Groupe d'utilisateurs de Logiciels Libres de Toulouse
Promouvoir, développer et démocratiser les Logiciels Libres en Midi-Pyrénées

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Guide des logiciels libres pour les associations

Voici une ébauche du guide de promotion des logiciels libres pour les associations.

Plan version 2

Ce plan a été proposé ensuite par Arne Stolk le 21 juillet 2009

Introduction

Présentation

L'informatique et internet ont envahi nos vies quotidiennes, ils sont aujourd'hui partout, banque, assurance, santé, commerce, culture, etc. Ces technologies offrent de nouveaux outils de communication, permettent de nouveaux usages et de nouvelles pratiques. Alors qu'ils sont déjà massivement utilisés par les entreprises, les associations ne connaissent pas, ou n'utilisent pas forcément les nombreux outils de communication et de collaboration que proposent les nouvelles technologies de l'information et de la communication. Pourtant, grâce aux Logiciels Libres, ces nouveaux outils sont accessibles à tous, à moindre coût et permettent d'améliorer la visibilité d'une association et de ses actions et de mieux organiser l'activité de l'association. Ce guide, réalisé en partenariat par l'association Toulous'asso et l'association Toulibre se propose de présenter quelques uns de ces outils ainsi que de leur application et de leur intérêt dans le contexte particulier des associations.

Qu'est-ce qu'un logiciel libre ?

Les quatre libertés

  • la liberté d'utiliser le logiciel, pour quelque usage que ce soit (liberté 0)
  • la liberté d'étudier le fonctionnement du programme, et de l'adapter à vos propres besoins (liberté 1).
  • la liberté de redistribuer des copies (liberté 2).
  • la liberté d'améliorer le programme, et de diffuser vos améliorations au public (liberté 3).

Différences avec le logiciel propriétaire

  • Le prix des licences
  • La possibilité de tester le logiciel
  • La possibilité d'adapter librement le logiciel à ses besoins
  • Une communauté d'utilisateurs et de développeurs pour trouver de l'aide, corriger les bugs, …
  • L'interopérabilité entre logiciels
  • Des libertés et un état d'esprit différent

Pourquoi utiliser un OS libre ?

  • pas de licence à payer par nombre de postes
  • évolution rapide grâce à la participation d'une communauté de développeurs
  • adaptabilité aux besoins de l'association
  • sécurité accrue grâce à la réactivité de la communauté de développeurs
  • encore plus de logiciels libres disponibles

Les distributions les plus utilisées

  • Ubuntu
  • Mandriva
  • OpenSuse
  • Fedora

Trois principaux environnements graphiques

  • Gnome: simple et sobre
  • KDE: multiples fonctionnalités
  • XFCE: pour les petites configurations matérielles

Des centaines de logiciels en quelques clics

Valeurs du Libre et de l'Associatif

(tentative de remaniement ici) de l'ancien plan, voilà quelques idées à développer

  • Don de temps pour développer un outil utile aux autres
  • particuliers bénévoles
  • universitaires, étudiants
  • développeurs salariés dont l'employeur participe à un projet libre
  • Partage des connaissances
  • Soutien aux utilisateurs
  • réalisation de la documentation,
  • réponse aux questions posées dans les forums ou les listes de diffusions
  • traduction

Problématiques et Objectifs

Travail collaboratif et association

Le travail collaboratif et/ou coopératif pour l'élaboration des Logiciels

Logiciels Libres développés de manière collaborative par Internet, sans réunion physique

Qu'en tirer pour l'action associative et/ou militante ?

  • Gagner du temps
  • Diminuer le nombre de réunions
  • Coordonner plus de dossiers
  • Améliorer sa communication
  • Interne, entre les adhérents, les membres actifs
  • Externe, en touchant plus de public plus régulièrement

Améliorer sa communication

Interne, entre les adhérents, les membres actifs

Externe, en touchant plus de public plus régulièrement

Outils libres en pratique

Sur le bureau

Suite bureautique

  • suite bureautique libre
  • multi-plateforme (Windows, Linux, MacOSX)
  • compatibles avec les formats MS Office.
Généralités sur OpenOffice

