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capitoledulibre2013:bilan [2013/09/16 08:38] – créée emmanuelle.helly | capitoledulibre2013:bilan [2013/12/01 15:17] (Version actuelle) – [Organisation générale] emmanuelle.helly | ||
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====== Bilan du Capitole du Libre 2013 ====== | ====== Bilan du Capitole du Libre 2013 ====== | ||
- | oui, cette page existe | + | |
+ | Retours à chaud: | ||
+ | http:// | ||
+ | |||
+ | Participants: | ||
+ | ===== Points positifs ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Organisation générale ==== | ||
+ | |||
+ | * Bénévoles | ||
+ | * Le nombre, la bonne humeur et la disponibilité des bénévoles lors de l' | ||
+ | * L' | ||
+ | * le nombre de personnes le vendredi soir et le dimanche soir | ||
+ | * Préparation très avancée le vendredi, et rangement le plus rapide depuis les débuts de Capitole du libre le dimanche soir | ||
+ | * implication des clubs de l'n7 (TVn7 / Can7 / Net7 / Foyer), l'air de rien ça doit être plus de 30 bénévol | ||
+ | |||
+ | * Information, | ||
+ | * les badges personnalisés par événement (logo JS / OpenStack / Capitole) | ||
+ | * Les indications pour les salles. | ||
+ | |||
+ | * Sécurité | ||
+ | * Infirmerie (même si elle n'a - heureusement - pas servi) | ||
+ | |||
+ | ==== Sponsors ==== | ||
+ | |||
+ | ==== Communication ==== | ||
+ | |||
+ | ==== Logistique repas et buvette ==== | ||
+ | * Repas | ||
+ | * samedi soir, bon choix du traiteur, très bon rapport qualité prix | ||
+ | * pizza dimanche midi : plutôt bonnes | ||
+ | * super d' | ||
+ | * Restes des repas : finalement tous les restes ont été redistribués le dimanche soir, il n'y a pas eu de gachis. Juste penser l' | ||
+ | * Buvette | ||
+ | * machine à café très pratique | ||
+ | |||
+ | ==== Programme / contenu ==== | ||
+ | |||
+ | * Les magazines distribués à tout le monde. | ||
+ | * Le programme varié : il y en avait un peu pour tous les goûts (mention spéciale pour la conf & l' | ||
+ | * La formule « stands + conférences » le samedi et « ateliers » le dimanche est vraiment une réussite | ||
+ | |||
+ | === Stands === | ||
+ | * La mise à disposition de panneaux pour l' | ||
+ | * stand LAN party + imprimantes 3D : trop cool, ça avait l'air de plaire à fond et c' | ||
+ | ==== Moyens techniques / réseau / infra ==== | ||
+ | ==== Vidéo ==== | ||
+ | * le filmage des conférences / ateliers. Gros boulot de coordination d' | ||
+ | ===== Points à améliorer ===== | ||
+ | |||
+ | ==== Organisation générale ==== | ||
+ | |||
+ | === Orga en amont === | ||
+ | |||
+ | * Une équipe kernel + étoffée | ||
+ | * un référent par " | ||
+ | * Mieux définir les tâches différentes et les deadlines, et affecter des responsables à chaque tâche. Éventuellement faire un calendrier. | ||
+ | * Désigner une ou deux personnes qui superviseront l' | ||
+ | C'est éventuellement à mettre en place dans l' | ||
+ | |||
+ | === Pendant le week-end === | ||
+ | == Communication en interne == | ||
+ | |||
+ | * des talkies walkies pour l' | ||
+ | * Il est possible de se rapprocher d'une association de radio-amateurs pour ça. Attention, prévoir une petite formation à l' | ||
+ | * Échange de coordonnées des orgas sous forme de mémo serait pas forcément mal (au dos des badges par exemple) | ||
+ | * il manque une personne qui a le role de régisseur, qui peut gérer les bénévoles et les redistribuer au cas où | ||
