Groupe d'utilisateurs de Logiciels Libres de Toulouse
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Petit manuel pour l'organisation d'un Atelier KDE

Un à deux mois avant l'atelier

S'assurer que le programme de l'atelier à venir est déterminé et que quelqu'un sera disponible pour staffer.

Trois semaines avant l'atelier

Harceler l'orateur pour obtenir l'abstract de sa présentation.

Une à deux semaines avant l'atelier

  • L'abstract de la présentation doit être disponible.
  • Editer la page ateliers_kde pour indiquer la date du nouvel atelier, l'abstract de la présentation et ouvrir le formulaire pour les inscriptions (cela requiert juste d'ajuster la date dans le code wiki);
  • Résumer en une phrase la présentation sur ateliers_kde_journal, indiquer l'orateur entre parenthèses;
  • Envoyer un mail à la liste atel...@toulibre.org contenant le message d'annonce (voir exemple plus bas) du prochain atelier;
  • Faire suivre une copie du mail d'annonce à Emanuelle Helly ( e.he...@gmail.com ) qui se charge de collecter les informations des différents ateliers du samedi pour faire une annonce unique sur toulibre-annonces.

Le jour de l'atelier

Mise en place de l'atelier:

  • Arriver au moins 15 minutes avant l'heure annoncée de démarrage;
  • Récupérer la caisse avec le matériel;
  • Mettre en place le routeur Wifi;
  • Mettre en place les tables dans la salle;
  • Mettre en place des multi-prises dans la salle (trois/quatre correctement réparties dans la pièce);
  • Si possible: tirer un câble entre le routeur Wifi et la salle de l'atelier pour y raccorder un switch utilisable par les participants (particulièrement important avec l'utilisation d'icecream).

Durant la journée:

  • Accueillir les gens qui arrivent (inscrits ou non);
  • Rediriger ceux qui se trompent d'atelier (mauvaise selle?) ou qui recherchent une release party, aide à l'install (mauvais jour?), connaitre le calendrier de l'association aide dans ce cas;
  • Aider les débutants à mettre en place le nécessaire pour travailler (TODO: check-list);
  • De manière général garder une oreille à toutes les questions au cas où personne ne répondrait.

Fin de l'atelier (commencer le mouvement 15 minutes avant l'heure officielle):

  • Mettre à jour [ateliers_kde_journal] avec le nombre de participants, les infos sur ce qui s'est passé pendant la journée;
  • Commencer à mentionner que l'heure avance et qu'il va falloir songer à plier (éviter de presser les gens, d'où le “15 minutes avant l'heure”);
  • Plier ses propres affaires;
  • Quand tout le monde à éteint, débrancher le matériel appartenant à l'association et le ranger dans la caisse;
  • Ramener la caisse à sa place.

Exemple de mail d'annonce

Sujet: Atelier KDE #DATE# Bonjour à tous,

Comme toujours, presque tout est dans le titre. L'atelier KDE revient! Il aura lieu le samedi #DATE#, de 10h à 18h.

Ce mois ci, #INFOS PRESENTATION#.

Si vous le pouvez, venez avec câbles ethernet, multi-prises, hub ou switch ethernet pour partager dans la bonne humeur.

Merci d'utiliser le formulaire prévu à cet effet pour vous inscrire: <http://www.toulibre.org/ateliers_kde>

Nous utilisons ce formulaire pour gérer les inscriptions, merci d'y préciser vos centre d'intérêts et projets pour ces ateliers. Ainsi nous pourrons nous préparer à vous accueillir dans les meilleurs conditions.

Cordialement.