Fonctionnalités similaires à son célèbre concurrent propriétaire

  • présentation des menus
  • utilisation des styles
  • utilisation des modèles

Propose en bonus

  • export en .pdf !
  • styles pour tous les modules (tableur, présentation, …)
  • homogénéité entre les différents modules
Writer: Traitement de texte

Comment faire:

  • utiliser les styles
  • le publipostage

De nombreux exemples de documents pour les associations

  • Compte-rendu d'AG
  • autres utilisations:
  • lettre administrative,
  • lettre d'info,
  • convocation aux réunions (fonction de publipostage),
  • formulaire d'adhésion,
Calc: tableur

Comment faire:

  • Les formules
  • Les graphiques

Permet de créer par exemple

  • Budget prévisionnel:
  • Autres utilisation:
  • liste des adhérents,
  • planification simple,
  • liste d'actions, …

Nombreux modèles de documents (writer et calc) pour les associations sur http://www.yeba.org et http://www.ressourcesdd.info/spip.php?article29

Impress: présentation

Un outil pour communiquer vers les autres, présenter les activités, un bilan, …

Draw: dessin vectoriel
  • affiche simple
  • organigramme,
  • logo,

Les modèles

Pour éviter de réinventer la poudre à chaque fois qu'un compte-rendu doit être rédigé, les modèles de document s'avèrent indispensables. Lorsque celui-ci est prêt, il suffit de l'enregistrer par le menu modèles > enregistrer, et il devient disponible dans les modèles.

Ressources

l'aide intégrée (touche F1 ou menu Aide) le portail francophone http://fr.openoffice.org/, et sa documentation les listes de diffusion : http://fr.openoffice.org/contact-forums.html livre libre « Changer pour OpenOffice.org » (Collectif d'auteurs) http://www.framabook.org/openoffice.html

Outils d'infographie

PAO: Scribus

Publication Assistée par Ordinateur, utilisé pour réaliser …

  • un magazine,
  • une lettre d'information,
  • une affiche,
  • une plaquette
Dessin vectoriel: Inskape
  • Nombreuses fonctionnalités: outil polygone, éditeur de chemins, vectorisation …
  • Pour créer: un logo, une affiche, une illustration, …
Retouche d'image: Gimp

Transmettre une images: adaptation pour le web, le mail, le poids maxi selon l'image, 300 kilo-octets. Nécessité de réduire la taille, ajouter des effets de flou, …

  • Pour retoucher: redimensionner une image, supprimer les yeux rouges, améliorer les couleurs, rendre flou des visages, …
  • Pour créer: une affiche

Multimédia

Vidéo, son, … selon les spécificité des associations

Organisation et Communication

Gestion de l'association

Gestion des adhérents: Galette

Quel titre ?

  • Liste des adhérents
  • Gestion des cotisations et des relances
  • Mise à jour des informations personnelles directement par les adhérents via un site Web
  • dispose d'une version spécifique aux associations sportives
  • « application Web »
  • Nécessite un serveur Web et base de données
  • Disponible partout sur tous les postes
Autres solutions
  • Gasell, non évaluée
  • gDTC, développé par l'April, plus complet mais plus complexe à mettre en oeuvre

Comptabilité

Pour une petite structure : Grisbi
  • Application classique
  • Pas de version Web
  • Difficile pour la collaboration
  • Utilisé par Toulibre et l'April (plus de 2000 adhérents, 3 permanents)
Pour une comptabilité plus évoluée:
  • GnuCash (non francophone)
  • phpCompta (compta en ligne)

S'organiser, projeter, planifier

Organiser ses idées: Freemind

Exploite les cartes heuristiques, “cartes de l'esprit”, pour aider à visualiser et concevoir. Utile pour préparer une réunion, un évènement, …

Gestion de projet
  • GantProject
  • Planner

Firefox 3.5, probablement le premier logiciel libre que l'on installe, sans savoir que c'est un logiciel libre.

  • Navigation par onglet
  • Sécurité plus importante
  • Même présentation que d'autres navigateurs
  • Parfait pour expérimenter un logiciel libre !

