Organisation Ubuntu Party 2010

• bénévoles
• liste des choses à faire
• le_lieu
• conférences
• stands
• install_party
• communication : lieux d'affichage, matériel, …

• 13 repas pour les intervenants (24 Euros unité) : 312 Euros, payé par chèque Toulibre
• 3 repas musiciens (24 Euros unité) + reste : 114 Euros, à payer
• Courses pique-nique / apéritif / boisson / buvette : 218.17 Euros, payé par Thomas
• Location des grilles : 162 Euros, payé par chèque Toulibre
• Impression documents : 74.95 Euros, payé par chèque Toulibre
• Porte-badges : 19.90 Euros, payé par Thomas
• Complément courses Carrefour Market : 36.71 Euros, payé par Thomas
• Concert Da Krew : 300 Euros, à payer
• Déplacement Benjamin Bayart, Jérémie Zimmermann, 175.60 Euros, payé par Thomas
• Déplacement Vincent Untz, ~95 Euros, à rembourser
• Déplacement Alexis Kauffman, ~160 Euros, à rembourser
• Déplacement Frédéric Couchet, 95.80 Euros, à rembourser
• Déplacement Stefano Zacchiroli, 180.84 Euros, à rembourser
• Déplacement Laurent Bellegarde, ??? Euros, à rembourser
• Flyers, ~40 Euros, à rembourser à Manue

Total: 1984.97 Euros

pour l'après-midi:

• Accueil install-party
• Install-party classique (juste installation)
• Install-party expert (résolution de problèmes difficiles, installation de matériel récalcitrant, etc.)
• Accueil
• Boutique
• Buvette

1. Olivier Saraja, olivier.saraja@gmail.com, taille L
   • Responsable salle multimédia
2. Florian Lainez, overflorian@gmail.com, taille L
   • Responsable stand démonstration
3. Thomas Petazzoni, thomas.petazzoni@enix.org, taille S
4. Mélanie Bats, melanie.bats@enix.org, taille S (modèle fille)
   • Responsable accueil / buvette /boutique
5. Julien Girardin, jugirardin@free.fr, taille la plus grande (XL ou XXL)
6. Antoine Lubineau, antoine@lubignon.info, taille L
   • Install-party classique / expert
7. Gaël Utard, gael.utard@laposte.net, taille M
   • Responsable salle technique
8. Aymeric Petit, a.p@aplu.fr, taille S
   • Install-party expert
9. Régis Maura, draco31.fr_AT_free.fr, taille XL
   • Install-party classique / Accueil Install-party
10. Phil Buch, philsfree_CHEZ_free_POINT_fr, taille L
11. Jean-Baptiste JUGE, jb.juge@gmail.com, taille XL
    • Ok pour tout poste
12. Anne-Marie Mahfouf, annma at kde dot org, taille L (fille si il y a)
    • Accueil install party / Accueil / Boutique / Buvette
13. Eric Marsden, ecmarsden@gmail.com, taille XL
    • install-party classique ou aide sur les logiciels
    • buvette, accueil
14. Firas Kraïem, firas@fkraiem.org, taille L
15. Manue Helly, e.helly@gmail.com, taille M (modèle fille ou pas)
    • accueil ou buvette
    • install party classique
16. Julien Ortet, julien.ortet AT gmail DOT com, taille XL
    • accueil ou buvette
    • install party classique ou aide sur les logiciels
17. Michel Espagnac, mespagnac at wanadoo point fr, taille XL
    • Accueil install-party
    • Accueil
    • Boutique
    • Buvette
18. Simon Georges, simon.georges@alumni.enseeiht.fr, taille M
19. Marc Sarrazin, masa111223@gmail.com, taille XL
    • boutique
20. Jean-Sébastien Kroll, jyes@no-log.org, taille XL
    • Install party classique
21. Alexandre Lestruhaut, freezix@free.fr, taille L
    • accueil / démos
22. Bruno Coudoin, bruno.coudoin@gcompris.net, taille L
    • Install-party expert
    • Accueil
23. Fabien Adam, id2ndrATcrocobox.org, taille L
    • Install-party expert
24. Monique Gironce, monique.gironce@laposte.net, taille M(fille ?)
25. Lionel Porcheron, lionel@ubuntu-fr.org, taille L
26. Pierre Fersing, pierre.fersing@gmail.com, taille L
27. Audric Schiltknecht, chemicalstorm@gmail.com, taille XL
    • Install-party expert ou classique
28. David Keribin, keribind@gmail.com, taille L
29. Vincent Duvert, vincent.duvert@etu.enseeiht.fr, taille L
30. Adrien Dadouchi, servonlonbsd@gmail.com, taille XL
    • Install-party expert ou classique
    • Autre si nécessaire
31. Gildas Dayon, gildas.dayon@etu.enseeiht.fr, taille L
32. Arne Stölck, ikujam@ikujam.org, taille XL
    • Stand Tetalab
33. Arnaud Bonatti, arnaud.bonatti@gmail.com, taille L
    • Install-party classique
    • Install-party expert
34. Rémi Boulle, rboulle@free.fr
    • Stand LinuxEdu
35. Xavier Besnard, xavier.besnard at neuf dot fr, taille XL
    • Install-party classique
36. Marc Souviron, marc.souviron at vous-et-nous.com
    • Install-party classique / autre si nécessaire

