[Ateliers-kde] Release Party: Démarrage

[Nathan Sala]

Salut salut!
Merci pour le planning ervin, on vient de le regarder avec Jean Nicolas.Ca a l'air de prendre en compte les choses les plus importantes, principalement sur les premières phases.Pour le dernier sprint, il faudra probablement refaire une réflexion.
De mon côté, je suis apte à me charger des estimations de quantités et budget nourriture/boisson, si personne d'autre ne souhaite s'en occuper.Jean Nicolas me dit qu'on compte une centaine de personnes, on table la dessus?
Pour le sponsoring, je peux contacter Agusti Canals de CS (je connais également d'autres personnes de là bas).Selon la quantité de sponsors espérés, je peux peut-être contacter une ou deux autres SSII sur Toulouse.
Je suis chaud pour monter un évènement facebook qu'on administrerait à 2 ou 3 personnes (Jean Nicolas est ok pour participer).
Je pense que cette release sera un vrai défouraillage, ça va détartrer du steak!!1
Amitiés,Nathan

From: ervin at kde.org
To: ateliers-kde at toulibre.org
Date: Wed, 8 Dec 2010 20:23:45 +0100
Subject: [Ateliers-kde] Release Party: Démarrage

Bonsoir à tous,
 
Cela fait un moment déjà que l'on parle d'organiser une release party sur 
Toulouse pour la sortie de 4.6... Et mine de rien la sortie avance à grand pas 
tandis que notre projet est au point mort. Du coup je me suis assis hier pour 
voir à quoi ressemblerait le planning si on démarrait lundi prochain.
 
Vous pouvez voir le résultat:
http://ervin.ipsquad.net/share/release-party/release_party_46.kplato
 
Si vous disposez de KPlato pour ouvrir ce fichier, vous pouvez voir qu'il y a 
de quoi faire pour tout le monde...
 
Et (cerise sur le gâteau) j'ai prévu un planning plutôt agressif. La raison 
principale étant le sponsoring, cela ne transparait pas sur un planning mais 
il est en général plus difficile d'obtenir des financements en début d'année 
calendaire et nous sommes déjà décembre donc il faudra avancer ça assez 
vite... Mais en même temps nous n'avons pas encore budgétisé nos besoins, etc. 
D'où le planning très agressif.
 
Le breakdown est le suivant (pour ceux qui n'auraient pas KPlato):
* Conférences et Intervenants
  * Finaliser le programme de l'évènement
  * Evaluer le coût des déplacements des intervenants
  * Trouver des logements pour les intervenants
  * Réserver les salles à Bellegarde (via CA Toulibre)
* Goodies & Cocktail
  * Evaluer les besoins en goodies, nourriture et boissons
  * Evaluer le budget goodies, nourriture et boissons
  * Commander les goodies
  * Acheter les boissons et la nourriture
* Communication
  * Affiches et flyers
    * Préparer le design de l'affiche
    * Déterminer les quantités requises
    * Evaluer le coût d'impression
    * Intégrer les logos des sponsors
    * Lancer les impressions
    * Distribuer aux volontaires pour affichage/distribution
  * Message d'information
    * Rédiger le bulletin d'information
    * Contacter la communication de la mairie de Toulouse (via Toulibre)
    * Diffuer le message dans les canaux d'information associatifs,
      universitaires et industriels
* Sponsoring
  * Déterminer le/les package(s) sponsors
  * Déterminer la liste des sponsors potentiels
  * Contacter/Négocier avec les sponsors
  * S'assurer de la disponibilité des fonds
 
Je coupe volontairement ici, puisque le reste concerne essentiellement ce 
qu'il faudra faire le jour J pour le déroulement de l'évènement.
 
A présent il faudrait des volontaires pour les tâches listées ci-dessus. Il me 
faudrait au moins un volontaire "responsable" pour chaque tâche. Pour 
certaines s'y mettre à plusieurs et probablement une bonne idée, mais le 
responsable sera celui qui s'assure que la tâche avance. Il sera le bon point 
de contact pour savoir où l'on en est sur chaque tâche.
 
Alors des volontaires? :-)
 
Pour vous donner un ordre d'idée il y a déjà un ensemble de tâches à démarrer 
dès que possible (et qui peuvent être démarrées):
 * Finaliser le programme de l'évènement
 * Evaluer le coût des déplacements des intervenant
 * Trouver des logements pour les intervenants
 * Evaluer les besoins en goodies, nourriture et boissons
 * Préparer le design de l'affiche
 * Déterminer les quantités requises (affiches et flyers)
 * Déterminer la liste des sponsors potentiels
 
A démarrer dès que possible mais bloquée par une autre:
 * Evaluer le coût d'impression
 
Bien entendu, si vous pensez qu'il manque des tâches, je suis ouvert aux 
suggestions.
 
J'en appelle a votre motivation pour avoir un bel évènement. Portez vous 
volontaires! Konqui wants you! ;-)
 
Cordialement.
 
PS: Il parait évident que dans les semaines à venir cette liste sera aussi 
utilisée pour discuter la release party. Il est possible qu'exceptionnellement 
le traffic soit peu plus élevé que d'habitude.
-- 
Kévin Ottens, http://ervin.ipsquad.net
 
KDAB - proud patron of KDE, http://www.kdab.com

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