CR réunion à l'ENSEEIHT du 5 oct 2010

Les présents: Thomas Petazzoni, président de Toulibre ; Christophe Sauthier, président d'Ubuntu-fr, des membres de l'association des élèves de l'N7 (AIN7), du club informatique, des membres et sympathisants de Toulibre, étudiants et anciens de l'N7, … environ 30 personnes.

Visite du bâtiment A:

• rdc: un petit hall pas vraiment pratiques
• à côté du hall: 1 salle sur le côté, avec 3 marches : se pose le problème de l'accessibilité
• au premier palier: 2 amphis de 120 places accessibles par l'ascenseur
• au 2ème étage: 3 salles (env 60 places), accessibles par l'ascenseur si nécessaire

2 possibilités:

• le bâtiment A
• là où s'est déroulée la précédente édition, avec un grand hall, un grand amphi et une salle moyenne: pas suffisamment de place.

Nous avons visité le foyer après la réunion dans un des amphis: sympa, grand, mais si on fait l'apéro là, cela obligerait les gens à se déplacer, ce qui risque de perdre du public.

Décision ? le bâtiment A il me semble.

Christophe explique le déroulement des install party à Paris: une personne à l'accueil pour dispatcher les gens vers les bénévoles. Les installateurs restent à leur table attitrée et ne viennent à l'accueil que pour dire qu'ils sont libres d'accueillir une nouvelle personne. Idéalement, un bénévole peut suivre 1 ou 2 personnes maxi.

On peut distinguer les installs en deux types:

• les installs qui se déroules bien
• les installs qui rencontrent des problèmes, ou des gens qui reviennent avec des problèmes particuliers

En conséquence, il faudrait séparer les gens qui installent en ces deux catégories.

Thomas demande qui peut s'occuper de préparer cette partie:

• rameuter des bénévoles pour l'install,
• lister leurs compétences,
• faire le document pour la check list et le listing des visiteurs,
• trouver quelqu'un pour l'accueil …

Lionel Porcheron se propose.

les cycles grand public et technique dans chacun des deux amphis, et le multimedia au 2ème étage.

Filmer les conf': pas forcément utile de filmer les conf' mutlimedia, par contre il faut filmer les autres. ? de l'N7 se renseigne pour l'équipement HF de la salle (pour un micro). Pour la vidéo, il dispose de 2 caméras DV (?), et il trouvera 2 personnes motivées pour filmer.

2 possibilités:

• comme l'an dernier, le foyer fourni un pack de boissons non alcoolisées, on leur rend celles qui n'ont pas été consommées ni ouvertes et on paye la différence.
• mise à disposition du foyer

Les stands doivent être dans un lieu de passage, et le hall n'est pas vraiment adapté ni suffisamment grand.

La liste:

• stand de goodies ubuntu
• stand de démo (tenu par Florian Lainez)
• stand Clic-Cool
• stand Tetalab (avec des démos)
• table avec de la com' de nos sponsors

Conférence de clôture: où ?

• un des deux amphis, peut-être un peu serré
• l'amphi du bâtiment <jesaispluslequel>: assez grand, mais excentré si on fait le reste de l'évènement dans le bâtiment A

Idée de concert de “Da Crew” proposé par Mélanie Bats. Se coordonne avec ? pour les aspects pratiques (matériel, espace, …)

Tarif pour les faire venir: 300 € devrait convenir.

L'animation durerait 1/2h, et le groupe semble réputé pour intéragir avec le public, et donc l'intéresser.

Les affiches sont prêtes, Florian ira les chercher et les amènent à la rencontre de demain.

Lister les endroits à afficher, et se partager la ville entre les personnes volontaires.

Le week-end précédent, faire un dernier tour d'affichage.

Manue Helly coordonne cette action.

Media: presse, radio, télé → Bruno Coudoin ?

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