• Flyer du programme, pour distribuer aux participants le jour J
  • Voir http://toulibre.org/pub/2009-12-05-ubuntu-party/programme.pdf pour ce qui avait été fait l'an dernier
  • L'an dernier c'était seulement un A5 recto/verso, cette année on peut faire soit un A5 recto/verso, soit un A4 plié en deux. Du noir et blanc, évidemment
  • Doit contenir: le programme des conférences, le lieu des conférences, install-party et stands, les partenaires avec leur logo et description, informations de connexion au réseau Wifi (voir avec Lionel Porcheron), le hash tag pour gazouiller sur Identi.ca (voir avec Florian Lainez pour ce truc)
  • Premier jet doit être prêt le 7 novembre: premier jet
  • Doit être finalisé le 14 novembre au plus tard
• Petit flyer
  • Faire un petit flyer A6, noir et blanc, pour diffuser lors des rencontres
  • Doit être prêt (réalisé et imprimé) au plus tard pour la rencontre du mercredi 20 octobre
  • en cours: http://numahel.free.fr/toulibre/ubuntu-party
  • devis pour l'impression: 400 flyers, environ 12 euros en NB, sur papier “lilas” à la corep, j'imprime tout lundi ou mardi
• Affiches A3 noir et blanc recto avec le programme des conférences. Une version avec les 3 tracks (grand public, technique, multimédia) sur la même feuille, puis une version pour chaque track avec juste les conférences de cette track (pour affichage sur la porte de la salle concernée)
  • Premier jet doit être prêt le 7 novembre
  • Doit être finalisé le 14 novembre au plus tard

• Préparation du formulaire que les personnes installées rempliront.
  • Informations à demander: nom, prénom, adresse e-mail, case à cocher « Voulez-vous recevoir des informations sur les prochains évènements de Toulibre », et question « où avez-vous connu l'Ubuntu Party ? ». Format A5 recto seulement, noir et blanc.
  • Premier jet doit être prêt le 31 octobre
  • Doit être finalisé pour le 14 novembre au plus tard
• Préparation de panneaux A4 recto noir et blanc contenant les chiffres de 1 à 20, pour identifier les postes de l'install-party. Dernier délai: 14 novembre.
• Prévoir du papier blanc pour le jour J pour la gestion de l'accueil de l'install-party
• S'assurer que le réseau filaire et Wifi sera fonctionnel
• Réalisation de panneaux A4 recto noir et blanc donnant les informations de connexion au Wifi. Dernier délai: 14 novembre.
• Envoyer un mail à Manue pour donner les informations de connexion au Wifi, pour qu'elle puisse les intégrer au programme. Dernier délai: 6 novembre.

• Réalisation d'une bannière Web pour l'Ubuntu Party
  • Doit être prêt le 12 octobre
• Réalisation d'un flyer A5 recto ou recto/verso que nous donnerons aux personnes qui auront été installées.
  • Doit donner des informations de base sur Ubuntu: où trouver de l'aide, références de sites Web, de livres, contacts de Toulibre, dates des rencontres, etc.
  • Premier jet doit être prêt le 31 octobre
  • Doit être finalisé pour le 14 novembre au plus tard
• Réalisation des badges pour les bénévoles et orateurs
  • Contacter Thomas Petazzoni pour avoir les noms
  • Badge couleur 55mm x 85mm.
  • Design de l'an dernier: http://toulibre.org/pub/2009-12-05-ubuntu-party/badges.odt à réactuliser avec le thème violet/aubergine de cette année
  • Doit être prêt le 14 novembre au plus tard
• Demander à Makina Corpus les machines de démonstration avec écran/clavier/souris, faire l'installation d'Ubuntu 10.10 dessus
• Récupérer la télé + un ordinateur pour faire le truc kikoulol avec les hash tags Twitter (ou mieux Identi.ca)
• Préparer des panneaux A3 noir et blanc recto pour dire aux gens de gazouiller sur Identi.ca avec le hashtag qui va bien

• Contacter les bénévoles pour affectation des postes: accueil install-party, install-party normale, install-party expert, buvette, accueil, boutique, gestion des conférences. Dernier délai: 15-20 octobre
• Finalisation du programme. Dernier délai: 15 octobre.
• Envoi à Linux Pratique. Dernier délai: maintenant.
• Envoi à Utopia. Dernier délai: 27 octobre.
• Mise à jour communiqué de presse + mise en ligne. Dernier délai: 15 octobre
• Valider avec David de TVn7 que tout est ok niveau vidéo: caméra + prise de son + bénévoles
• Prévoir des cassettes mini-DV

