==== Orga stands / démo ====
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 +Laurent et Yoann sur cette action
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 +C102 : 
 +  * imprimantes 3D
 +  * LAN Party
 +
 +C101 : 
 +  * Install party
 +  * démo et initiation sur les stands démo
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 +Démo : 
 +  * Culte / opensuse
 +  * doudou
 +  * ubuntu
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 +Sponsors OR -> **Manue** passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi)
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 +  * stands sponsor Or : dans le hall
 +  * stands assos : hall ou mezzanine
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 +panneaux expo pour les stands : 
 +  * **Yoann** demande à mairie Tournefeuille
 +  * planet science en a -> **Laurent** peut leur demander
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 +Expo photos libres
 +  * mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux
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 +==== Orga repas ====
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 +  * samedi midi : seulement bénévoles et orateurs
 +    * **Laurent** demande devis au Bois & Charbon traiteur
 +  * apéro M. Espagnac -> **Julien** le contacte. Pour info, Bois&​Charbons a une chambre froide et Laurent peut leur demander
 +  * samedi soir : bénévoles,​ orateurs et sponsors
 +  * dimanche midi : bénévoles,​ orateurs, sponsors et public (le public paye)
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 +Deadline pour les inscription aux repas : **13/11**
 +  * bénévoles : liste en cours
 +  * sponsors -> **Laurent**
 +  * orateurs + bénévoles
 +    * du CDL
 +    * akademy-fr : quasi prêt
 +    * franceJS
 +    * lua wshop : quasi prêt
 +    * openstack : en cours -> christophe
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 +mail à tous avec deadline -> **manue**
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 +==== Installation ====
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 +vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs
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 +  * stands
 +  * affichage
 +  * branchements
 +  * aménagement des salles ?
 +le samedi matin il reste peu de choses à faire
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 +==== hébergements ====
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 +  * Guillaume demande si l'​hébergement chez l'​habitant ok
 +  * appel à hebergeurs -> Jean-Nicolas
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 +mail aux orateurs pour le prog en ligne -> **Guillaume
 +**
 +==== Communication ====
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 +=== Campagne d'​affichage ===
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 +  * **Fabien** organise une campagne le WE précédent
 +  * affiches / flyers à fournir ​
 +  * dépôt à l'​Utopia Toulouse ? -> **Aymeric** contacte rodolphe
 +  * la Cantine -> **Laurent** contacte Thomas Pédeaussot
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 +**Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7** -> **Lionel** pour demander l'​amphi ?
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 +Check avec **Alub** si matos pour captation vidéo ok
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 +Question radio : **manue** voit avec Alexandre, recouper avec **Laurent** pour les contacts
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 ===== réunion 3 octobre ===== ===== réunion 3 octobre =====