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— | ateliers_kde_organisation [2010/09/29 11:26] – kevin.ottens |
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| ====== Petit manuel pour l'organisation d'un Atelier KDE ====== |
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| ===== Un à deux mois avant l'atelier ===== |
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| S'assurer que le programme de l'atelier à venir est déterminé et que quelqu'un sera disponible pour staffer. |
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| ===== Trois semaines avant l'atelier ===== |
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| Harceler l'orateur pour obtenir l'abstract de sa présentation. |
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| ===== Une à deux semaines avant l'atelier ===== |
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| * L'abstract de la présentation **doit** être disponible. |
| * Editer la page [[ateliers_kde]] pour indiquer la date du nouvel atelier, l'abstract de la présentation et ouvrir le formulaire pour les inscriptions (cela requiert juste d'ajuster la date dans le code wiki); |
| * Résumer en une phrase la présentation sur [[ateliers_kde_journal]], indiquer l'orateur entre parenthèses; |
| * Envoyer un mail à la liste <html>atel<a href="http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k=01lChEeEZeU9hmQVROrpLGyA==&c=cUr_B-apN9-9Wsj799y4jU6ICilUMsbAmKBk0yIOZAs=" onclick="window.open('http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k\07501lChEeEZeU9hmQVROrpLGyA\75\75\46c\75cUr_B-apN9-9Wsj799y4jU6ICilUMsbAmKBk0yIOZAs\075', '', 'toolbar=0,scrollbars=0,location=0,statusbar=0,menubar=0,resizable=0,width=500,height=300'); return false;" title="Reveal this e-mail address">...</a>@toulibre.org</html> contenant le message d'annonce (voir exemple plus bas) du prochain atelier; |
| * Faire suivre une copie du mail d'annonce à Emanuelle Helly (<html> |
| e.he<a href="http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k=01fa3m8NX9R5fAP4HA_yLSSA==&c=eAraMLoM_hwpeucH5Bsgpd2q4ykDFBqQJhzIIr618wY=" onclick="window.open('http://www.google.com/recaptcha/mailhide/d?k\07501fa3m8NX9R5fAP4HA_yLSSA\75\75\46c\75eAraMLoM_hwpeucH5Bsgpd2q4ykDFBqQJhzIIr618wY\075', '', 'toolbar=0,scrollbars=0,location=0,statusbar=0,menubar=0,resizable=0,width=500,height=300'); return false;" title="Reveal this e-mail address">...</a>@gmail.com |
| </html> ) qui se charge de collecter les informations des différents ateliers du samedi pour faire une annonce unique sur toulibre-annonces. |
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| ===== Le jour de l'atelier ===== |
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| Mise en place de l'atelier: |
| * Arriver au moins 15 minutes avant l'heure annoncée de démarrage; |
| * Récupérer la caisse avec le matériel; |
| * Mettre en place le routeur Wifi; |
| * Mettre en place les tables dans la salle; |
| * Mettre en place des multi-prises dans la salle (trois/quatre correctement réparties dans la pièce); |
| * Si possible: tirer un câble entre le routeur Wifi et la salle de l'atelier pour y raccorder un switch utilisable par les participants (particulièrement important avec l'utilisation d'icecream). |
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| Durant la journée: |
| * Accueillir les gens qui arrivent (inscrits ou non); |
| * Rediriger ceux qui se trompent d'atelier ou qui recherchent une release party, aide à l'install, connaitre le calendrier de l'association aide dans ce cas (sont ils au mauvais endroit? présent le mauvais jour?); |
| * Aider les débutants à mettre en place le nécessaire pour travailler (TODO: check-list); |
| * De manière général garder une oreille à toutes les questions au cas où personne ne répondrait. |
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| Fin de l'atelier (commencer le mouvement 15 minutes avant l'heure officielle): |
| * Mettre à jour [[ateliers_kde_journal]] avec le nombre de participants, les infos sur ce qui s'est passé pendant la journée; |
| * Commencer à mentionner que l'heure avance et qu'il va falloir songer à plier (éviter de presser les gens, d'où le "15 minutes avant l'heure"); |
| * Plier ses propres affaires; |
| * Quand tout le monde à éteint, débrancher le matériel appartenant à l'association et le ranger dans la caisse; |
| * Ramener la caisse à sa place. |
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| ===== Exemple de mail d'annonce ===== |
| Sujet: Atelier KDE #DATE# |
| Bonjour à tous, |
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| Comme toujours, presque tout est dans le titre. L'atelier KDE revient! Il aura lieu le samedi #DATE#, de 10h à 18h. |
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| Ce mois ci, #INFOS PRESENTATION#. |
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| Si vous le pouvez, venez avec câbles ethernet, multi-prises, hub ou switch |
| ethernet pour partager dans la bonne humeur. |
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| Merci d'utiliser le formulaire prévu à cet effet pour vous inscrire: |
| <http://www.toulibre.org/ateliers_kde> |
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| Nous utilisons ce formulaire pour gérer les inscriptions, merci d'y préciser |
| vos centre d'intérêts et projets pour ces ateliers. Ainsi nous pourrons nous |
| préparer à vous accueillir dans les meilleurs conditions. |
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| Cordialement. |
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