Réunions

• 8 décembre (bilan)
• 29 octobre
• 3 octobre
• 5 septembre
• 4 juin

copié collé du framapad : http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief

présents : Antoine L. (alub), Aymeric P. (APLU), Guillaume G., Fabien A. (id2ndr), Julien O. (Cozo), Emmanuelle H. (numahell), Lionel P. (lionel), Régis M. (draco)

Comm' interne

• inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles
• faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l'information

discussion ubuntu-fr

• changement de bureau cette année, changement pour nous aussi
• des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d'expérience pour les événements locaux
• pas d'adhésion

Réseau

• prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit)
• en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité
  • en filaire c'est du gigaBit
  • proxy transparent ?
• wifi limité en débit, en nb d'P
• réfléchir à améliorer le réseau wifi

Affiches

• ont été imprimées : 700 A4, 160 A3,
• reste environ 400 A4
• reste
• mais il reste peut-être des affiches à l'utopia

Communication

• twitter pas tellement finalement
• mettre plus d'infos sur le site, date de publication du programme, date de publication des vidéos
• site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs
• articles par des orateurs ?

live stream ?

• live sur 1 track ?
• réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité
• risque de s'embêter pour peu de personnes, sachant que c'est déjà enregistré
• demande de l'orga en amont

micros pour les questions : ça peut se louer

Événements hébergés

• 4 événements c'était le max, en terme de place et de salles
• l'année prochaine : limiter par défaut à 3, voir au cas par cas si des événements sont plus petits

Manquait une présentation sur linux en général

Sécurité

• préparer l'année prochaine pour le SSIAP
• infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours

Stands

• science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé
• dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l'affichage et des expos
• mezzanine : stands de démo dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine
• limiter le nombre de stands : pas plus que cette année
• imprimantes 3D : très bonne disposition des tables
• FMR ? permet d'être en direct et d'interviewer
• manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos
• postes démo

Install party

• souplesse ok
• ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant
• refaire une checklist
• on a eu plus d'installs que l'année précédente, donc moins d'installeurs prévus cette année
• place installeurs en attente, car ça n'était pas visible
• besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant
• référents installs en démo
• peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle
• prévoir d'avoir des bénévoles en backup si afflux
• finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr)
• comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end)
  • faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, …)
• réu de briefing pour les installeurs
  • par mail auss
• au moins 2 référents install party
• prévoir de quoi fabriquer des clés USB

boutique

• xavier a tout bien classé au départ
• feuilles de décompte
• préciser de ne pas garder des goodies non payés
• prix peut-être à redéfinir avant l'événement, en fonction de la part pour le Capitole du Libre (1€ pour les assos, 3€ pour le CDL)
• arch linux a bien marché

Ubuntu ?

• dans l'année : propose une rencontre du mercredi : quelle distro pour le grand public ? démo, discussions, trolls : TODO
• faire une iso “Ubuntulibre”, sans amazon, avec plusieurs environnement graphique

Programme

• date de publication très attendue
• communiquer plus sur chaque orateur
• utiliser plus linuxfr pour communiquer
• inscription ateliers
• communiquer sur le programme dès qu'on a des infos
• 1 personne pour gérer la comm' '(community manager)
• prévoir un comité défini et identifié

orga / partenaires

• faire en amont les contacts
• identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga

sponsors

• à commencer très tôt dans l'orga

Logistique matériel

• louer aux services techniques de Toulouse métropole

Logistique manger

• les fritons on adore
• apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire
  • prendre contact avec le foy'
• repas samedi midi bien,
  • gérer le flux des bénévoles pour éviter d'avoir des bénévoles qui n'ont pu arriver que vers 14h car les premiers étaient encore là
• repas gestion à peu près ok
• repas dimanche midi
  • logistique disposition des ok
  • qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo
  • les gens ont compris que c'était surtout un repas pour faciliter et pas un service organisé
• faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion, …)
• être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés

Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire

régisseur plus en amont

• Samedi
  • ouverture public 10h30
  • conf clôture 19h
  • apéritif 20h
  • repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand
  • fermeture et rangement du foyer
• dimanche
  • arrivée public 9h30
  • repas à partir 11h30 → 14h
  • fin ateliers 17h puis rangement
• présentation des postes et des créneaux
• tableau planning

• ne partez pas sans des affiches !
• visite rapide des locaux ?

Liste des intervenants / bénévoles

logistique prises N7 → fabien

Laurent et Yoann sur cette action

C102 :

• imprimantes 3D
• LAN Party

C101 :

• Install party
• démo et initiation sur les stands démo

Démo :

• Culte / opensuse
• doudou
• ubuntu

Sponsors OR → Manue passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi)

• stands sponsor Or : dans le hall
• stands assos : hall ou mezzanine

panneaux expo pour les stands :

• Yoann demande à mairie Tournefeuille
• planet science en a → Laurent peut leur demander

Expo photos libres

• mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux

• samedi midi : seulement bénévoles et orateurs
  • Laurent demande devis au Bois & Charbon traiteur
• apéro M. Espagnac → Julien le contacte. Pour info, Bois&Charbons a une chambre froide et Laurent peut leur demander
• samedi soir : bénévoles, orateurs et sponsors
• dimanche midi : bénévoles, orateurs, sponsors et public (le public paye)

Deadline pour les inscription aux repas : 13/11

• bénévoles : liste en cours
• sponsors → Laurent
• orateurs + bénévoles
  • du CDL
  • akademy-fr : quasi prêt
  • franceJS
  • lua wshop : quasi prêt
  • openstack : en cours → christophe

mail à tous avec deadline → manue

vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs

• stands
• affichage
• branchements
• aménagement des salles ?

le samedi matin il reste peu de choses à faire

• Guillaume demande si l'hébergement chez l'habitant ok
• appel à hebergeurs → Jean-Nicolas

mail aux orateurs pour le prog en ligne → Guillaume

• Fabien organise une campagne le WE précédent
• affiches / flyers à fournir
• dépôt à l'Utopia Toulouse ? → Aymeric contacte rodolphe
• la Cantine → Laurent contacte Thomas Pédeaussot

Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7 → Lionel pour demander l'amphi ?

