Organisation Ubuntu Party 2010

bénévoles
liste des choses à faire
le_lieu
conférences
stands
install_party
communication : lieux d'affichage, matériel, …

Dépenses

13 repas pour les intervenants (24 Euros unité) : 312 Euros, payé par chèque Toulibre
3 repas musiciens (24 Euros unité) + reste : 114 Euros, à payer
Courses pique-nique / apéritif / boisson / buvette : 218.17 Euros, payé par Thomas
Location des grilles : 162 Euros, payé par chèque Toulibre
Impression documents : 74.95 Euros, payé par chèque Toulibre
Porte-badges : 19.90 Euros, payé par Thomas
Complément courses Carrefour Market : 36.71 Euros, payé par Thomas
Concert Da Krew : 300 Euros, à payer
Déplacement Benjamin Bayart, Jérémie Zimmermann, 175.60 Euros, payé par Thomas
Déplacement Vincent Untz, ~95 Euros, à rembourser
Déplacement Alexis Kauffman, ~160 Euros, à rembourser
Déplacement Frédéric Couchet, 95.80 Euros, à rembourser
Déplacement Stefano Zacchiroli, 180.84 Euros, à rembourser
Déplacement Laurent Bellegarde, ??? Euros, à rembourser
Flyers, ~40 Euros, à rembourser à Manue

Total: 1984.97 Euros

Bénévoles

Rôles

pour l'après-midi:

Accueil install-party
Install-party classique (juste installation)
Install-party expert (résolution de problèmes difficiles, installation de matériel récalcitrant, etc.)
Accueil
Boutique
Buvette

Bénévoles

Olivier Saraja, olivier.saraja@gmail.com, taille L
- Responsable salle multimédia
Florian Lainez, overflorian@gmail.com, taille L
- Responsable stand démonstration
Thomas Petazzoni, thomas.petazzoni@enix.org, taille S
Mélanie Bats, melanie.bats@enix.org, taille S (modèle fille)
- Responsable accueil / buvette /boutique
Julien Girardin, jugirardin@free.fr, taille la plus grande (XL ou XXL)
Antoine Lubineau, antoine@lubignon.info, taille L
- Install-party classique / expert
Gaël Utard, gael.utard@laposte.net, taille M
- Responsable salle technique
Aymeric Petit, a.p@aplu.fr, taille S
- Install-party expert
Régis Maura, draco31.fr_AT_free.fr, taille XL
- Install-party classique / Accueil Install-party
Phil Buch, philsfree_CHEZ_free_POINT_fr, taille L
Jean-Baptiste JUGE, jb.juge@gmail.com, taille XL
- Ok pour tout poste
Anne-Marie Mahfouf, annma at kde dot org, taille L (fille si il y a)
- Accueil install party / Accueil / Boutique / Buvette
Eric Marsden, ecmarsden@gmail.com, taille XL
- install-party classique ou aide sur les logiciels
- buvette, accueil
Firas Kraïem, firas@fkraiem.org, taille L
Manue Helly, e.helly@gmail.com, taille M (modèle fille ou pas)
- accueil ou buvette
- install party classique
Julien Ortet, julien.ortet AT gmail DOT com, taille XL
- accueil ou buvette
- install party classique ou aide sur les logiciels
Michel Espagnac, mespagnac at wanadoo point fr, taille XL
- Accueil install-party
- Accueil
- Boutique
- Buvette
Simon Georges, simon.georges@alumni.enseeiht.fr, taille M
Marc Sarrazin, masa111223@gmail.com, taille XL
- boutique
Jean-Sébastien Kroll, jyes@no-log.org, taille XL
- Install party classique
Alexandre Lestruhaut, freezix@free.fr, taille L
- accueil / démos
Bruno Coudoin, bruno.coudoin@gcompris.net, taille L
- Install-party expert
- Accueil
Fabien Adam, id2ndrATcrocobox.org, taille L
- Install-party expert
Monique Gironce, monique.gironce@laposte.net, taille M(fille ?)
Lionel Porcheron, lionel@ubuntu-fr.org, taille L
Pierre Fersing, pierre.fersing@gmail.com, taille L
Audric Schiltknecht, chemicalstorm@gmail.com, taille XL
- Install-party expert ou classique
David Keribin, keribind@gmail.com, taille L
Vincent Duvert, vincent.duvert@etu.enseeiht.fr, taille L
Adrien Dadouchi, servonlonbsd@gmail.com, taille XL
- Install-party expert ou classique
- Autre si nécessaire
Gildas Dayon, gildas.dayon@etu.enseeiht.fr, taille L
Arne Stölck, ikujam@ikujam.org, taille XL
- Stand Tetalab
Arnaud Bonatti, arnaud.bonatti@gmail.com, taille L
- Install-party classique
- Install-party expert
Rémi Boulle, rboulle@free.fr
- Stand LinuxEdu
Xavier Besnard, xavier.besnard at neuf dot fr, taille XL
- Install-party classique
Marc Souviron, marc.souviron at vous-et-nous.com
- Install-party classique / autre si nécessaire

