Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- capitoledulibre2013:reunions [2013/10/29 14:02] – [Orga stands / démo] emmanuelle.helly
+++ capitoledulibre2013:reunions [2013/12/08 18:14] (Version actuelle) – [Réunion bilan 8 décembre] emmanuelle.helly
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 ====== Réunions ======
-  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_3_octobre|3 octobre]]
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_bilan_8_decembre|8 décembre (bilan)]]
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_29_octobre|29 octobre]]
   * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_3_octobre|3 octobre]]
   * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_5_septembre|5 septembre]]
   * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_4_juin|4 juin]]
+===== Réunion bilan 8 décembre =====
+copié collé du framapad : http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief
+présents : Antoine L. (alub), Aymeric P. (APLU), Guillaume G., Fabien A. (id2ndr), Julien O. (Cozo), Emmanuelle H. (numahell), Lionel P. (lionel), Régis M. (draco)
+Comm' interne
+  * inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles
+  * faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l'information
+discussion ubuntu-fr
+  * changement de bureau cette année, changement pour nous aussi
+  * des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d'expérience pour les événements locaux
+  * pas d'adhésion
+Réseau
+  * prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit)
+  * en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité
+    * en filaire c'est du gigaBit
+    * proxy transparent ?
+  * wifi limité en débit, en nb d'P
+  * réfléchir à améliorer le réseau wifi
+Affiches
+  * ont été imprimées : 700 A4, 160 A3,
+  * reste environ 400 A4
+  * reste
+  * mais il reste peut-être des affiches à l'utopia
+Communication
+  * twitter pas tellement finalement
+  * mettre plus d'infos sur le site, date de publication du programme, date de publication des vidéos
+  * site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs
+  * articles par des orateurs ?
+live stream ?
+  * live sur 1 track ?
+  * réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité
+  * risque de s'embêter pour peu de personnes, sachant que c'est déjà enregistré
+  * demande de l'orga en amont
+micros pour les questions : ça peut se louer
+Événements hébergés
+  * 4 événements c'était le max, en terme de place et de salles
+  * l'année prochaine : limiter par défaut à 3, voir au cas par cas si des événements sont plus petits
+Manquait une présentation sur linux en général
+Sécurité
+  * préparer l'année prochaine pour le SSIAP
+  * infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours
+Stands
+  * science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé
+  * dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l'affichage et des expos
+  * mezzanine : stands de démo  dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine
+  * limiter le nombre de stands : pas plus que cette année
+  * imprimantes 3D : très bonne disposition des tables
+  * FMR ? permet d'être en direct et d'interviewer
+  * manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos
+  * postes démo
+Install party
+  * souplesse ok
+  * ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant
+  * refaire une checklist
+  * on a eu plus d'installs que l'année précédente, donc moins d'installeurs prévus cette année
+  * place installeurs en attente, car ça n'était pas visible
+  * besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant
+  * référents installs en démo
+  * peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle
+  * prévoir d'avoir des bénévoles en backup si afflux
+  * finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr)
+  * comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end)
+    * faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, ...)
+  * réu de briefing pour les installeurs
+    * par mail auss
+  * au moins 2 référents install party
+  * prévoir de quoi fabriquer des clés USB
+boutique
+  * xavier a tout bien classé au départ
+  * feuilles de décompte
+  * préciser de ne pas garder des goodies non payés
+  * prix peut-être à redéfinir avant l'événement, en fonction de la part pour le Capitole du Libre (1€ pour les assos, 3€ pour le CDL)
+  * arch linux a bien marché
+Ubuntu ?
+  * dans l'année : propose une rencontre du mercredi : quelle distro pour le grand public ? démo, discussions, trolls : TODO
+  * faire une iso "Ubuntulibre", sans amazon, avec plusieurs environnement graphique
+  *
+Programme
+  * date de publication très attendue
+  * communiquer plus sur chaque orateur
+  * utiliser plus linuxfr pour communiquer
+  * inscription ateliers
+  * communiquer sur le programme dès qu'on a des infos
+  * 1 personne pour gérer la comm' '(community manager)
+  * prévoir un comité défini et identifié
+orga / partenaires
+  * faire en amont les contacts
+  * identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga
+sponsors
+  * à commencer très tôt dans l'orga
+Logistique matériel
+  * louer aux services techniques de Toulouse métropole
+Logistique manger
+  * les fritons on adore
+  * apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire
+    * prendre contact avec le foy'
+  * repas samedi midi bien,
+    * gérer le flux des bénévoles pour éviter d'avoir des bénévoles qui n'ont pu arriver que vers 14h car les premiers étaient encore là
+  * repas gestion à peu près ok
+  * repas dimanche midi
+    * logistique disposition des ok
+    * qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo
+    * les gens ont compris que c'était surtout un repas pour faciliter et pas  un service organisé
+  * faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion, ...)
+  * être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés
+Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire
+régisseur
+plus en amont
+===== Réunion bénévoles 14/11 =====
+==== déroulement du week-end ====
+    * Samedi
+      * ouverture public 10h30
+      * conf clôture 19h
+      * apéritif 20h
+      * repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand
+      * fermeture et rangement du foyer
+    * dimanche
+      * arrivée public 9h30
+      * repas à partir 11h30 -> 14h
+      * fin ateliers 17h puis rangement
+  * présentation des postes et des créneaux
+    * tableau planning
+==== Questions ! ====
+====  inscription ====
+  * ne partez pas sans des affiches !
+  * visite rapide  des locaux ?
 ===== Réunion 29 octobre =====
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   * samedi midi : seulement bénévoles et orateurs
+    * **Laurent** demande devis au Bois & Charbon traiteur
+  * apéro M. Espagnac -> **Julien** le contacte. Pour info, Bois&Charbons a une chambre froide et Laurent peut leur demander
   * samedi soir : bénévoles, orateurs et sponsors
   * dimanche midi : bénévoles, orateurs, sponsors et public (le public paye)
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 Deadline pour les inscription aux repas : **13/11**
   * bénévoles : liste en cours
-  * sponsors -> Laurent
+  * sponsors -> **Laurent**
   * orateurs + bénévoles
     * du CDL
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     * openstack : en cours -> christophe
-mail à tous avec deadline -> manue
+mail à tous avec deadline -> **manue**
 ==== Installation ====
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   * appel à hebergeurs -> Jean-Nicolas
-mail aux orateurs pour le prog en ligne -> Guillaume
+mail aux orateurs pour le prog en ligne -> **Guillaume
+**
 ==== Communication ====
+=== Campagne d'affichage ===
-Campagne d'affichage
+  * **Fabien** organise une campagne le WE précédent
-* FAbien organise
+  * affiches / flyers à fournir
-* affiches / flyers à fournir
+  * dépôt à l'Utopia Toulouse ? -> **Aymeric** contacte rodolphe
-* dépôt à l'Utopia Toulouse ? -> Aymeric contacte rodolphe
+  * la Cantine -> **Laurent** contacte Thomas Pédeaussot
-* la Cantine -> contacter Thomas Pédeaussot
-Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7
-samedi midi : Laurent demande devis au Bois & Charbon traiteur
+**Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7** -> **Lionel** pour demander l'amphi ?
-apéro M. Espagnac -> Julien Ortet. Info, Bois&Charbons a une chambre froide
-Check avec Alub si captation vidéo
+Check avec **Alub** si matos pour captation vidéo ok
-Question radio : manue voit avec Alexandre, recouper avec Laurent pour les contacts
+Question radio : **manue** voit avec Alexandre, recouper avec **Laurent** pour les contacts