+ | |||
+ | == Nombre de personnes dans le public == | ||
+ | |||
+ | On a pas du tout fait cet aspect. Plusieurs pistes : | ||
+ | |||
+ | * méthode utilisée au FOSDEM: compter le nombre de personnes connectées au WIFI, compter le nombre de personnes dans la salle, faire l' | ||
+ | * A l' | ||
+ | * Mais on doit pouvoir faire ça avec un arduino non? :) oui peut-être ! | ||
+ | * le compteur à main : [[http:// | ||
+ | * Distribuer à chaque visiteur quelque chose que l'on a comptabilisé (par exemple les programmes ou les magazines), un nombre approximatif suffit largement. | ||
+ | * Quasiment tout le monde a pris un programme. On devrait avoir eu autant de visiteurs que 2/3 des programmes disponibles. | ||
+ | * Demander aux bénévoles qui gèrent les salles d' | ||
+ | * ~30 personnes dans la salle multimedia sauf pour blender | ||
+ | * Salle comble pour le grand public a la conf de cloture, moitié pleine le reste du temps (vu lors de quelques passages, à voir avec les responsables) | ||
+ | * Ateliers salle A201 : ~20 participants le matin, 26 l' | ||
+ | |||
+ | === Orga post événement === | ||
+ | |||
+ | * prévoir deux jours de congés après le cdl (pour se reposer) | ||
+ | |||
+ | ==== Sponsors ==== | ||
+ | |||
+ | Il a manqué un lien plus régulier avec les sponsors, je n' | ||
+ | * tous les sponsors n' | ||
+ | * les sponsors Or n'ont pas encore eu leur interview (alors que c'est dans le dossier de sponsoring) | ||
+ | * les sponsors ne savaient peut-être pas tous qu'ils pouvaient rester pour manger le soir | ||
+ | |||
+ | Il y a eu une demande en septembre d'un sponsor pour être " | ||
+ | |||
+ | ==== Communication ==== | ||
+ | === En amont === | ||
+ | |||
+ | * Communication / orga | ||
+ | * difficile de faire l'orga ET la comm' web : heureusement Alexandre L. était là pour la comm' presse et radio :-) | ||
+ | * la comm' doit être plannifiée (c' | ||
+ | * il faut annoncer la deadline sur le site pour les gens qui cherchent le programme avant qu'il soit disponible | ||
+ | * Affiches et flyers | ||
+ | * faire moins d' | ||
+ | * organiser des campagnes d' | ||
+ | |||
+ | === Pendant === | ||
+ | |||
+ | * Faire des T-Shirt CdL! | ||
+ | * Allez au boulot les ateliers Gimp/ | ||
+ | * Absolument indispensable à la fois pour nous détacher d' | ||
+ | * C' | ||
+ | * Et des stickers :) | ||
+ | * Flyer Toulibre | ||
+ | * dates des ateliers : erreur sur les années : 2012 et 2013 au lieu de 2013 et 2014 | ||
+ | * ça m' | ||
+ | * Utilisation des TV de l' | ||
+ | * Cette année on n'a réussi à l' | ||
+ | * Si un site adapté est réalisé, il est possible d’utiliser la « borne » (écran tactile dans le hall) pour consulter le programme facilement (pas forcément mieux que le papier …) Elle est morte la borne non? (plus de clavier, pas en forme globalement, | ||
+ | * le jour J, un micro pour annoncer dans tout l'N7 des choses (genre venez au stand Mozilla dans le Hall A, venez jouer à 0AD, ça commence dans 5 minutes, ...) ; je suis plutôt contre : c'est trop restictif et ça coupe le mélange naturel de tout en même temps... ou alors on fait le CdL sur 3 jours et moins dense mais c'est pas du tout l' | ||
+ | |||
+ | ==== Logistique ==== | ||
+ | |||
+ | * Repas | ||
+ | * Je suis choqué par le fait que de nombreuses personnes ayant réservé une place ne soient finalement pas venues : cela a occasionné un gâchis de< | ||
