Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
Révision précédenteDernière révision | |||
— | capitoledulibre2013:reunions [2013/12/08 18:10] – [Réunion bilan 8 décembre] emmanuelle.helly | ||
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+ | ====== Réunions ====== | ||
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+ | |||
+ | ===== Réunion bilan 8 décembre ===== | ||
+ | copié collé du framapad : http:// | ||
+ | |||
+ | Comm' interne | ||
+ | * inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles | ||
+ | * faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l' | ||
+ | |||
+ | discussion ubuntu-fr | ||
+ | * changement de bureau cette année, changement pour nous aussi | ||
+ | * des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d' | ||
+ | * pas d' | ||
+ | |||
+ | Réseau | ||
+ | * prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit) | ||
+ | * en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité | ||
+ | * en filaire c'est du gigaBit | ||
+ | * proxy transparent ? | ||
+ | * wifi limité en débit, en nb d'P | ||
+ | * réfléchir à améliorer le réseau wifi | ||
+ | |||
+ | Affiches | ||
+ | * ont été imprimées : 700 A4, 160 A3, | ||
+ | * reste environ 400 A4 | ||
+ | * reste | ||
+ | * mais il reste peut-être des affiches à l' | ||
+ | |||
+ | Communication | ||
+ | * twitter pas tellement finalement | ||
+ | * mettre plus d' | ||
+ | * site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs | ||
+ | * articles par des orateurs ? | ||
+ | |||
+ | live stream ? | ||
+ | * live sur 1 track ? | ||
+ | * réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité | ||
+ | * risque de s' | ||
+ | * demande de l'orga en amont | ||
+ | |||
+ | micros pour les questions : ça peut se louer | ||
+ | |||
+ | Événements hébergés | ||
+ | * 4 événements c' | ||
+ | * l' | ||
+ | |||
+ | Manquait une présentation sur linux en général | ||
+ | |||
+ | Sécurité | ||
+ | * préparer l' | ||
+ | * infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours | ||
+ | |||
+ | Stands | ||
+ | * science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé | ||
+ | * dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l' | ||
+ | * mezzanine : stands de démo dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine | ||
+ | * limiter le nombre de stands : pas plus que cette année | ||
+ | * imprimantes 3D : très bonne disposition des tables | ||
+ | * FMR ? permet d' | ||
+ | * manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos | ||
+ | * postes démo | ||
+ | |||
+ | Install party | ||
+ | * souplesse ok | ||
+ | * ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant | ||
+ | * refaire une checklist | ||
+ | * on a eu plus d' | ||
+ | * place installeurs en attente, car ça n' | ||
+ | * besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant | ||
+ | * référents installs en démo | ||
+ | * peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle | ||
+ | * prévoir d' | ||
+ | * finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr) | ||
+ | * comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end) | ||
+ | * faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, ...) | ||
+ | * réu de briefing pour les installeurs | ||
+ | * par mail auss | ||
+ | * au moins 2 référents install party | ||
+ | * prévoir de quoi fabriquer des clés USB | ||
+ | |||
+ | boutique | ||
+ | * xavier a tout bien classé au départ | ||
+ | * feuilles de décompte | ||
+ | * préciser de ne pas garder des goodies non payés | ||
+ | * prix peut-être à redéfinir avant l' | ||
+ | * arch linux a bien marché | ||
+ | |||
+ | Ubuntu ? | ||
