[Ateliers-kde] Release Party: Dernier virage

[Kevin Ottens]

Bonsoir à tous,

Résumé des épisodes précédents:
 * La phase de chasse aux sponsors est officiellement terminée. On dépasse 
légèrement le budget prévu! Nous avons sécurisé 1800€ en tout. Malheureusement 
nous avons eu les confirmations tard, ce qui explique le retard sur la 
préparation de la communication.

 * L'affiche et le flyer sont prêts

 * Le site web de l'évènement est prêt. Epsilon deux bios qui manquent, et 
quelques fichiers à uploader... cela devrait être réglé sous peu. Contenu 
disponible: http://www.toulibre.org/kde46

 * Nous sommes donc quasiment prêts pour démarrer la communication autour de 
l'évènement!


Voici les actions à entreprendre dès que possible (on est très en retard sur 
la comm'):
 * Lancer les impressions des affiches et flyers (Kevin Ottens)
 * Collecter et dispatcher les affiches aux volontaires (Kevin Kin-Foo)
 * Diffuser le message dans les canaux d'informations associatifs, 
industriels, universitaires et si (encore) possible (mais j'en doute) mairie 
de Toulouse (Kevin Kin-Foo)
 * Blogguer, twitter, poster dans les forums, l'annonce de l'évènement, en 
gros: faites du bruit (Tous)

@Kevin: Pour les tâches qui te sont affectées, merci de faire ça en 
collaboration et coordination avec toulibre-ca at toulibre.org et toulibre-
orga at toulibre.org. En ce qui concerne les affiches et flyers, pour le 
dispatching: priorité à la diffusion dans les entreprises du coin, puis en 
suivant les universités et labos de recherche, enfin les lieux publics (dans 
cet ordre). Je te tiens au courant pour la livraison des affiches.

@Tous: Pour le dernier point, merci d'attendre 24 à 48 heures après réception 
de cet email pour que justement les fichiers manquants aient une chance 
d'apparaitre sur le site. De plus n'oubliez pas de mentionner les sponsors 
dans vos communications.


Voici les actions à compléter pour la bonne marche de l'évènement:
 * Finalisation du menu du cocktail (Mario)
 * Commande du cocktail (Mario)
 * Finalisation de la liste des goodies (Mario et Kevin Ottens)
 * Commande des goodies (Mario)
 * Préparer affichage/fléchage pour le jour des conférences (En recherche d'un 
volontaire, merci de me tenir au courant)

Bien évidemment, les goodies sont plus urgents que le cocktail à cause des 
délais de livraison. Pas la peine de se presser sur le cocktail... il vaut 
mieux éviter la nourriture rance. ;-)

Pour le fléchage, c'est une tâche que je viens d'ajouter je l'avais oubliée 
initialement. On a besoin d'un volontaire dessus. Il s'agit simplement de 
préparer un stock de feuille A4 imprimées noir et blanc, pour pouvoir réaliser 
le fléchage sur Bellegarde pour les gens cherchant les salles. En plus de cela 
il faut prévoir un affichage pour indiquer la zone des sponsors le vendredi 
soir (on aura deux tables avec les plaquettes d'information, merchandising, 
etc. en provenance des sponsors), un affichage pour la salle des conférences 
utilisateurs, et un pour les conférences contributeurs.

Aller, on entre dans le dernier virage!

Cordialement.
-- 
Kévin Ottens, http://ervin.ipsquad.net

KDAB - proud patron of KDE, http://www.kdab.com
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