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Différences

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+====== Réunions ======
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_bilan_8_decembre|8 décembre (bilan)]]
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_29_octobre|29 octobre]]
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_3_octobre|3 octobre]]
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_5_septembre|5 septembre]]
+  * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_4_juin|4 juin]]
+===== Réunion bilan 8 décembre =====
+copié collé du framapad : http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief
+Comm' interne
+  * inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles
+  * faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l'information
+discussion ubuntu-fr
+  * changement de bureau cette année, changement pour nous aussi
+  * des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d'expérience pour les événements locaux
+  * pas d'adhésion
+Réseau
+  * prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit)
+  * en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité
+    * en filaire c'est du gigaBit
+    * proxy transparent ?
+  * wifi limité en débit, en nb d'P
+  * réfléchir à améliorer le réseau wifi
+Affiches
+  * ont été imprimées : 700 A4, 160 A3,
+  * reste environ 400 A4
+  * reste
+  * mais il reste peut-être des affiches à l'utopia
+Communication
+  * twitter pas tellement finalement
+  * mettre plus d'infos sur le site, date de publication du programme, date de publication des vidéos
+  * site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs
+  * articles par des orateurs ?
+live stream ?
+  * live sur 1 track ?
+  * réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité
+  * risque de s'embêter pour peu de personnes, sachant que c'est déjà enregistré
+  * demande de l'orga en amont
+micros pour les questions : ça peut se louer
+Événements hébergés
+  * 4 événements c'était le max, en terme de place et de salles
+  * l'année prochaine : limiter par défaut à 3, voir au cas par cas si des événements sont plus petits
+Manquait une présentation sur linux en général
+Sécurité
+  * préparer l'année prochaine pour le SSIAP
+  * infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours
+Stands
+  * science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé
+  * dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l'affichage et des expos
+  * mezzanine : stands de démo  dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine
+  * limiter le nombre de stands : pas plus que cette année
+  * imprimantes 3D : très bonne disposition des tables
+  * FMR ? permet d'être en direct et d'interviewer
+  * manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos
+  * postes démo
+Install party
+  * souplesse ok
+  * ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant
+  * refaire une checklist
+  * on a eu plus d'installs que l'année précédente, donc moins d'installeurs prévus cette année
+  * place installeurs en attente, car ça n'était pas visible
+  * besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant
+  * référents installs en démo
+  * peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle
+  * prévoir d'avoir des bénévoles en backup si afflux
+  * finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr)
+  * comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end)
+    * faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, ...)
+  * réu de briefing pour les installeurs
+    * par mail auss
+  * au moins 2 référents install party
+  * prévoir de quoi fabriquer des clés USB
+boutique
+  * xavier a tout bien classé au départ
+  * feuilles de décompte
+  * préciser de ne pas garder des goodies non payés
+  * prix peut-être à redéfinir avant l'événement, en fonction de la part pour le Capitole du Libre (1€ pour les assos, 3€ pour le CDL)
+  * arch linux a bien marché
+Ubuntu ?
+  * dans l'année : propose une rencontre du mercredi : quelle distro pour le grand public ? démo, discussions, trolls : TODO
+  * faire une iso "Ubuntulibre", sans amazon, avec plusieurs environnement graphique
+  *
+Programme
+  * date de publication très attendue
+  * communiquer plus sur chaque orateur
+  * utiliser plus linuxfr pour communiquer
+  * inscription ateliers
+  * communiquer sur le programme dès qu'on a des infos
+  * 1 personne pour gérer la comm' '(community manager)
+  * prévoir un comité défini et identifié
+orga / partenaires
+  * faire en amont les contacts
+  * identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga
+sponsors
+  * à commencer très tôt dans l'orga
+Logistique matériel
+  * louer aux services techniques de Toulouse métropole
+Logistique manger
+  * les fritons on adore
+  * apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire
+    * prendre contact avec le foy'
+  * repas samedi midi bien,
+    * gérer le flux des bénévoles pour éviter d'avoir des bénévoles qui n'ont pu arriver que vers 14h car les premiers étaient encore là
+  * repas gestion à peu près ok
+  * repas dimanche midi
+    * logistique disposition des ok
+    * qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo
+    * les gens ont compris que c'était surtout un repas pour faciliter et pas  un service organisé
+  * faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion, ...)
