Groupe d'utilisateurs de Logiciels Libres de Toulouse
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Réunions

Réunion 29 octobre

Liste des intervenants / bénévoles

logistique prises N7 → fabien

Orga stands / démo

Laurent et Yoann sur cette action

C102 :

  • imprimantes 3D
  • LAN Party

C101 :

  • Install party
  • démo et initiation sur les stands démo

Démo :

  • Culte / opensuse
  • doudou
  • ubuntu

Sponsors OR → Manue passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi)

  • stands sponsor Or : dans le hall
  • stands assos : hall ou mezzanine

panneaux expo pour les stands :

  • Yoann demande à mairie Tournefeuille
  • planet science en a → Laurent peut leur demander

Expo photos libres

  • mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux

Orga repas

  • samedi midi : seulement bénévoles et orateurs
  • samedi soir : bénévoles, orateurs et sponsors
  • dimanche midi : bénévoles, orateurs, sponsors et public (le public paye)

Deadline pour les inscription aux repas : 13/11

  • bénévoles : liste en cours
  • sponsors → Laurent
  • orateurs + bénévoles
    • du CDL
    • akademy-fr : quasi prêt
    • franceJS
    • lua wshop : quasi prêt
    • openstack : en cours → christophe

mail à tous avec deadline → manue

Installation

vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs

  • stands
  • affichage
  • branchements
  • aménagement des salles ?

le samedi matin il reste peu de choses à faire

hébergements

  • Guillaume demande si l'hébergement chez l'habitant ok
  • appel à hebergeurs → Jean-Nicolas

mail aux orateurs pour le prog en ligne → Guillaume

Communication

Campagne d'affichage

  • Fabien organise une campagne le WE précédent
  • affiches / flyers à fournir
  • dépôt à l'Utopia Toulouse ? → Aymeric contacte rodolphe
  • la Cantine → Laurent contacte Thomas Pédeaussot

Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7Lionel pour demander l'amphi ?

Check avec Alub si matos pour captation vidéo ok

Question radio : manue voit avec Alexandre, recouper avec Laurent pour les contacts

réunion 3 octobre

Besoins en salles

franceJS : samedi 1 salle dimanche 2 salles ?

lua 1 amphi sam et dim

openstack 2 salles le samedi ? 1 salle le dimanche

akademy-fr 1 salle samedi et dimanche

linuxedu 1 salle samedi

Défraiement

chaque événement avance les frais, Fabien s'occupe du CDL

Utilisation de l'outil de Marc pour déposer les feuilles de paye.

Logement

hôtel : Raphael demande à Kyriel

repas midi et soir

midi : camion ou pique-nique ?

plutôt pique-nique, camion si les gens ne vont pas faire la queue au camion.

estimation nb de personnes à faire

repas samedi soir

traiteur

liste samedi soir :

  • akademy-fr ce soir environ 10
  • lua : bénévoles + orateurs environ 15
  • franceJS : nb fin du mois environ 15-20
  • openstack : ?
  • cdl 40-50 bénévoles, ? orateurs

liste et nb d'ici fin 20 octobre

Conférences

ateliers

  • faire en décalé
  • durées différentes

repas servi à partir 11h30

équipe bénévoles: 5 personnes x 2 équipes

Badges

pybadge, voir avec thomas

Réunion 5 septembre

Présents : Guillaume Gasnier, Kevin Kin-Foo (Lua), Fabien Adam, Régis Maura (ubuntu-fr), Jean-Nicolas (Akademy-fr), Bruno Coudoin, Julien Ortet, Emmanuelle Helly, Thomas Petazzonni, Alexandre Lahaye, Apelete, Christophe Sauthier (open stack), Lionel Porcheron (N7), Philippe Martorell

Sponsors

Déjà 3 sponsors Or : Kdab, Sierra Wireless et Makina Corpus. Dossier sponsoring complété avec les informations openstack, bientôt en ligne.

TODO :

  • démarcher les sponsors de l'année passée : Xavier Besnard ?
  • démarcher des sponsors reliés à toulouseJS / LUA / OpenStack / Akademy-fr : chaque référent des événements

Programme

Confs et ateliers

Du retard pris pour l'appel à conf', un mois d'août vide au niveau orga : on a que peu de conférences côté Capitole du Libre. Une dizaine de propositions déjà envoyées, quasiment toutes très intéressantes.

Besoin d'informations sur les événements connexes

TODO :

  • accepter d'ores et déjà les conf' et ateliers qui sont bien :
  • communiquer sur les conf' et ateliers avant la deadline : Emmanuelle
  • faire le point sur le programme pour chaque événements connexes : référents des connexes

Espace démo

plusieurs propositions :

Question de la place à l'N7 pour l'espace démo, plusieurs idées:

  • déplacer la boutique et la buvette de l'entrée
  • déplacer l'expo libre vers l'entrée des amphis
  • utiliser une des salles à côté de la mezzanine : mais le problème c'est la visibilité. Y mettre aussi la boutique et la buvette : mais c'est mieux dans le hall du bas quand même
  • attention: gérer 2 buvette ça risque d'être compliqué surtout si on n'a pas assez de bénévoles
  • utiliser l'amphi du rdc pour le multimedia (rien à voir avec l'espace démo mais on en a parlé)

TODO

  • contacter FMR : Bruno
  • trouver une solution pour l'emplacement des stands
  • faire le point sur les salles nécessaire pour chaque événement connexe : référents des connexes

Logistique

Repas du samedi soir : devis en cours, serait salade gerçoise + cassoulet + dessert

To be continued demain :-)

réunion 4 juin

Événements

Toulouse js luascript akademy-fr openstack

toulouse JS

conf ateliers quelques sujets prévus à l'avance et barcamp ateliers: 3 salles ? 2 possibles, 3 à voir intérêt : avoir une base d'orga veut rester intégré au capitole du libre reste dans le technique

dossier sponelsor : alex et manu pour mi-juin deadline sponsor : début octobre

Com'

fin juin pour l'affiche mettre en avant le côté grand public ajouter un élément qui rappelle l'informatique, genre une tablette mot-clé Alex de pixopat ?

mi-juin : com' institutionnelle (tisseo, mairie toulouse, toulouse métropole) août : magazine de presse (linux mag, clutch)

plateau télé ? FMR

Orga des événements

utiliser Lanyd

fédérer les inscription (event brite par exemple) trouver un moyen d'agréger les inscriptions

début septempbre

Contenu

publier appel à conf mi-juin, avec deadline fin août contacter gens qui nous intéresse

conf le dimanche ? ateliers techniques étaient pleins, pas ateliers grand public lightning talks le matin ?

commencer le samedi à 10h, permettre de terminer plus tôt

Logistique

avoir un prix mi-septembre plat légumes, dessert, boisson

orga bénévoles prévoir une équipe qui ferment la salle du foyer, pas les mêmes du matin

prévoir un point de chute : connexion ? bar de la lune ? petit london ? plan avec les bars autour de l'N7

repas : gratuit pour les bénévoles étudiants, prix réduit pour les autres ?

repas samedi midi : camion ? vu que les tracks commenceraient le matin on garde l'idée des sandwiches pour les bénévoles