Retours à chaud du Capitole du libre

export du 26/11 du framapad : http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief

Contributeurs

• Sébastien D. avait amorcé le doc mais quelqu'un lui a piqué sa couleur :)
• Aymeric
• Darknekros
• Yves M.
• Guillaume
• Nicolas (freetux)
• Emmanuelle (numahell)
• julien aussi en rose
• Guilhem S (Nim)
• Élie
• tTh
• Lionel

• Globalement, toute l'organisation mais je peux souligner quelques points qui m'ont marqué :
  • Le programme varié : il y en avait un peu pour tous les goûts +1 avec une mention spéciale pour la conf & l'atelier de Pouhiou
  • La formule « stands + conférences » le samedi et « ateliers » le dimanche est vraiment une réussite +1+1+1
  • Le nombre, la bonne humeur et la disponibilité des bénévoles lors de l'événement (on est traufaurs !) +1 +1
  • La mise à disposition de panneaux pour l'affichage de posters (beaucoup de personnes se sont arrêtées devant le stand OSM en voyant le poster)
  • L'échauffement de Jz pour la conférence de cloture bien pris en main par des spécialistes reconnus.
  • L'accueil réservé par l'orga aux orateurs et animateurs de stands (merci pour les croissants) +1
  • Les repas (je me suis régalé le samedi soir et les pizzas du dimanche étaient plutôt bonnes) +1
  • La gestion des restes des repas : finalement tous les restes ont été redistribués le dimanche soir, il n'y a pas eu de gachis. Juste penser l'année prochaine à acheter des sacs de congélation
  • la bonne humeur et la motivations de bénévoles, même si il y en avait moins que les années précedentes.
  • le nombre de personnes le vendredi soir et le dimanche soir. Préparation très avancée le vendredi, et rangement le plus rapide depuis les débuts de Capitole du libre le dimanche soir+1+1+1
  • le filmage des conférences / ateliers. Gros boulot de coordination d'Antoine +100+1000
  • implication des clubs de l'n7 (TVn7 / Can7 / Net7 / Foyer), l'air de rien ça doit être plus de 30 bénévoles +100 aussi !+1+1000
  • les badges personnalisés par événement (logo JS / OpenStack / Capitole)
  • Infirmerie (même si elle n'a - heureusement - pas servi)
  • stand lan party + imprimantes 3D
  • distribution de magazines
  • pluralité des distributions lors de l'install party / démo : bonne dynamique liée à la présence de Doudou Linux et du Culte

• des talkies walkies pour l'orga, même si ça sert à rien ça fait cool +1. Echange de coordonnées des orgas au moins à prévoir (même si à force on a un peu tous nos téléphones, un mémo serait pas forcément mal)
  • oui j'avais prévu au moins un mémo au dos du badge avec les numéros Accessibilité et Secours, mais je me suis loupée dans l'export …
• Compter le nombre de personnes (pour info, méthode utilisée au FOSDEM: compter le nombre de personnes connectées au WIFI, compter le nombre de personnes dans la salle, faire l'extrapolation sur le nombre de connectés au WIFI / A l'ubuntu party à Paris: ils comptent à l'entrée) avec un compteur ? Oui portique à l'entrée du carrefour numérique. Mais on doit pouvoir faire ça avec un arduino non? :) oui peut-être ! ( le compteur à main : http://www.pearl.fr/sport/entrainement/appareils-de-mesure/compteur-manuel_PE5653.html)
  • oui, on ne sait rien du nombre de personnes : on a oublié de demander aux bénévoles qui gèrent les salles d'évaluer le nombre de personnes présentes
    • ~30 personnes dans la salle multimedia sauf pour blender
    • Salle comble pour le grand public a la conf de cloture, moitié pleine le reste du temps (vu lors de quelques passages, à voir avec les responsables)
    • Ateliers salle A201 : ~20 participants le matin, 26 l'après-midi
• prevoir plus de monde au kernel, il faudrait plus de referents
  • éclater l'orga en secteur, avec un référent / secteur
  • chaque référent peut organiser des réunions sur sa partie
  • éviter les réunions avec tout le monde, et les réunions entre midi et deux
• il manque une personne qui a le role de régisseur, qui peut gérer les bénévoles et les redistribuer au cas ou (genre y a personne aux demos)
• prévoir deux jours de congés après le cdl ….+1
• débat sur la co-organisation avec ubuntu-fr
• débat ouvert sur quelles distros on supporte toute l'année

Il a manqué un lien plus régulier avec les sponsors, je n'avais pas le temps de faire cette partie comme il faut, et du coup :

• tous les sponsors n'avaient pas leurs badges
• les sponsors Or n'ont pas encore eu leur interview (alors que c'est dans le dossier de sponsoring)
• les sponsors ne savaient peut-être pas tous qu'ils pouvaient rester pour manger le soir

Il y a eu une demande en septembre d'un sponsor pour être “platine” ou du genre, peut-être prévoir une place à enchère pour cela (il paraît que ça se fait).

