CR réunion à l'ENSEEIHT du 5 oct 2010

Les présents: Thomas Petazzoni, président de Toulibre ; Christophe Sauthier, président d'Ubuntu-fr, des membres de l'association des élèves de l'N7 (AIN7), du club informatique, des membres et sympathisants de Toulibre, étudiants et anciens de l'N7, … environ 30 personnes.

Le compte-rendu est rédigé dans un ordre plus ou moins chronologique des discussions. N'hésitez pas à le modifier si vous voyez des coquilles.

Visite du bâtiment A:

• rdc: un petit hall pas vraiment pratiques
• à côté du hall: 1 salle sur le côté, avec 3 marches : se pose le problème de l'accessibilité
• au premier palier: 2 amphis de 120 places accessibles par l'ascenseur
• au 2ème étage: 3 salles (env 60 places), accessibles par l'ascenseur si nécessaire

2 possibilités:

• le bâtiment A
• là où s'est déroulée la précédente édition, avec un grand hall, un grand amphi et une salle moyenne: pas suffisamment de place.

Nous avons visité le foyer après la réunion dans un des amphis: sympa, grand, mais si on fait l'apéro là, cela obligerait les gens à se déplacer, ce qui risque de perdre du public.

Décision ? le bâtiment A il me semble.

Christophe explique le déroulement des install party à Paris: une personne à l'accueil pour dispatcher les gens vers les bénévoles. Disposer les tables en îlots et les différencier entre elles pourrait être utile. (“allez à la table couleur 'aubergine'”)

Une table pour un bénévole, et 2 installations pour 1 bénévole : une fois une installation terminée, le bénévole revient à l'accueil pour indiquer qu'il est disponible. Cela évite aux bénévoles de courir partout.

On peut distinguer les installs en deux types:

• les installs qui se déroulent bien
• les installs qui rencontrent des problèmes, ou des gens qui reviennent avec des problèmes particuliers

En conséquence, il faudrait séparer les gens qui installent en ces deux catégories. De plus, faire un fichier log “.toulibre” par exemple peut être utile pour le suivi d'une installation ou d'un dépannage.

On parle également d'une check list des choses à ne pas oublier lors d'une install: si la personne a fait des sauvegardes, si elle veut garder windows, …

Thomas demande qui peut s'occuper de préparer cette partie:

• rameuter des bénévoles pour l'install party,
• lister leurs compétences,
• faire le document pour la check list et le listing des visiteurs (on peut le faire à plusieurs),
• trouver quelqu'un pour l'accueil …

Lionel Porcheron se propose pour la préparation de cette action.

Prévoir des CD d'install, mais ne pas les mettre à disposition: l'an dernier ils ont été liquidé très rapidement. On peut vendre les CD directement dans l'install party (1€), sans obliger les gens à passer par le stand goodies. Lorsque le stock est épuisé, il suffit d'aller en rechercher sur le stand.

Combien de CD ? environ 200. Des clefs USB seraient utiles.

Certains pensent qu'il peut être utile de permettre des installations par le réseau: ce n'est pas forcément prévu, mais si quelqu'un veut préparer quelque chose, il peut le faire.

Ensuite, prévoir câbles réseau, switches, câbles alim, rallonges. Toulibre dispose de pas mal de matos, et le club info de l'N7 également. Le réseau filaire sera fourni par l'N7.

Christophe demande si ce serait utile de préparer un miroir local, le réseau étant suffisant, ça devrait être inutile.

Trois cycles de conférence:

• grand public
• technique
• multimedia

Les cycles grand public et technique dans chacun des deux amphis, et le multimédia au 2ème étage.

Filmer les conf': pas forcément utile de filmer les conf' multimédia, par contre il faut filmer les autres.

David Keribin de l'N7 se renseigne pour l'équipement HF de la salle (pour un micro). Pour la vidéo, il propose de filmer les confs avec des caméras miniDV (?), et devrait trouver 2 personnes motivées pour filmer le jour J.

Au besoin, Thomas dispose de 2 caméscopes, mais cela ne devrait pas être utile.

Les stands doivent être dans un lieu de passage, et le hall n'est pas vraiment adapté ni suffisamment grand.

La liste:

• stand de goodies ubuntu
• stand de démo (tenu par Florian Lainez)
• stand Clic-Cool
• stand Tetalab (avec des démos)
• table avec de la com' de nos sponsors

Les affiches sont prêtes, Florian ira les chercher et les amène à la rencontre de demain. 500 affiches 50x35cm.

Elles seront disponibles pendant les rencontres et les ateliers de Toulibre.

Lister les endroits à afficher, et se partager la ville entre les personnes volontaires. Le week-end précédent serait idéal, faire un dernier tour d'affichage.

Manue Helly se propose pour coordonner cette action, et Florian Lainez pour l'affichage du dernier week-end.

• Media: presse, radio, télé
• les musicophages → Bruno Coudoin

Autres organismes : suivi par l'intermédiaire du wiki.

Manue Helly peut faire les flyers à distribuer d'ici l'ubuntu party et le programme à donner pendant l'évènement.

• flyer: A6
• programme: A4 plié en 2

Conférence de clôture: où ?

• un des deux amphis, peut-être un peu serré
• l'amphi du bâtiment <jesaispluslequel>: assez grand, mais excentré si on fait le reste de l'évènement dans le bâtiment A

Idée de concert de “Da Crew” proposé par Mélanie Bats. Se coordonne avec Gildas Dayon pour les aspects pratiques (matériel, espace, …)

Tarif pour les faire venir: 300 € devrait convenir.

L'animation durerait 1/2h, et le groupe semble réputé pour interagir avec le public, et donc l'intéresser.

Pour le lieu: hésitation entre le foyer et la salle à côté du hall.

Se renseigner pour les autorisations, et demander à l'N7 si une animation musicale peut avoir lieu.

2 possibilités:

• comme l'an dernier, le foyer fourni un pack de boissons non alcoolisées, on leur rend celles qui n'ont pas été consommées ni ouvertes et on paye la différence.
• mise à disposition du foyer