[Ateliers-kde] Release Party: Point intermédiaire

[Philippe Nenert]

Bravo pour ce superbe travail !

A bientôt, et bon atelier, malheureusement nous ne pouvons être des votre ce 
WE !

Hélène et Philippe


Le mercredi 12 janvier 2011 18:53:25, Kevin Ottens a écrit :
> Salut à tous,
> 
> Désolé pour le silence, j'ai été assez occupé et en plus de ça on est passé
> à deux doigts de ne pas pouvoir faire la release party donc j'ai temporisé
> volontairement. Enfin, bonne nouvelle, j'ai eu les confirmations
> manquantes, donc si on décroche suffisamment de sponsoring, on devrait
> avoir une release party à la hauteur de notre mégalomanie. :-)
> 
> Donc, je reprend le breakdown de mon premier mail sur le sujet et je
> rajoute pour chaque point les commentaires qui vont bien.
> 
> * Conférences et Intervenants
>   * Finaliser le programme de l'évènement (Done)
>     C'est fait, on pourra l'ajuster un peu si nécessaire mais dans les
> grandes lignes on a un programme. On a prévu pour deux tracks en
> parallèle: une orientée technique et une utilisateur.
> 
>   * Evaluer le coût des déplacements des intervenants (Done)
>     Jean-Nicolas s'est occupé de ça, il a évalué le budget entre 295€ et
> 405€.
> 
>   * Trouver des logements pour les intervenants (WIP)
>     Jean-Nicolas est dessus, je ne crois pas qu'il y ait d'allocation
> finalisée hormis le fait que j'héberge David.
> 
>   * Réserver les salles à Bellegarde (via CA Toulibre) (WIP)
>     Donc c'est bon, on aura l'amphi le 18 au soir, et l'étage pour le 19
> toute la journée. Il me reste un point mineur à voir d'où le WIP, mais ça
> ne devrait pas poser de problème.
> 
> * Goodies & Cocktail
>   * Evaluer les besoins en goodies, nourriture et boissons (Done)
>     Mario s'en est occupé, il a eu du mal à glâner des infos...
> 
>   * Evaluer le budget goodies, nourriture et boissons (Done)
>     ... ce qui nous amène à un budget entre 620€ et 720€ pour les goodies,
> et entre 300€ et 425€ pour le cocktail.
> 
>   * Commander les goodies (Todo, blocked)
>   * Acheter les boissons et la nourriture (Todo, blocked)
>     Ces deux points sont en attente du sponsoring.
> 
> * Communication
>   * Affiches et flyers
>     * Préparer le design de l'affiche (Done)
>       J'ai trouvé quelqu'un pour nous faire un design sympa. L'affiche est
> prête il reste juste à intégrer les logos des sponsors en temps voulu.
> 
>     * Déterminer les quantités requises (Done)
>       En fait un peu forcées par le fait que l'on passerait par Sergent
> Papers qui ne fait pas de petites quantités. :-)
>       Du coup: 500 Flyers 10x15cm et 150 Affiches 30x40cm
>       A noter qu'il y a du progrès, la dernière fois on a eu 500 affiche à
> écouler, Sergent Papers faisait pas moins (enfin si, mais c'était bien plus
> cher).
> 
>     * Evaluer le coût d'impression
>       Pour les quantités annoncées ça nous ferait 22.72€ + 143.52€ soit
> environ 170€
> 
>     * Intégrer les logos des sponsors (Todo, blocked)
>     * Lancer les impressions (Todo, blocked)
>     * Distribuer aux volontaires pour affichage/distribution (Todo,
> blocked) Ces trois points sont en attente du sponsoring.
> 
> 
>   * Message d'information
>     * Rédiger le bulletin d'information
>       Aucune nouvelles de Kevin Kin-Foo à ce sujet... ça devient pressant,
> c'est un outil utile pour la recherche de sponsoring.
> 
>     * Contacter la communication de la mairie de Toulouse (via Toulibre)
> (Todo, blocked)
>     * Diffuser le message dans les canaux d'information associatifs,
>       universitaires et industriels (Todo, blocked)
>       Ces deux points sont en attente du sponsoring et du bulletin
> d'information.
> 
> * Sponsoring
>   * Déterminer le/les package(s) sponsors (Done)
>     Donc, notre budget global est entre 1385€ et 1720€. Du coup, je dirais
> que l'on part sur un package de sponsor à 500€ (si un sponsor veut donner
> plus on ne va pas s'en plaindre bien sûr), négociation possible. Le
> service offert en retour du sponsoring c'est: logo sur les affiches et
> flyers, possibilité de filer du merchandising le vendredi soir, citation
> en introduction de la conférence (remerciement, etc.).
> 
>   * Déterminer la liste des sponsors potentiels
>     En gros pour être à l'abri, on essaye d'en obtenir 4. Si on en obtient
> seulement 3 c'est toujours OK... En dessous on va l'avoir difficile. Pour
> l'instant les entreprises potentielles sont: C&S, KDAB, "L'entreprise
> mentionnée par Stéphane qui emploie Guillaume mais dont je ne me souviens
> plus le nom". D'autres idées sont plus que bienvenues! Quoi qu'il en soit
> il faut se coordonner pour éviter de se retrouver avec *trop* de
> sponsoring, on doit à tout prix éviter de faire un bénéfice.
> 
>   * Contacter/Négocier avec les sponsors (Todo, ready)
>     A démarrer dès que possible!
> 
>   * S'assurer de la disponibilité des fonds (Todo, blocked)
>     Bien entendu il faut déjà négocier avec les sponsors. ;-)
> 
> Cordialement.

-- 
Philippe Nenert +33 (0)6 10 07 77 42
@papilip