+  * être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés
+Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire
+régisseur
+plus en amont
+===== Réunion bénévoles 14/11 =====
+==== déroulement du week-end ====
+    * Samedi
+      * ouverture public 10h30
+      * conf clôture 19h
+      * apéritif 20h
+      * repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand
+      * fermeture et rangement du foyer
+    * dimanche
+      * arrivée public 9h30
+      * repas à partir 11h30 -> 14h
+      * fin ateliers 17h puis rangement
+  * présentation des postes et des créneaux
+    * tableau planning
+==== Questions ! ====
+====  inscription ====
+  * ne partez pas sans des affiches !
+  * visite rapide  des locaux ?
+===== Réunion 29 octobre =====
+Liste des intervenants / bénévoles
+logistique prises N7 -> **fabien**
+==== Orga stands / démo ====
+Laurent et Yoann sur cette action
+C102 :
+  * imprimantes 3D
+  * LAN Party
+C101 :
+  * Install party
+  * démo et initiation sur les stands démo
+Démo :
+  * Culte / opensuse
+  * doudou
+  * ubuntu
+Sponsors OR -> **Manue** passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi)
+  * stands sponsor Or : dans le hall
+  * stands assos : hall ou mezzanine
+panneaux expo pour les stands :
+  * **Yoann** demande à mairie Tournefeuille
+  * planet science en a -> **Laurent** peut leur demander
+Expo photos libres
+  * mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux
+==== Orga repas ====
+  * samedi midi : seulement bénévoles et orateurs
+    * **Laurent** demande devis au Bois & Charbon traiteur
+  * apéro M. Espagnac -> **Julien** le contacte. Pour info, Bois&Charbons a une chambre froide et Laurent peut leur demander
+  * samedi soir : bénévoles, orateurs et sponsors
+  * dimanche midi : bénévoles, orateurs, sponsors et public (le public paye)
+Deadline pour les inscription aux repas : **13/11**
+  * bénévoles : liste en cours
+  * sponsors -> **Laurent**
+  * orateurs + bénévoles
+    * du CDL
+    * akademy-fr : quasi prêt
+    * franceJS
+    * lua wshop : quasi prêt
+    * openstack : en cours -> christophe
+mail à tous avec deadline -> **manue**
+==== Installation ====
+vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs
+  * stands
+  * affichage
+  * branchements
+  * aménagement des salles ?
+le samedi matin il reste peu de choses à faire
+==== hébergements ====
+  * Guillaume demande si l'hébergement chez l'habitant ok
+  * appel à hebergeurs -> Jean-Nicolas
+mail aux orateurs pour le prog en ligne -> **Guillaume
+**
+==== Communication ====
+=== Campagne d'affichage ===
+  * **Fabien** organise une campagne le WE précédent
+  * affiches / flyers à fournir
+  * dépôt à l'Utopia Toulouse ? -> **Aymeric** contacte rodolphe
+  * la Cantine -> **Laurent** contacte Thomas Pédeaussot
+**Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7** -> **Lionel** pour demander l'amphi ?
+Check avec **Alub** si matos pour captation vidéo ok
+Question radio : **manue** voit avec Alexandre, recouper avec **Laurent** pour les contacts
+===== réunion 3 octobre =====
+{{ http://toulibre.org/pub/2012-11-24-capitole-du-libre/plan_enseeiht/enseeiht2.png?800 }}
+==== Besoins en salles ====
+franceJS :
+samedi 1 salle
+dimanche 2 salles ?
+lua
+amphi sam et dim
+openstack
+salles le samedi ?
+salle le dimanche
+akademy-fr
+salle samedi et dimanche
+linuxedu
+salle samedi
+==== Défraiement ====
+chaque événement avance les frais, Fabien s'occupe du CDL
+Utilisation de l'outil de Marc pour déposer les feuilles de paye.
+=== Logement ===
+hôtel : Raphael demande à Kyriel
+==== repas midi et soir ====
+midi : camion ou pique-nique ?
+plutôt pique-nique, camion si les gens ne vont pas faire la queue au camion.
+estimation nb de personnes à faire
+=== repas samedi soir ===
+traiteur
+liste samedi soir :
+  * akademy-fr ce soir environ 10
+  * lua : bénévoles + orateurs environ 15
+  * franceJS : nb fin du mois environ 15-20
+  * openstack : ?
