[Ateliers-kde] Release Party: Point intermédiaire

[Kevin Ottens]

Salut à tous,

Désolé pour le silence, j'ai été assez occupé et en plus de ça on est passé à 
deux doigts de ne pas pouvoir faire la release party donc j'ai temporisé 
volontairement. Enfin, bonne nouvelle, j'ai eu les confirmations manquantes, 
donc si on décroche suffisamment de sponsoring, on devrait avoir une release 
party à la hauteur de notre mégalomanie. :-)

Donc, je reprend le breakdown de mon premier mail sur le sujet et je rajoute 
pour chaque point les commentaires qui vont bien.

* Conférences et Intervenants
  * Finaliser le programme de l'évènement (Done)
    C'est fait, on pourra l'ajuster un peu si nécessaire mais dans les grandes 
lignes on a un programme. On a prévu pour deux tracks en parallèle: une 
orientée technique et une utilisateur.

  * Evaluer le coût des déplacements des intervenants (Done)
    Jean-Nicolas s'est occupé de ça, il a évalué le budget entre 295€ et 405€.

  * Trouver des logements pour les intervenants (WIP)
    Jean-Nicolas est dessus, je ne crois pas qu'il y ait d'allocation 
finalisée hormis le fait que j'héberge David.

  * Réserver les salles à Bellegarde (via CA Toulibre) (WIP)
    Donc c'est bon, on aura l'amphi le 18 au soir, et l'étage pour le 19 toute 
la journée. Il me reste un point mineur à voir d'où le WIP, mais ça ne devrait 
pas poser de problème.

* Goodies & Cocktail
  * Evaluer les besoins en goodies, nourriture et boissons (Done)
    Mario s'en est occupé, il a eu du mal à glâner des infos...

  * Evaluer le budget goodies, nourriture et boissons (Done)
    ... ce qui nous amène à un budget entre 620€ et 720€ pour les goodies, et 
entre 300€ et 425€ pour le cocktail.
 
  * Commander les goodies (Todo, blocked)
  * Acheter les boissons et la nourriture (Todo, blocked)
    Ces deux points sont en attente du sponsoring.

* Communication
  * Affiches et flyers
    * Préparer le design de l'affiche (Done)
      J'ai trouvé quelqu'un pour nous faire un design sympa. L'affiche est 
prête il reste juste à intégrer les logos des sponsors en temps voulu.

    * Déterminer les quantités requises (Done)
      En fait un peu forcées par le fait que l'on passerait par Sergent Papers 
qui ne fait pas de petites quantités. :-)
      Du coup: 500 Flyers 10x15cm et 150 Affiches 30x40cm
      A noter qu'il y a du progrès, la dernière fois on a eu 500 affiche à 
écouler, Sergent Papers faisait pas moins (enfin si, mais c'était bien plus 
cher).

    * Evaluer le coût d'impression
      Pour les quantités annoncées ça nous ferait 22.72€ + 143.52€ soit 
environ 170€ 

    * Intégrer les logos des sponsors (Todo, blocked)
    * Lancer les impressions (Todo, blocked)
    * Distribuer aux volontaires pour affichage/distribution (Todo, blocked)
      Ces trois points sont en attente du sponsoring.


  * Message d'information
    * Rédiger le bulletin d'information
      Aucune nouvelles de Kevin Kin-Foo à ce sujet... ça devient pressant, 
c'est un outil utile pour la recherche de sponsoring.

    * Contacter la communication de la mairie de Toulouse (via Toulibre) 
(Todo, blocked)
    * Diffuser le message dans les canaux d'information associatifs,
      universitaires et industriels (Todo, blocked)
      Ces deux points sont en attente du sponsoring et du bulletin 
d'information.

* Sponsoring
  * Déterminer le/les package(s) sponsors (Done)
    Donc, notre budget global est entre 1385€ et 1720€. Du coup, je dirais que 
l'on part sur un package de sponsor à 500€ (si un sponsor veut donner plus on 
ne va pas s'en plaindre bien sûr), négociation possible. Le service offert en 
retour du sponsoring c'est: logo sur les affiches et flyers, possibilité de 
filer du merchandising le vendredi soir, citation en introduction de la 
conférence (remerciement, etc.).

  * Déterminer la liste des sponsors potentiels
    En gros pour être à l'abri, on essaye d'en obtenir 4. Si on en obtient 
seulement 3 c'est toujours OK... En dessous on va l'avoir difficile. Pour 
l'instant les entreprises potentielles sont: C&S, KDAB, "L'entreprise 
mentionnée par Stéphane qui emploie Guillaume mais dont je ne me souviens plus 
le nom". D'autres idées sont plus que bienvenues! Quoi qu'il en soit il faut 
se coordonner pour éviter de se retrouver avec *trop* de sponsoring, on doit à 
tout prix éviter de faire un bénéfice.

  * Contacter/Négocier avec les sponsors (Todo, ready)
    A démarrer dès que possible!

  * S'assurer de la disponibilité des fonds (Todo, blocked)
    Bien entendu il faut déjà négocier avec les sponsors. ;-)

Cordialement.
-- 
Kévin Ottens, http://ervin.ipsquad.net

KDAB - proud patron of KDE, http://www.kdab.com
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