Courrier électronique

Une bonne gestion du courrier électronique est nécessaire pour pouvoir traiter un grand nombre de courriels et donc travailler efficacement

Avantages d'un client mail
  • Classement automatique dans les dossiers
  • Filtrage des spams (courriers indésirables)
  • mails stockés en local sur l'ordinateur
Bonnes pratiques du mail

Comment bien mener une discussion par courrier électronique, les bonnes pratiques:

  • fil de discussion
  • structuration des réponses
  • Les pièces jointes
  • Taille maximum (compression : 7-zip)

Messagerie instantanée

Ouverture vers l'extérieur

Listes de diffusion

Principe

un serveur connaît la liste des personnes abonnées à une liste, et il suffit d'envoyer à l'adresse de la liste pour contacter tous les abonnés ex: toulibre-orga@toulibre.org

Intérêts
  • évite d'oublier des gens
  • facile pour tout le monde de communiquer sur la liste
  • archives publiques ou privées

Créer un site web

Un site ... avec un papier et un crayon

Cahier des charges

  • définir l'objet du site (vitrine, collaboratif, publication, …)
  • lister le contenu et le classer en rubriques
  • définir les types d'utilisateurs
  • définir les fonctionnalités …

Maquette du site

  • Dessiner les « gabarits », l'agencement des éléments
  • créer les éléments graphiques …
Les outils pour créer un site

à part le papier et le crayon

  • Créer un site statique

Komposer (WYSIWYG) et … un éditeur de texte des connaissances en (X)HTML et en CSS

  • Créer un site dynamique

nécessité d'un hébergeur avec PHP/MySQL Sites à gestion de contenu CMS: « Content Management Site »

Les types de CMS
  • CMS … simple (Pluxml, Plume, CMSMS)
  • Wiki (wikini, DokuWiki)
  • blog (Dotclear)
  • forum (PunBB)
  • publication (Spip, Ez-Publish, …)
  • portail (Joomla!)

Hébergement

  • Hébergements gratuits souvent avec de la publicité, pas terrible
  • Hébergements associatifs, ouvaton.coop, apinc.org

14-15 Euros/an

  • Hébergements commerciaux, 1and1.fr, ovh.com, etc.
Fonctionnalités similaires
  • Hébergement Web avec PHP
  • Bases de données MySQL
  • Adresses e-mail, listes de diffusion
Nom de domaine

gandi.net

Web participatif

Construire des documents à plusieurs

wiki, publication

Préparer un événement

forum, liste de diffusion, wiki

Discuter de sujets particuliers

forum, liste de diffusion

Montrer les actions de l'association

wiki, publication, blog

Wiki
  • Site collaboratif
  • Quiconque peut éditer directement depuis le navigateur les pages du site
  • Mise en ligne instantanée
  • Codes de formatage très simple
  • Pour certains boutons d'aide
  • Contrôle d'accès possible
  • Outil indispensable pour collaborer à plusieurs sur différents projets

Aller plus loin

Sur le web

Sur Toulouse

Avec toulibre

Plan version 1

Le plan suivant peut être évidemment amélioré. Il provient de la présentation que nous avons réalisée Thomas Petazzoni et Manue Helly en mai 2008.

Qu'est-ce qu'un logiciel libre ?

ok

Valeurs du Libre et de l'associatif

ok

Travail collaboratif et association

ok

La communication "interne"

Suite bureautique: OpenOffice

ok

Outils d'infographie

ok

La gestion de l'association

Ok

Comptabilité

Pour une petite structure : Grisbi

  • Application classique
  • Pas de version Web
  • Difficile pour la collaboration
  • Utilisé par Toulibre et l'April (plus de 2000 adhérents, 3 permanents)

Pour une comptabilité plus évoluée:

GnuCash (non francophone)
phpCompta (compta en ligne)

S'organiser, projeter, planifier

Organiser ses idées: Freemind préparer une réunion, un évènement, … Gestion de projet:

  • GantProject
  • Planner
  • Dotproject (nécessite un serveur web)

Plus de gestion: des ERP pour les associations employeurs liste non exhaustive des groupwares libres http://www.framasoft.net/rubrique383.html

La communication "externe"

OK

Courrier électronique: Thunderbird

OK

Listes de diffusion

OK

Hébergement

OK

Un site web ?