• Ça pourrait se faire via une session IRC, par téléphone, ou par échange de mail
• certains n'aiment trop ce principe

Nécessité d'avoir un respo sponsors vu l'ampleur que prend le CDL.

• Faire des T-Shirt CdL! Allez au boulot les ateliers Gimp/Krita/Inkscape/Blender :P +1+1
• Utilisation des TV de l'ENSEEIHT (hall C). Cette année on n'a réussi à l'exploiter que le dimanche après-midi (Rpi, et prévoir un programme au format adapté ou des choses adaptées)+1
• pour la communication le jour J
  • utilisation du micro, mais pas forcément de l'avis de tous
  • utilisation des écrans
• Si un site adapté est réalisé, il est possible d’utiliser la « borne » (écran tactile dans le hall) pour consulter le programme facilement (pas forcément mieux que le papier …) Elle est morte la borne non? (plus de clavier, pas en forme globalement, et pas très belle :)) rololo … bon ok y’a plus de clavier, mais elle marche :-p
• Et des stickers :)
• Flyer Toulibre
  • dates des ateliers : erreur sur les années : 2012 et 2013 au lieu de 2013 et 2014
    • ça m'apprendra à faire des flyers à 2h du mat' (et pourtant ça a été relu)
  • flyer à faire bien dès qu'on a les dates à bellegarde
• Site
  • annoncer la date de publication du programme avant la publication complète
  • mettre en avant les éléments connexes aux conférences et ateliers : stands,
• Communication
  • difficile de faire l'orga ET la comm' web : heureusement Alexandre L. était là pour la comm' presse et radio
  • planification de la com

• Le réseau
  • Jusqu'à 7 minutes pour obtenir l'affichage de la page d'accueil du portail captif
  • Ensuite, débit potable à franchement médiocre selon les heures de la journée et les lieux
    • Le samedi matin en filaire il y avait du 3Mo/s pour télécharger des lolcats par internet
    • Le dimanche matin les gens avaient du mal à se connecter sur le wifi (lors de l'atelier Blender et l'install party) et Wikipedia (wifi)
    • Peut être prévoir une machine qui fasse proxy/cache transparent pour l'install (téléchargement des paquets)? Une machine évitait au moins le portail captif, pas sûr que le réseau de l’n7 était le goulot d’étranglement mais proxy-cacher à envisager
    • Problèmes légaux, toussa toussa…
  • L'année prochaine, il faut prévoir du filaire ou confier l'affaire à Tetaneutral+1
  • Des problèmes de Wifi tout le WE : connexion très difficile voire impossible de se connecter dimanche après-midi depuis la salle 302
  • Pour l'année prochaine, demander une connexion à Tetaneutral.net full IP et sans portail captif ?
  • La config du WIFI (firewall entre les machines connectées ?) rendaient impossible certaines démo ou le speaker voulait demander à la salle d'accéder au port 80 ⇒ besoin de migrer en dernière minute à l'extérieur (session JS)
    • La plupart des ports étaient fermés (irc, smtp, gopher, XMPP/jabber etc)
    • https://twitter.com/EMahuet/status/404976209542381568
  • J'ai remonté déjà un certain nombre de problèmes au service info de l'n7. Perso, tout recabler dans l'n7 un réseau séparé, ça me parait tès très contraignant. je crois qu'ils parlent plutôt d'un réseau wifi, avec des bornes.Oui, mais les bornes tu les relies avec du fil :) certes
  • Le 3e étage est mal desservi par les bornes (1 borne, 3 au 2e), alors qu'on met au taquet de gens pour les ateliers le dimanche.Si y a du filaire on peut rajouter des routeurs wifi toulibre (portail captif filaire mais ça soulagera la borne wifi du 3e)
  • Je pense que dans tous les cas, c'est un problème et il faudra en discuter plus tôt l'année prochaine (CdL / TTN / N7)
• L'électricité
  • Les salles destinées aux ateliers manquent de prises (il n'y en avait que deux dans en salle A201)
  • L'année prochaine, prévoir moult multi-prises et de généreuses rallonges (15 mètres au moins) ou des règlettes de prises d'alimentation comme on en trouve dans les labos
  • En toute objectivité: c'est pas mieux au FOSDEM où les places à proximité des prises sont rares et chères. Prévoir une multiprise par rangée de table avec des rallonges et sans doute possible mais demandera une sacré organisation et du temps.
    • Ce n'est pas parce que ce n'est pas mieux ailleurs qu'il faut se contenter de la situation actuelle. Au contraire, que CdL montre l'exemple ! :)