+ | * dans l' | ||
+ | * faire une iso " | ||
+ | * | ||
+ | |||
+ | Programme | ||
+ | * date de publication très attendue | ||
+ | * communiquer plus sur chaque orateur | ||
+ | * utiliser plus linuxfr pour communiquer | ||
+ | * inscription ateliers | ||
+ | * communiquer sur le programme dès qu'on a des infos | ||
+ | * 1 personne pour gérer la comm' ' | ||
+ | * prévoir un comité défini et identifié | ||
+ | |||
+ | orga / partenaires | ||
+ | * faire en amont les contacts | ||
+ | * identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga | ||
+ | |||
+ | sponsors | ||
+ | * à commencer très tôt dans l'orga | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Logistique matériel | ||
+ | * louer aux services techniques de Toulouse métropole | ||
+ | |||
+ | Logistique manger | ||
+ | * les fritons on adore | ||
+ | * apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire | ||
+ | * prendre contact avec le foy' | ||
+ | * repas samedi midi bien, | ||
+ | * gérer le flux des bénévoles pour éviter d' | ||
+ | * repas gestion à peu près ok | ||
+ | * repas dimanche midi | ||
+ | * logistique disposition des ok | ||
+ | * qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo | ||
+ | * les gens ont compris que c' | ||
+ | * faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion, | ||
+ | * être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire | ||
+ | |||
+ | régisseur | ||
+ | plus en amont | ||
+ | ===== Réunion bénévoles 14/11 ===== | ||
+ | |||
+ | ==== déroulement du week-end ==== | ||
+ | |||
+ | * Samedi | ||
+ | * ouverture public 10h30 | ||
+ | * conf clôture 19h | ||
+ | * apéritif 20h | ||
+ | * repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand | ||
+ | * fermeture et rangement du foyer | ||
+ | * dimanche | ||
+ | * arrivée public 9h30 | ||
+ | * repas à partir 11h30 -> 14h | ||
+ | * fin ateliers 17h puis rangement | ||
+ | * présentation des postes et des créneaux | ||
+ | * tableau planning | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Questions ! ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== inscription ==== | ||
+ | |||
+ | * ne partez pas sans des affiches ! | ||
+ | * visite rapide | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== Réunion 29 octobre ===== | ||
+ | |||
+ | Liste des intervenants / bénévoles | ||
+ | |||
+ | logistique prises N7 -> **fabien** | ||
+ | |||
+ | ==== Orga stands / démo ==== | ||
+ | |||
+ | Laurent et Yoann sur cette action | ||
+ | |||
+ | C102 : | ||
+ | * imprimantes 3D | ||
+ | * LAN Party | ||
+ | |||
+ | C101 : | ||
+ | * Install party | ||
+ | * démo et initiation sur les stands démo | ||
+ | |||
+ | Démo : | ||
+ | * Culte / opensuse | ||
+ | * doudou | ||
+ | * ubuntu | ||
+ | |||
+ | Sponsors OR -> **Manue** passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi) | ||
+ | |||
+ | * stands sponsor Or : dans le hall | ||
+ | * stands assos : hall ou mezzanine | ||
+ | |||
+ | panneaux expo pour les stands : | ||
+ | * **Yoann** demande à mairie Tournefeuille | ||
+ | * planet science en a -> **Laurent** peut leur demander | ||
+ | |||
+ | Expo photos libres | ||
+ | * mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux | ||
+ | |||
+ | ==== Orga repas ==== | ||
+ | |||
+ | * samedi midi : seulement bénévoles et orateurs | ||
+ | * **Laurent** demande devis au Bois & Charbon traiteur | ||
+ | * apéro M. Espagnac -> **Julien** le contacte. Pour info, Bois& | ||
+ | * samedi soir : bénévoles, | ||
+ | * dimanche midi : bénévoles, | ||
+ | |||
+ | Deadline pour les inscription aux repas : **13/11** | ||
+ | * bénévoles : liste en cours | ||