Liste des choses à faire

Manue

Flyer du programme, pour distribuer aux participants le jour J
- Voir http://toulibre.org/pub/2009-12-05-ubuntu-party/programme.pdf pour ce qui avait été fait l'an dernier
- L'an dernier c'était seulement un A5 recto/verso, cette année on peut faire soit un A5 recto/verso, soit un A4 plié en deux. Du noir et blanc, évidemment
- Doit contenir: le programme des conférences, le lieu des conférences, install-party et stands, les partenaires avec leur logo et description, informations de connexion au réseau Wifi (voir avec Lionel Porcheron), le hash tag pour gazouiller sur Identi.ca (voir avec Florian Lainez pour ce truc)
- ~~Premier jet doit être prêt le 7 novembre~~: premier jet
- Doit être finalisé le 14 novembre au plus tard
Petit flyer
- Faire un petit flyer A6, noir et blanc, pour diffuser lors des rencontres
- Doit être prêt (réalisé et imprimé) au plus tard pour la rencontre du mercredi 20 octobre
- en cours: http://numahel.free.fr/toulibre/ubuntu-party
- devis pour l'impression: 400 flyers, environ 12 euros en NB, sur papier “lilas” à la corep, j'imprime tout lundi ou mardi
Affiches A3 noir et blanc recto avec le programme des conférences. Une version avec les 3 tracks (grand public, technique, multimédia) sur la même feuille, puis une version pour chaque track avec juste les conférences de cette track (pour affichage sur la porte de la salle concernée)
- Premier jet doit être prêt le 7 novembre
- Doit être finalisé le 14 novembre au plus tard

Lionel Porcheron

Préparation du formulaire que les personnes installées rempliront.
- Informations à demander: nom, prénom, adresse e-mail, case à cocher « Voulez-vous recevoir des informations sur les prochains évènements de Toulibre », et question « où avez-vous connu l'Ubuntu Party ? ». Format A5 recto seulement, noir et blanc.
- Premier jet doit être prêt le 31 octobre
- Doit être finalisé pour le 14 novembre au plus tard
Préparation de panneaux A4 recto noir et blanc contenant les chiffres de 1 à 20, pour identifier les postes de l'install-party. Dernier délai: 14 novembre.
Prévoir du papier blanc pour le jour J pour la gestion de l'accueil de l'install-party
S'assurer que le réseau filaire et Wifi sera fonctionnel
Réalisation de panneaux A4 recto noir et blanc donnant les informations de connexion au Wifi. Dernier délai: 14 novembre.
Envoyer un mail à Manue pour donner les informations de connexion au Wifi, pour qu'elle puisse les intégrer au programme. Dernier délai: 6 novembre.

Florian Lainez

Réalisation d'une bannière Web pour l'Ubuntu Party
- Doit être prêt le 12 octobre
Réalisation d'un flyer A5 recto ou recto/verso que nous donnerons aux personnes qui auront été installées.
- Doit donner des informations de base sur Ubuntu: où trouver de l'aide, références de sites Web, de livres, contacts de Toulibre, dates des rencontres, etc.
- Premier jet doit être prêt le 31 octobre
- Doit être finalisé pour le 14 novembre au plus tard
Réalisation des badges pour les bénévoles et orateurs
- Contacter Thomas Petazzoni pour avoir les noms
- Badge couleur 55mm x 85mm.
- Design de l'an dernier: http://toulibre.org/pub/2009-12-05-ubuntu-party/badges.odt à réactuliser avec le thème violet/aubergine de cette année
- Doit être prêt le 14 novembre au plus tard
Demander à Makina Corpus les machines de démonstration avec écran/clavier/souris, faire l'installation d'Ubuntu 10.10 dessus
Récupérer la télé + un ordinateur pour faire le truc kikoulol avec les hash tags Twitter (ou mieux Identi.ca)
Préparer des panneaux A3 noir et blanc recto pour dire aux gens de gazouiller sur Identi.ca avec le hashtag qui va bien

Thomas Petazzoni

Contacter les bénévoles pour affectation des postes: accueil install-party, install-party normale, install-party expert, buvette, accueil, boutique, gestion des conférences. Dernier délai: 15-20 octobre
Finalisation du programme. Dernier délai: 15 octobre.
Envoi à Linux Pratique. Dernier délai: maintenant.
Envoi à Utopia. Dernier délai: 27 octobre.
Mise à jour communiqué de presse + mise en ligne. Dernier délai: 15 octobre
Valider avec David de TVn7 que tout est ok niveau vidéo: caméra + prise de son + bénévoles
Prévoir des cassettes mini-DV

Fabien Adam

S'assurer d'avoir les 4 clés USBs bootables pour l'installation Ubuntu
- Doit être impérativement prêt pour le jour J
Réaliser la check-list des installeurs: ce qu'il faut dire à la personne qui se fait installer, ce qu'il faut vérifier, le petit fichier texte à laisser sur l'ordinateur, dire qu'il faut faire remplir le petit formulaire, donner le petit flyer, etc.
- À réaliser en coopération avec Lionel Porcheron
- Document A4 noir et blanc, autant de pages que nécessaire
- Premier jet doit être disponible le 7 novembre
- Dernier délai 14 novembre