Un site ... avec un papier et un crayon

Cahier des charges
  • définir l'objet du site (vitrine, collaboratif, publication, …)
  • lister le contenu et le classer en rubriques
  • définir les types d'utilisateurs
  • définir les fonctionnalités …
Maquette du site
  • Dessiner les « gabarits », l'agencement des éléments
  • créer les éléments graphiques …

Les outils pour créer un site

à part le papier et le crayon

Créer un site statique

Komposer (WYSIWYG) et … un éditeur de texte des connaissances en (X)HTML et en CSS

Créer un site dynamique

nécessité d'un hébergeur avec PHP/MySQL Sites à gestion de contenu CMS: « Content Management Site »

Les types de CMS

CMS … simple (Pluxml, Plume, CMSMS) Wiki (wikini, DokuWiki) blog (Dotclear) forum (PunBB) publication (Spip, Ez-Publish, …) portail (Joomla!)

Les outils internet pour coopérer
Construire des documents à plusieurs

wiki, publication

Préparer un événement

forum, liste de diffusion, wiki

Discuter de sujets particuliers

forum, liste de diffusion

Montrer les actions de l'association

wiki, publication, blog

Wiki
  • Site collaboratif
  • Quiconque peut éditer directement depuis le navigateur les pages du site
  • Mise en ligne instantanée
  • Codes de formatage très simple
  • Pour certains boutons d'aide
  • Contrôle d'accès possible
  • Outil indispensable pour collaborer à plusieurs sur différents projets

Libérez votre OS !

Pourquoi utiliser un OS libre ?

  • pas de licence à payer par nombre de postes
  • évolution rapide grâce à la participation d'une communauté de développeurs
  • adaptabilité aux besoins de l'association
  • sécurité accrue grâce à la réactivité de la communauté de développeurs
  • encore plus de logiciels libres disponibles

Les distributions les plus utilisées

  • Ubuntu
  • Mandriva
  • OpenSuse
  • Fedora

Trois principaux environnements graphiques

  • Gnome: simple et sobre
  • KDE: multiples fonctionnalités
  • XFCE: pour les petites configurations matérielles

Des centaines de logiciels en quelques clics

Aller plus loin ... sur le Web

Sur GNU/Linux les logiciels libres

http://www.framasoft.net/, site collaboratif sur les logiciels libres, notamment incluant un annuaire l'April au niveau national, promouvoir et défendre le logiciel libre: http://www.april.org/ http://linuxfr.org/, site d'information sur linux La liste des associations d'utilisateurs de linux et des logiciels libres en France: http://wiki.interlug-fr.org/

Sur les logiciels libres et associations

http://www.libreassociation.info/, issu d'un groupe de travail de l'April http://www.yeba.org/, site de ressources des associations de la région PACA http://lrl-cemea-pdll.org/, CEMEA Pays de la Loire http://www.crealab.info/resourcedd/, ressource libre sur le développement durable

Sur les Espaces Publics Numériques

http://www.generationcyb.net/, pour l'accès public des jeunes au net http://www.creatif-public.net/, ressources pédagogiques Sur les pratiques collaboratives http://www.cornu.eu.org/texts/cooperation, libre « La coopération, nouvelles approches » (J.M. Cornu) http://www.intercoop.info/ http://outils-reseaux.org/, projet d'initiation et d'accompagnement des pratiques collaboratives

Aller plus loin ... à Toulouse

Assos d'utilisateurs de logiciels libres

Toulibre le CULTe

Initiations, manifs et lieux "amis du libre"

Apéros Spip, http://www.spipotoulouse.org/ Asso d'initiation à l'informatique pour particuliers et associations, http://www.clic-cool.com/ http://www.clic-cool.com/, également cyber-café Médiathèque associative http://www.musicophages.org/ Cyberbases (Cugnaux, …)

Aller plus loin ... avec Toulibre

Rencontres bi-mensuelles, avec réponses à vos questions

Apportez votre ordinateur si besoin ! Prochaines dates: mercredi 28 mai, 11 juin et 25 juin, de 19h à 23h

Ateliers pratiques sur des thèmes spécifiques

SPIP, Grisbi, Galette, hébergement, listes de diffusion … À définir en fonction de la demande