+ | * sponsors -> **Laurent** | ||
+ | * orateurs + bénévoles | ||
+ | * du CDL | ||
+ | * akademy-fr : quasi prêt | ||
+ | * franceJS | ||
+ | * lua wshop : quasi prêt | ||
+ | * openstack : en cours -> christophe | ||
+ | |||
+ | mail à tous avec deadline -> **manue** | ||
+ | |||
+ | ==== Installation ==== | ||
+ | |||
+ | vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs | ||
+ | |||
+ | * stands | ||
+ | * affichage | ||
+ | * branchements | ||
+ | * aménagement des salles ? | ||
+ | le samedi matin il reste peu de choses à faire | ||
+ | |||
+ | ==== hébergements ==== | ||
+ | |||
+ | * Guillaume demande si l' | ||
+ | * appel à hebergeurs -> Jean-Nicolas | ||
+ | |||
+ | mail aux orateurs pour le prog en ligne -> **Guillaume | ||
+ | ** | ||
+ | ==== Communication ==== | ||
+ | |||
+ | === Campagne d' | ||
+ | |||
+ | * **Fabien** organise une campagne le WE précédent | ||
+ | * affiches / flyers à fournir | ||
+ | * dépôt à l' | ||
+ | * la Cantine -> **Laurent** contacte Thomas Pédeaussot | ||
+ | |||
+ | **Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7** -> **Lionel** pour demander l' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Check avec **Alub** si matos pour captation vidéo ok | ||
+ | |||
+ | Question radio : **manue** voit avec Alexandre, recouper avec **Laurent** pour les contacts | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | ===== réunion 3 octobre ===== | ||
+ | {{ http:// | ||
+ | ==== Besoins en salles ==== | ||
+ | |||
+ | franceJS : | ||
+ | samedi 1 salle | ||
+ | dimanche 2 salles ? | ||
+ | |||
+ | lua | ||
+ | 1 amphi sam et dim | ||
+ | |||
+ | openstack | ||
+ | 2 salles le samedi ? | ||
+ | 1 salle le dimanche | ||
+ | |||
+ | akademy-fr | ||
+ | 1 salle samedi et dimanche | ||
+ | |||
+ | linuxedu | ||
+ | 1 salle samedi | ||
+ | |||
+ | ==== Défraiement ==== | ||
+ | chaque événement avance les frais, Fabien s' | ||
+ | |||
+ | Utilisation de l' | ||
+ | |||
+ | === Logement === | ||
+ | |||
+ | |||
+ | hôtel : Raphael demande à Kyriel | ||
+ | |||
+ | ==== repas midi et soir ==== | ||
+ | |||
+ | midi : camion ou pique-nique ? | ||
+ | |||
+ | plutôt pique-nique, | ||
+ | |||
+ | estimation nb de personnes à faire | ||
+ | |||
+ | === repas samedi soir === | ||
+ | |||
+ | traiteur | ||
+ | |||
+ | liste samedi soir : | ||
+ | * akademy-fr ce soir environ 10 | ||
+ | * lua : bénévoles + orateurs environ 15 | ||
+ | * franceJS : nb fin du mois environ 15-20 | ||
+ | * openstack : ? | ||
+ | * cdl 40-50 bénévoles, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | liste et nb d'ici fin 20 octobre | ||
+ | |||
+ | ==== Conférences ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | === ateliers === | ||
+ | |||
+ | * faire en décalé | ||
+ | * durées différentes | ||
+ | |||
+ | repas servi à partir 11h30 | ||
+ | |||
+ | équipe bénévoles: | ||
+ | |||
+ | === Badges === | ||
+ | |||
+ | |||
+ | pybadge, voir avec thomas | ||
+ | |||
+ | ===== Réunion 5 septembre ===== | ||
+ | |||
+ | Présents : Guillaume Gasnier, Kevin Kin-Foo (Lua), Fabien Adam, Régis Maura (ubuntu-fr), | ||
+ | |||
+ | ==== Sponsors ==== | ||
+ | |||
+ | Déjà 3 sponsors Or : Kdab, Sierra Wireless et Makina Corpus. Dossier sponsoring complété avec les informations openstack, bientôt en ligne. | ||
+ | |||
+ | TODO : | ||
+ | * démarcher les sponsors de l' | ||
+ | * démarcher des sponsors reliés à toulouseJS / LUA / OpenStack / Akademy-fr : chaque référent des événements | ||
+ | |||
+ | ==== Programme ==== | ||
+ | === Confs et ateliers === | ||
+ | |||
+ | Du retard pris pour l' | ||
+ | |||
+ | Besoin d' | ||
+ | |||