Check avec Alub si matos pour captation vidéo ok

Question radio : manue voit avec Alexandre, recouper avec Laurent pour les contacts

franceJS : samedi 1 salle dimanche 2 salles ?

lua 1 amphi sam et dim

openstack 2 salles le samedi ? 1 salle le dimanche

akademy-fr 1 salle samedi et dimanche

linuxedu 1 salle samedi

chaque événement avance les frais, Fabien s'occupe du CDL

Utilisation de l'outil de Marc pour déposer les feuilles de paye.

hôtel : Raphael demande à Kyriel

midi : camion ou pique-nique ?

plutôt pique-nique, camion si les gens ne vont pas faire la queue au camion.

estimation nb de personnes à faire

traiteur

liste samedi soir :

• akademy-fr ce soir environ 10
• lua : bénévoles + orateurs environ 15
• franceJS : nb fin du mois environ 15-20
• openstack : ?
• cdl 40-50 bénévoles, ? orateurs

liste et nb d'ici fin 20 octobre

• faire en décalé
• durées différentes

repas servi à partir 11h30

équipe bénévoles: 5 personnes x 2 équipes

pybadge, voir avec thomas

Présents : Guillaume Gasnier, Kevin Kin-Foo (Lua), Fabien Adam, Régis Maura (ubuntu-fr), Jean-Nicolas (Akademy-fr), Bruno Coudoin, Julien Ortet, Emmanuelle Helly, Thomas Petazzonni, Alexandre Lahaye, Apelete, Christophe Sauthier (open stack), Lionel Porcheron (N7), Philippe Martorell

Déjà 3 sponsors Or : Kdab, Sierra Wireless et Makina Corpus. Dossier sponsoring complété avec les informations openstack, bientôt en ligne.

TODO :

• démarcher les sponsors de l'année passée : Xavier Besnard ?
• démarcher des sponsors reliés à toulouseJS / LUA / OpenStack / Akademy-fr : chaque référent des événements

Du retard pris pour l'appel à conf', un mois d'août vide au niveau orga : on a que peu de conférences côté Capitole du Libre. Une dizaine de propositions déjà envoyées, quasiment toutes très intéressantes.

Besoin d'informations sur les événements connexes

TODO :

• accepter d'ores et déjà les conf' et ateliers qui sont bien :
• communiquer sur les conf' et ateliers avant la deadline : Emmanuelle
• faire le point sur le programme pour chaque événements connexes : référents des connexes

plusieurs propositions :

• Science anim' et son bac à sable monté par Lionel Delteil avec du libre: https://twitter.com/poirier_julie/status/375191749406121984/photo/1
• stand KDE
• stand sierra
• stand Planète Science (à voir selon leurs dispo)
• stand soudure badge (à voir selon leurs dispo et la place)

Question de la place à l'N7 pour l'espace démo, plusieurs idées:

• déplacer la boutique et la buvette de l'entrée
• déplacer l'expo libre vers l'entrée des amphis
• utiliser une des salles à côté de la mezzanine : mais le problème c'est la visibilité. Y mettre aussi la boutique et la buvette : mais c'est mieux dans le hall du bas quand même
• attention: gérer 2 buvette ça risque d'être compliqué surtout si on n'a pas assez de bénévoles
• utiliser l'amphi du rdc pour le multimedia (rien à voir avec l'espace démo mais on en a parlé)

TODO

• contacter FMR : Bruno
• trouver une solution pour l'emplacement des stands
• faire le point sur les salles nécessaire pour chaque événement connexe : référents des connexes

Repas du samedi soir : devis en cours, serait salade gerçoise + cassoulet + dessert

To be continued demain

Toulouse js luascript akademy-fr openstack

conf ateliers quelques sujets prévus à l'avance et barcamp ateliers: 3 salles ? 2 possibles, 3 à voir intérêt : avoir une base d'orga veut rester intégré au capitole du libre reste dans le technique

dossier sponelsor : alex et manu pour mi-juin deadline sponsor : début octobre

fin juin pour l'affiche mettre en avant le côté grand public ajouter un élément qui rappelle l'informatique, genre une tablette mot-clé Alex de pixopat ?

mi-juin : com' institutionnelle (tisseo, mairie toulouse, toulouse métropole) août : magazine de presse (linux mag, clutch)

plateau télé ? FMR

utiliser Lanyd

fédérer les inscription (event brite par exemple) trouver un moyen d'agréger les inscriptions

début septempbre

publier appel à conf mi-juin, avec deadline fin août contacter gens qui nous intéresse

conf le dimanche ? ateliers techniques étaient pleins, pas ateliers grand public lightning talks le matin ?

commencer le samedi à 10h, permettre de terminer plus tôt

avoir un prix mi-septembre plat légumes, dessert, boisson

orga bénévoles prévoir une équipe qui ferment la salle du foyer, pas les mêmes du matin

prévoir un point de chute : connexion ? bar de la lune ? petit london ? plan avec les bars autour de l'N7

repas : gratuit pour les bénévoles étudiants, prix réduit pour les autres ?

repas samedi midi : camion ? vu que les tracks commenceraient le matin on garde l'idée des sandwiches pour les bénévoles