+ | * Les seules stratégies efficaces pour contrer cela sont : | ||
+ | * La suppression du repas | ||
+ | * Le paiement du repas au moment de la réservation (et non le soir même sur place car cela ne changerait rien au problème) | ||
+ | * La seconde étant lourde à gérer, seule la première stratégie est malheureusement raisonnable | ||
+ | * Suggestion : supprimer le repas du dimanche (samedi nan ?) soir et faire un apéro < | ||
+ | * Demander aux gens de ne pas inscrire d’autres gens, et envoyer un mail la veille ou l’avant-veille avec une demande claire de confirmation. | ||
+ | * Un gros texte rouge «Y’en a marre de gaspiller, ne vous inscrivez pas pour rien» peut aussi aider | ||
+ | * système | ||
+ | * Bonne idée le camion à pizzas+1 | ||
+ | * pour le samedi midi : penser à demander si le Crous peut servir des repas : oui ils peuvent (et ils seraient content car rentrée d' | ||
+ | * heure du rab' pour le repas du dimanche midi, pour que ceux qui mangent tôt soi au courant aussi | ||
+ | * Chauffage | ||
+ | * pas de chauffage au 3e étage du batiment A le samedi. On s'est caillé sévère en OpenStack (si je savais qui a décidé d' | ||
+ | * il ne faisait pas très chaud au foyer le samedi soir non plus | ||
+ | * l' | ||
+ | * Verres/ | ||
+ | * Consigner les verres pour que les gens ne les laissent pas n' | ||
+ | * Dire aux gens qu'il faut retourner les badges quand on les donne (ou prévoir de les donner en cadeau ^^) fait mais trop tard Pour les badges y avait pas d' | ||
+ | * pas en cadeau, puisque c' | ||
+ | ==== Programme ==== | ||
+ | |||
+ | * Les inscriptions aux ateliers | ||
+ | * Ils étaient clos automatiquement après l' | ||
+ | * ça a été fait au final pour quelques ateliers : tous les orateurs n' | ||
+ | * Je fais partie des orateurs qui n'ont pas eu l' | ||
+ | * ah zut, j' | ||
+ | * Plusieurs personnes m'ont dit le samedi soir qu' | ||
+ | * Comme je me suis organisé pour être épaulé par des co-animateurs, | ||
+ | * il manquait le niveau du public nécessaire pour suivre les ateliers. Beaucoup de questions à ce sujet. | ||
+ | * Le programme | ||
+ | * La version imprimée contenait une erreur : je connais au moins 4 personnes qui ont raté une conférence pour laquelle elles étaient venues à cause de cette erreur. | ||
+ | * Il serait souhaitable de finaliser et de publier ce programme plus tôt +1 | ||
+ | * le raté vient du fait d'un changement de dernière minute, après l' | ||
+ | * Imprimer moins de programmes : environ 1/3 n'a pas été distribué | ||
+ | * C'est une marge acceptable pour une manifestation. Imprimer moins de programmes implique le risque d' | ||
+ | * Ateliers | ||
+ | * Pour l' | ||
+ | * Pour l' | ||
+ | * +1 Cet atelier a combiné à la fois débutants et amateurs ayant déjà | ||
+ | * Stands | ||
+ | * Prévoir des tables plus grandes. On peut jouer sur le nombre de tables. On a un problème de taille de stand vs. place disponible dans le hall. 2 tables simples par stand est un minimum | ||
+ | * Ne pas oublier le stand Toulibre l' | ||
+ | * Prévoir un PC à l' | ||
+ | * inscriptions aux ateliers | ||
+ | * inscriptions aux listes de diffusion | ||
+ | * le reste du temps : diffusion en boucle des messages informatifs : " | ||
+ | * stand trop excentré, mozilla, pandora, sciences anims suggestion : utiliser | ||
+ | * L' | ||