Mélanie Bats

Gestion du repas au restaurant: confirmation auprès du restaurant, mail aux bénévoles + orateurs pour demander à s'inscrire
Gestion de l'organisation du concert: voir avec le groupe, voir avec les moyens techniques de l'ENSEEIHT, voir avec Da Krew pour récupérer les CDs/t-shirts/goodies à l'avance
Contact presse, radio, télé
Prendre contact avec Michel Espagnac pour l'organisation de l'apéro au niveau boisson/bouffe
Demander à Christophe ce qu'il y aura à vendre et les tarifs
Préparer les différents panneaux: boutique, accueil, install-party, conférence, toilettes, fléchage, etc.
- Doit être prêt 14 novembre

Olivier Saraja

~~Finalisation programme multimédia, envoi à Thomas des informations~~
- ~~Date limite: 12 octobre~~
~~Valider avec les gars de la technique ENSEEIHT que le matériel demandé par François pour la M.A.O sera bien là. Demander à Mélanie l'adresse e-mail de la personne à contacter~~
- Matériel retenu: deux enceintes sur pieds avec l'ampli qui va avec. Une petite Yamaha MG 124c. Trois micros SM57 pour les orateurs des 3 salles de conférence.

Christophe Sauthier

Résumé de la conférence « Quoi de neuf dans Ubuntu 10.10 » + bio + photo. Date limite: 12 octobre.
Préparer sa conférence « Quoi de neuf dans Ubuntu 10.10 »
Récupérer les bannières Ubuntu-fr, les T-shirt, et tout le bazar pour la boutique (livres, CD-ROMs, badges, Framakey et autres goodies du moment)
Voir avec Linux Pratique pour avoir des magazines

Emmanuel Benazera

Préparer les questions pour le panel « Libre en entreprise ». Éventuellement en discuter avec Thomas + Christophe pour échanger au préalable sur le sujet.

Le lieu

L'évènement aura lieu dans le bâtiment A de l'N7. La distribution sera la suivante :

Dans la salle A003 (salle au rez de chaussée à proximité du hall d'accueil) : l'accueil, boutique, buvette, les stands, puis le soir, le concert et l'apéro
Dans l'amphithéatre au rez-de-chaussée à droite, conférences grand public
Dans l'amphithéatre au rez-de-chaussée à gauche, conférences technique
Au deuxième étage, dans la première salle, atelier multimédia
Au deuxième étage, dans la seconde salle, install-party + accueil install-party
Au deuxième étage, dans la troisième salle, backup pour l'install-party si celle-ci rencontrait un nombre important de participants.

Réfléchir au fléchage, pancartes et autres pour que les gens ne se perdent pas.

Conférences

cycles grand public et techniques: amphis de 120 places
cycle multimedia: salles 3ème étage

Les conf' des amphis seront filmées.

Stands

Wikimedia,
Tetalab,
LinuxEdu,
Clic Cool
démos
goodies
table pour les flyers des sponsors

Install party

Un accueil spécial install party avec une personne en permanence pour accueillir les gens et les dispatcher auprès des installeurs
Une fiche à faire remplir par les personnes aidées, pour savoir combien de PC sont installés, et éventuellement garder les coordonnées des personnes
un fichier log pour garder l'historique de l'installation ou du dépannage (“.toulibre” dans le home)
une check list pour les choses à ne pas oublier de dire aux visiteurs
une table par installeur, 2 installation maxi pour un installeur
les installeurs en 2 groupes:
- pour des installs classiques,
- pour du dépannage

Comm

Matériels de communiation:

Affiche

petit format: http://www.toulibre.org/pub/2010-11-20-ubuntuparty/affiche-small.png
format moyen: http://www.toulibre.org/pub/2010-11-20-ubuntuparty/affiche-middle.png

Il reste une 50-60 d'affiche dans la malle, et une centaine à Graine libre, 8 pl. André Abbal.

Flyer A6

À réimprimer pour le 6/11 ?

Bannières

Diffusion

Lieux d'affichage

Facs
- paul sab',
- INSA, ENAC,
- IUTs,
- ~~Mirail,~~ fait le 29/10, mais qu'avec du scotch, pas de colle
- arsenal,
- ENSEEIHT
Commerces, cybercafés, bars
Maisons de quartier, MJC, centres culturels, bibliothèques, médiathèque
Utopia Toulouse / ~~Tournefeuille~~ - il me semble que c'est fait
Entreprises, CE,
- ~~Air France la barigoude~~, fait le 28/10

diffusion par mail

media
- presse
- télé
- radio
mairie de Toulouse
partenaires
- clic-cool
- musicophages
- gulls
autres réseaux
- ethymon,
- adepes,
- samba résille (qui connaît les DaKrew d'ailleurs), - fait
- rocktime association (qui connaît aussi les DaKrew ^^) - fait