Groupe d'utilisateurs de Logiciels Libres de Toulouse
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Petit manuel pour l'organisation d'un Atelier KDE

Un à deux mois avant l'atelier

S'assurer que le programme de l'atelier à venir est déterminé et que quelqu'un sera disponible pour staffer.

Trois semaines avant l'atelier

Harceler l'orateur pour obtenir l'abstract de sa présentation.

Une à deux semaines avant l'atelier

  • L'abstract de la présentation doit être disponible.
  • Editer la page ateliers_kde pour indiquer la date du nouvel atelier, l'abstract de la présentation et ouvrir le formulaire pour les inscriptions (cela requiert juste d'ajuster la date et l'adresse email dans le code wiki);
  • S'inscrire à l'atelier maintenant que le formulaire est prêt (en tant que staffeur on sera forcément là, n'est-ce pas?);
  • Résumer en une phrase la présentation sur ateliers_kde_journal, indiquer l'orateur entre parenthèses;
  • Envoyer un mail à la liste atel...@toulibre.org contenant le message d'annonce (voir exemple plus bas) du prochain atelier;
  • Faire suivre une copie du mail d'annonce à Emanuelle Helly ( e.he...@gmail.com ) qui se charge de collecter les informations des différents ateliers du samedi pour faire une annonce unique sur toulibre-annonces.

Le jour de l'atelier

Mise en place de l'atelier:

  • Arriver au moins 15 minutes avant l'heure annoncée de démarrage;
  • Récupérer la caisse avec le matériel;
  • Mettre en place le routeur Wifi;
  • Mettre en place les tables dans la salle;
  • Mettre en place des multi-prises dans la salle (trois/quatre correctement réparties dans la pièce);
  • Si possible: tirer un câble entre le routeur Wifi et la salle de l'atelier pour y raccorder un switch utilisable par les participants (particulièrement important avec l'utilisation d'icecream).

Durant la journée:

  • Accueillir les gens qui arrivent (inscrits ou non);
  • Rediriger ceux qui se trompent d'atelier ou qui recherchent une release party, aide à l'install, connaitre le calendrier de l'association aide dans ce cas (sont ils au mauvais endroit? présent le mauvais jour?);
  • Aider les débutants à mettre en place le nécessaire pour travailler (TODO: check-list);
  • De manière général garder une oreille à toutes les questions au cas où personne ne répondrait.

Fin de l'atelier (commencer le mouvement 15 minutes avant l'heure officielle):

  • Mettre à jour ateliers_kde_journal avec le nombre de participants, les infos sur ce qui s'est passé pendant la journée;
  • Commencer à mentionner que l'heure avance et qu'il va falloir songer à plier (éviter de presser les gens, d'où le “15 minutes avant l'heure”);
  • Plier ses propres affaires;
  • Quand tout le monde à éteint, débrancher le matériel appartenant à l'association et le ranger dans la caisse;
  • Ramener la caisse à sa place.

Exemple de mail d'annonce

Sujet: Atelier KDE #DATE#

Bonjour à tous,

Comme toujours, presque tout est dans le titre. L'atelier KDE revient! Il aura lieu le samedi #DATE#, de 10h à 18h.

Ce mois ci, #INFOS PRESENTATION#.

Si vous le pouvez, venez avec câbles ethernet, multi-prises, hub ou switch ethernet pour partager dans la bonne humeur.

Merci d'utiliser le formulaire prévu à cet effet pour vous inscrire: http://www.toulibre.org/ateliers_kde

Nous utilisons ce formulaire pour gérer les inscriptions, merci d'y préciser vos centre d'intérêts et projets pour ces ateliers. Ainsi nous pourrons nous préparer à vous accueillir dans les meilleurs conditions.

Cordialement.