+ | TODO : | ||
+ | * accepter d'ores et déjà les conf' et ateliers qui sont bien : | ||
+ | * communiquer sur les conf' et ateliers avant la deadline : Emmanuelle | ||
+ | * faire le point sur le programme pour chaque événements connexes : référents des connexes | ||
+ | |||
+ | === Espace démo === | ||
+ | |||
+ | plusieurs propositions | ||
+ | * Science anim' et son bac à sable monté par Lionel Delteil avec du libre: https:// | ||
+ | * stand KDE | ||
+ | * stand sierra | ||
+ | * stand Planète Science (à voir selon leurs dispo) | ||
+ | * stand soudure badge (à voir selon leurs dispo et la place) | ||
+ | |||
+ | Question de la place à l'N7 pour l' | ||
+ | * déplacer la boutique et la buvette de l' | ||
+ | * déplacer l'expo libre vers l' | ||
+ | * utiliser une des salles à côté de la mezzanine : mais le problème c'est la visibilité. Y mettre aussi la boutique et la buvette : mais c'est mieux dans le hall du bas quand même | ||
+ | * attention: gérer 2 buvette ça risque d' | ||
+ | * utiliser l' | ||
+ | |||
+ | TODO | ||
+ | * contacter FMR : Bruno | ||
+ | * trouver une solution pour l' | ||
+ | * faire le point sur les salles nécessaire pour chaque événement connexe : référents des connexes | ||
+ | ==== Logistique ==== | ||
+ | |||
+ | Repas du samedi soir : devis en cours, serait salade gerçoise + cassoulet + dessert | ||
+ | |||
+ | To be continued demain :-) | ||
+ | |||
+ | ===== réunion 4 juin ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Événements ==== | ||
+ | |||
+ | Toulouse js | ||
+ | luascript | ||
+ | akademy-fr | ||
+ | openstack | ||
+ | |||
+ | === toulouse JS === | ||
+ | |||
+ | conf ateliers | ||
+ | quelques sujets prévus à l' | ||
+ | ateliers: 3 salles ? 2 possibles, 3 à voir | ||
+ | intérêt : avoir une base d'orga | ||
+ | veut rester intégré au capitole du libre | ||
+ | reste dans le technique | ||
+ | |||
+ | ==== Sponsor ==== | ||
+ | |||
+ | dossier sponelsor : alex et manu pour mi-juin | ||
+ | deadline sponsor : début octobre | ||
+ | |||
+ | ==== Com' ==== | ||
+ | |||
+ | fin juin pour l' | ||
+ | mettre en avant le côté grand public | ||
+ | ajouter un élément qui rappelle l' | ||
+ | mot-clé | ||
+ | Alex de pixopat ? | ||
+ | |||
+ | mi-juin : com' institutionnelle (tisseo, mairie toulouse, toulouse métropole) | ||
+ | août : magazine de presse (linux mag, clutch) | ||
+ | |||
+ | plateau télé ? | ||
+ | FMR | ||
+ | |||
+ | ==== Orga des événements ==== | ||
+ | |||
+ | utiliser Lanyd | ||
+ | |||
+ | fédérer les inscription (event brite par exemple) | ||
+ | trouver un moyen d' | ||
+ | |||
+ | début septempbre | ||
+ | |||
+ | ==== Contenu ==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | publier appel à conf mi-juin, avec deadline fin août | ||
+ | contacter gens qui nous intéresse | ||
+ | |||
+ | conf le dimanche ? | ||
+ | ateliers techniques étaient pleins, pas ateliers grand public | ||
+ | lightning talks le matin ? | ||
+ | |||
+ | commencer le samedi à 10h, permettre de terminer plus tôt | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Logistique ==== | ||
+ | |||
+ | avoir un prix mi-septembre | ||
+ | plat légumes, dessert, boisson | ||
+ | |||
+ | orga bénévoles | ||
+ | prévoir une équipe qui ferment la salle du foyer, pas les mêmes du matin | ||
+ | |||
+ | prévoir un point de chute : connexion ? bar de la lune ? petit london ? | ||
+ | plan avec les bars autour de l'N7 | ||
+ | |||
+ | repas : gratuit pour les bénévoles étudiants, prix réduit pour les autres ? | ||
+ | |||
+ | repas samedi midi : camion ? vu que les tracks commenceraient le matin | ||
+ | on garde l' | ||