+  * cdl 40-50 bénévoles, ? orateurs
+liste et nb d'ici fin 20 octobre
+==== Conférences ====
+=== ateliers ===
+  * faire en décalé
+  * durées différentes
+repas servi à partir 11h30
+équipe bénévoles:  5 personnes x 2 équipes
+=== Badges ===
+pybadge, voir avec thomas
+===== Réunion 5 septembre =====
+Présents : Guillaume Gasnier, Kevin Kin-Foo (Lua), Fabien Adam, Régis Maura (ubuntu-fr), Jean-Nicolas (Akademy-fr), Bruno Coudoin, Julien Ortet, Emmanuelle Helly, Thomas Petazzonni, Alexandre Lahaye, Apelete, Christophe Sauthier (open stack), Lionel Porcheron (N7), Philippe Martorell
+==== Sponsors ====
+Déjà 3 sponsors Or : Kdab, Sierra Wireless et Makina Corpus. Dossier sponsoring complété avec les informations openstack, bientôt en ligne.
+TODO :
+  * démarcher les sponsors de l'année passée : Xavier Besnard ?
+  * démarcher des sponsors reliés à toulouseJS / LUA / OpenStack / Akademy-fr : chaque référent des événements
+==== Programme ====
+=== Confs et ateliers ===
+Du retard pris pour l'appel à conf', un mois d'août vide au niveau orga : on a que peu de conférences côté Capitole du Libre. Une dizaine de propositions déjà envoyées, quasiment toutes très intéressantes.
+Besoin d'informations sur les événements connexes
+TODO :
+  * accepter d'ores et déjà les conf' et ateliers qui sont bien :
+  * communiquer sur les conf' et ateliers avant la deadline : Emmanuelle
+  * faire le point sur le programme pour chaque événements connexes : référents des connexes
+=== Espace démo ===
+plusieurs propositions  :
+  * Science anim' et son bac à sable monté par Lionel Delteil avec du libre: https://twitter.com/poirier_julie/status/375191749406121984/photo/1
+  * stand KDE
+  * stand sierra
+  * stand Planète Science (à voir selon leurs dispo)
+  * stand soudure badge (à voir selon leurs dispo et la place)
+Question de la place à l'N7 pour l'espace démo, plusieurs idées:
+  * déplacer la boutique et la buvette de l'entrée
+  * déplacer l'expo libre vers l'entrée des amphis
+  * utiliser une des salles à côté de la mezzanine : mais le problème c'est la visibilité. Y mettre aussi la boutique et la buvette : mais c'est mieux dans le hall du bas quand même
+  * attention: gérer 2 buvette ça risque d'être compliqué surtout si on n'a pas assez de bénévoles
+  * utiliser l'amphi du rdc pour le multimedia (rien à voir avec l'espace démo mais on en a parlé)
+TODO
+  * contacter FMR : Bruno
+  * trouver une solution pour l'emplacement des stands
+  * faire le point sur les salles nécessaire pour chaque événement connexe : référents des connexes
+==== Logistique ====
+Repas du samedi soir : devis en cours, serait salade gerçoise + cassoulet + dessert
+To be continued demain :-)
+===== réunion 4 juin =====
+==== Événements ====
+Toulouse js
+luascript
+akademy-fr
+openstack
+=== toulouse JS ===
+conf ateliers
+quelques sujets prévus à l'avance et barcamp
+ateliers: 3 salles ? 2 possibles, 3 à voir
+intérêt : avoir une base d'orga
+veut rester intégré au capitole du libre
+reste dans le technique
+==== Sponsor ====
+dossier sponelsor : alex et manu pour mi-juin
+deadline sponsor : début octobre
+==== Com' ====
+fin juin pour l'affiche
+mettre en avant le côté grand public
+ajouter un élément qui rappelle l'informatique, genre une tablette
+mot-clé
+Alex de pixopat ?
+mi-juin : com' institutionnelle (tisseo, mairie toulouse, toulouse métropole)
+août : magazine de presse (linux mag, clutch)
+plateau télé ?
+FMR
+==== Orga des événements ====
+utiliser Lanyd
+fédérer les inscription (event brite par exemple)
+trouver un moyen d'agréger les inscriptions
+début septempbre
+==== Contenu ====
+publier appel à conf mi-juin, avec deadline fin août
+contacter gens qui nous intéresse
+conf le dimanche ?
+ateliers techniques étaient pleins, pas ateliers grand public
+lightning talks le matin ?
+commencer le samedi à 10h, permettre de terminer plus tôt
+==== Logistique ====
+avoir un prix mi-septembre
+plat légumes, dessert, boisson
+orga bénévoles
+prévoir une équipe qui ferment la salle du foyer, pas les mêmes du matin
+prévoir un point de chute : connexion ? bar de la lune ? petit london ?
+plan avec les bars autour de l'N7
+repas : gratuit pour les bénévoles étudiants, prix réduit pour les autres ?
+repas samedi midi : camion ? vu que les tracks commenceraient le matin
+on garde l'idée des sandwiches pour les bénévoles