• S'assurer d'avoir les 4 clés USBs bootables pour l'installation Ubuntu
  • Doit être impérativement prêt pour le jour J
• Réaliser la check-list des installeurs: ce qu'il faut dire à la personne qui se fait installer, ce qu'il faut vérifier, le petit fichier texte à laisser sur l'ordinateur, dire qu'il faut faire remplir le petit formulaire, donner le petit flyer, etc.
  • À réaliser en coopération avec Lionel Porcheron
  • Document A4 noir et blanc, autant de pages que nécessaire
  • Premier jet doit être disponible le 7 novembre
  • Dernier délai 14 novembre

• Gestion du repas au restaurant: confirmation auprès du restaurant, mail aux bénévoles + orateurs pour demander à s'inscrire
• Gestion de l'organisation du concert: voir avec le groupe, voir avec les moyens techniques de l'ENSEEIHT, voir avec Da Krew pour récupérer les CDs/t-shirts/goodies à l'avance
• Contact presse, radio, télé
• Prendre contact avec Michel Espagnac pour l'organisation de l'apéro au niveau boisson/bouffe
• Demander à Christophe ce qu'il y aura à vendre et les tarifs
• Préparer les différents panneaux: boutique, accueil, install-party, conférence, toilettes, fléchage, etc.
  • Doit être prêt 14 novembre

• Finalisation programme multimédia, envoi à Thomas des informations
  • Date limite: 12 octobre
• Valider avec les gars de la technique ENSEEIHT que le matériel demandé par François pour la M.A.O sera bien là. Demander à Mélanie l'adresse e-mail de la personne à contacter
  • Matériel retenu: deux enceintes sur pieds avec l'ampli qui va avec. Une petite Yamaha MG 124c. Trois micros SM57 pour les orateurs des 3 salles de conférence.

• Résumé de la conférence « Quoi de neuf dans Ubuntu 10.10 » + bio + photo. Date limite: 12 octobre.
• Préparer sa conférence « Quoi de neuf dans Ubuntu 10.10 »
• Récupérer les bannières Ubuntu-fr, les T-shirt, et tout le bazar pour la boutique (livres, CD-ROMs, badges, Framakey et autres goodies du moment)
• Voir avec Linux Pratique pour avoir des magazines

• Préparer les questions pour le panel « Libre en entreprise ». Éventuellement en discuter avec Thomas + Christophe pour échanger au préalable sur le sujet.

L'évènement aura lieu dans le bâtiment A de l'N7. La distribution sera la suivante :

• Dans la salle A003 (salle au rez de chaussée à proximité du hall d'accueil) : l'accueil, boutique, buvette, les stands, puis le soir, le concert et l'apéro
• Dans l'amphithéatre au rez-de-chaussée à droite, conférences grand public
• Dans l'amphithéatre au rez-de-chaussée à gauche, conférences technique
• Au deuxième étage, dans la première salle, atelier multimédia
• Au deuxième étage, dans la seconde salle, install-party + accueil install-party
• Au deuxième étage, dans la troisième salle, backup pour l'install-party si celle-ci rencontrait un nombre important de participants.

Réfléchir au fléchage, pancartes et autres pour que les gens ne se perdent pas.

• cycles grand public et techniques: amphis de 120 places
• cycle multimedia: salles 3ème étage

Les conf' des amphis seront filmées.

• Wikimedia,
• Tetalab,
• LinuxEdu,
• Clic Cool
• démos
• goodies
• table pour les flyers des sponsors

• Un accueil spécial install party avec une personne en permanence pour accueillir les gens et les dispatcher auprès des installeurs
• Une fiche à faire remplir par les personnes aidées, pour savoir combien de PC sont installés, et éventuellement garder les coordonnées des personnes
• un fichier log pour garder l'historique de l'installation ou du dépannage (“.toulibre” dans le home)
• une check list pour les choses à ne pas oublier de dire aux visiteurs
• une table par installeur, 2 installation maxi pour un installeur
• les installeurs en 2 groupes:
  • pour des installs classiques,
  • pour du dépannage

• petit format: http://www.toulibre.org/pub/2010-11-20-ubuntuparty/affiche-small.png
• format moyen: http://www.toulibre.org/pub/2010-11-20-ubuntuparty/affiche-middle.png

Il reste une 50-60 d'affiche dans la malle, et une centaine à Graine libre, 8 pl. André Abbal.

• flyer couleur
• flyer niveaux de gris

À réimprimer pour le 6/11 ?

• Facs
  • paul sab',
  • INSA, ENAC,
  • IUTs,
  • Mirail, fait le 29/10, mais qu'avec du scotch, pas de colle
  • arsenal,
  • ENSEEIHT
• Commerces, cybercafés, bars
• Maisons de quartier, MJC, centres culturels, bibliothèques, médiathèque
• Utopia Toulouse / Tournefeuille - il me semble que c'est fait
• Entreprises, CE,
  • Air France la barigoude, fait le 28/10

• media
  • presse
  • télé
  • radio
• mairie de Toulouse
• partenaires
  • clic-cool
  • musicophages
  • gulls
• autres réseaux
  • ethymon,
  • adepes,
  • samba résille (qui connaît les DaKrew d'ailleurs), - fait
  • rocktime association (qui connaît aussi les DaKrew ^^) - fait