[Ateliers-kde] Release Party: Démarrage

[Kevin Ottens]

Bonsoir à tous,

Cela fait un moment déjà que l'on parle d'organiser une release party sur 
Toulouse pour la sortie de 4.6... Et mine de rien la sortie avance à grand pas 
tandis que notre projet est au point mort. Du coup je me suis assis hier pour 
voir à quoi ressemblerait le planning si on démarrait lundi prochain.

Vous pouvez voir le résultat:
http://ervin.ipsquad.net/share/release-party/release_party_46.kplato

Si vous disposez de KPlato pour ouvrir ce fichier, vous pouvez voir qu'il y a 
de quoi faire pour tout le monde...

Et (cerise sur le gâteau) j'ai prévu un planning plutôt agressif. La raison 
principale étant le sponsoring, cela ne transparait pas sur un planning mais 
il est en général plus difficile d'obtenir des financements en début d'année 
calendaire et nous sommes déjà décembre donc il faudra avancer ça assez 
vite... Mais en même temps nous n'avons pas encore budgétisé nos besoins, etc. 
D'où le planning très agressif.

Le breakdown est le suivant (pour ceux qui n'auraient pas KPlato):
* Conférences et Intervenants
  * Finaliser le programme de l'évènement
  * Evaluer le coût des déplacements des intervenants
  * Trouver des logements pour les intervenants
  * Réserver les salles à Bellegarde (via CA Toulibre)
* Goodies & Cocktail
  * Evaluer les besoins en goodies, nourriture et boissons
  * Evaluer le budget goodies, nourriture et boissons
  * Commander les goodies
  * Acheter les boissons et la nourriture
* Communication
  * Affiches et flyers
    * Préparer le design de l'affiche
    * Déterminer les quantités requises
    * Evaluer le coût d'impression
    * Intégrer les logos des sponsors
    * Lancer les impressions
    * Distribuer aux volontaires pour affichage/distribution
  * Message d'information
    * Rédiger le bulletin d'information
    * Contacter la communication de la mairie de Toulouse (via Toulibre)
    * Diffuer le message dans les canaux d'information associatifs,
      universitaires et industriels
* Sponsoring
  * Déterminer le/les package(s) sponsors
  * Déterminer la liste des sponsors potentiels
  * Contacter/Négocier avec les sponsors
  * S'assurer de la disponibilité des fonds

Je coupe volontairement ici, puisque le reste concerne essentiellement ce 
qu'il faudra faire le jour J pour le déroulement de l'évènement.

A présent il faudrait des volontaires pour les tâches listées ci-dessus. Il me 
faudrait au moins un volontaire "responsable" pour chaque tâche. Pour 
certaines s'y mettre à plusieurs et probablement une bonne idée, mais le 
responsable sera celui qui s'assure que la tâche avance. Il sera le bon point 
de contact pour savoir où l'on en est sur chaque tâche.

Alors des volontaires? :-)

Pour vous donner un ordre d'idée il y a déjà un ensemble de tâches à démarrer 
dès que possible (et qui peuvent être démarrées):
 * Finaliser le programme de l'évènement
 * Evaluer le coût des déplacements des intervenant
 * Trouver des logements pour les intervenants
 * Evaluer les besoins en goodies, nourriture et boissons
 * Préparer le design de l'affiche
 * Déterminer les quantités requises (affiches et flyers)
 * Déterminer la liste des sponsors potentiels

A démarrer dès que possible mais bloquée par une autre:
 * Evaluer le coût d'impression

Bien entendu, si vous pensez qu'il manque des tâches, je suis ouvert aux 
suggestions.

J'en appelle a votre motivation pour avoir un bel évènement. Portez vous 
volontaires! Konqui wants you! ;-)

Cordialement.

PS: Il parait évident que dans les semaines à venir cette liste sera aussi 
utilisée pour discuter la release party. Il est possible qu'exceptionnellement 
le traffic soit peu plus élevé que d'habitude.
-- 
Kévin Ottens, http://ervin.ipsquad.net

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