+ | * Science anim a quand même eu un bon succes le samedi (sortie des amphi A00X + batiment A), le dimanche était plus calme mais ça ne les a pas trop dérangé (je les avais prévenus que le dimanche serait calme), ils étaient très contents de participer et attendent les vidéos pour certaines confs :) | ||
+ | * Niveau des confs | ||
+ | * Plusieurs confs ou ateliers ont démarré "à fond" sans forcément planter le sujet, | ||
+ | * La conf en C002 du samedi matin avec Monsieur Sempé était assez baclée : pas de slides et contenu assez pauvre | ||
+ | * Install Party | ||
+ | * Plus de monde que l' | ||
+ | * Manque d' | ||
+ | * Refaire un accueil pour la "prise en charge" | ||
+ | * Refaire un formulaire (ça occupe les gens le temps qu'ils attendent :)) avec un questionnaire de satisfaction. Ca permet de compter les installations/ | ||
+ | * Resortir la check-list : le freestyle montre ses limites en particulier avec le mélange Windows 8 et Ubuntu 13.10 qui peut s' | ||
+ | * Compliqué de gérer le programme, les appels à confs, les appels à stands, les appels à bénévoles, | ||
+ | * Utiliser des outils existants peut être un bon choix aussi (ebrigade, etc.) | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Moyens techniques / réseau / infra ==== | ||
+ | |||
+ | * Le réseau | ||
+ | * Jusqu' | ||
+ | * Ensuite, débit potable à franchement médiocre selon les heures de la journée et les lieux | ||
+ | * Le samedi matin en filaire il y avait du 3Mo/s pour télécharger des lolcats par internet | ||
+ | * Le dimanche matin les gens avaient du mal à se connecter sur le wifi (lors de l' | ||
+ | * Peut être prévoir une machine qui fasse proxy/cache transparent pour l' | ||
+ | * Problèmes légaux, toussa toussa… | ||
+ | * L' | ||
+ | * Des problèmes de Wifi tout le WE : connexion très difficile voire impossible de se connecter dimanche après-midi depuis la salle 302 | ||
+ | * Pour l' | ||
+ | * La config du WIFI (firewall entre les machines connectées ?) rendaient impossible certaines démo ou le speaker voulait demander à la salle d' | ||
+ | * La plupart des ports étaient fermés (irc, smtp, gopher, XMPP/jabber etc) | ||
+ | * [[https:// | ||
+ | * J'ai remonté déjà un certain nombre de problèmes au service info de l'n7. Perso, tout recabler dans l'n7 un réseau séparé, ça me parait tès très contraignant. je crois qu'ils parlent plutôt d'un réseau wifi, avec des bornes.Oui, mais les bornes tu les relies avec du fil :) certes :-) | ||
+ | * Le 3e étage est mal desservi par les bornes (1 borne, 3 au 2e), alors qu'on met au taquet | ||
+ | * Je pense que dans tous les cas, c'est un problème et il faudra en discuter plus tôt l'année prochaine (CdL / TTN / N7) | ||
+ | * L' | ||
+ | * Les salles destinées aux ateliers manquent de prises (il n'y en avait que deux dans en salle A201) | ||
+ | * L' | ||
+ | * En toute objectivité: | ||
+ | * Ce n'est pas parce que ce n'est pas mieux ailleurs qu'il faut se contenter de la situation actuelle. Au contraire, que CdL montre l' | ||
+ | * s'y prendre à l' | ||
+ | * Identifier | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Vidéo ==== | ||
===== Retours au fil de l' | ===== Retours au fil de l' | ||
==== Besoins en outils numériques ==== | ==== Besoins en outils numériques ==== | ||
- | * formulaire pour les candidature | + | * formulaire pour les candidatures |
+ | * formulaire pour les remboursement de frais | ||
+ | * formulaire d' | ||
+ | |||
+ | ==== Boutique / Communication ==== | ||
+ | * Prévoir un visuel pour un T-Shirt | ||
+ | * Badges visiteurs (cf. CdL 2012) |