• Les inscriptions aux ateliers
  • Ils étaient clos automatiquement après l'inscription de 15 personnes - Réserver des places pour les gens qui souhaitent s'inscrire sur place ?
    • ça a été fait au final pour quelques ateliers : tous les orateurs n'avaient pas indiqué le nombre max pour leurs ateliers non plus
      • Je fais partie des orateurs qui n'ont pas eu l'idée d'indiquer un nombre max. de participants parce que 1) je n'avais pas prévu de limite particulière - j'avais même demandé l'assistance de 4 co-animateurs pour ne pas être débordé en cas d'affluence - et 2) la question ne m'a pas été posée : il faut la prévoir l'année prochaine, par exemple, dans le formulaire de soumission des propositions
        • ah zut, j'étais persuadée que la question était posée dans l'appel à conf
  • Plusieurs personnes m'ont dit le samedi soir qu'elles se seraient bien inscrites mais que l'atelier apparaissait comme complet sur le site web
  • Comme je me suis organisé pour être épaulé par des co-animateurs, avoir 30 personnes ou plus dans la salle ne m'effraie pas
• Le programme
  • La version imprimée contenait une erreur : je connais au moins 4 personnes qui ont raté une conférence pour laquelle elles étaient venues à cause de cette erreur.
  • Il serait souhaitable de finaliser et de publier ce programme plus tôt +1
    • le raté vient du fait d'un changement de dernière minute, après l'impression des programmes : le site était à jour, mais il manquait effectivement un “erratum” bien visible sur les affiches à l'entrée des salles, et à l'accueil
  • Imprimer moins de programmes : environ 1/3 n'a pas été distribué
• Ateliers
  • Pour l'atelier Krita, le binôme a bien fonctionné et a permis de débloquer certaines personnes. David Revoy (2ième partie d'atelier) a adapté son discours et sa présentation après avoir constaté le niveau débutant de certains participants
  • Pour l'atelier Blender puisque le niveau des participants n'est pas connu, prévoir un binôme (du BUG par exemple) pour aider les participants
• Stands
  • Prévoir des tables plus grandes. On peut jouer sur le nombre de tables. On a un problème de taille de stand vs. place disponible dans le hall
  • Ne pas oublier le stand Toulibre l'année prochaine il ne l a pas été
  • Prévoir un PC à l'accueil pour : → la borne ? (un eeePC avec un antivol serait je pense plus adapté + écran externe pour ls infos qui défilent)
    • inscriptions aux ateliers
    • inscriptions aux listes de diffusion
    • le reste du temps : diffusion en boucle des messages informatifs : “Accueil” ⇒ “Inscriptions ateliers” ⇒ “Adhésion à l'asso” ⇒ etc.
  • stand trop excentré, mozilla, pandora, sciences anims suggestion : utiliser les couloirs pour des stands/démo un peu plus artistique qui ont besoin de peu de lumière…
    • Science anim a quand même eu un bon succes le samedi (sortie des amphi A00X + batiment A), le dimanche était plus calme mais ça ne les a pas trop dérangé (je les avais prévenus que le dimanche serait calme), ils étaient très contents de participer et attendent les vidéos pour certaines confs :)
• Niveau des confs
  • Plusieurs confs ou ateliers ont démarré “à fond” sans forcément planter le sujet, j'ai eu l'impression que plusieurs personnes ont été perdues (quelques départs après quelques minutes), dans mon cas c'était OK (je suis informaticien), mais cela a pu poser problème à des personnes plus grand public. Info à faire passer aux orateurs.
  • La conf en C002 du samedi matin avec Monsieur Sempé était assez baclée : pas de slides et contenu assez pauvre
• Install Party
  • Plus de monde que l'année dernière. A 17h dimanche, c'était encore blindé!
  • Manque d'installateurs globalement (lassitude auprès de ceux qui le font tous les ans + on s'était démobilisé suite au petit succès de l'année dernière ?)
  • Refaire un accueil pour la “prise en charge” et aiguiller les personnes
  • Refaire un formulaire (ça occupe les gens le temps qu'ils attendent :)) avec un questionnaire de satisfaction. Ca permet de compter les installations/réparations aussi :)On avait des questionnaires ! Fallait juste les sortir…
• Compliqué de gérer le programme, les appels à confs, les appels à stands, les appels à bénévoles, les inscriptions aux ateliers, aux repas … avec des mails / framacalc / formulaires bricolés … À quand une vraie appli ?YKFK je dis ça parce que j'ai envie d'y travailler, je tâte le terrain si ça paraît pertinent

• Repas
  • Je suis choqué par le fait que de nombreuses personnes ayant réservé une place ne soient finalement pas venues : cela a occasionné un gâchis de nourriture et de budget
  • Les seules stratégies efficaces pour contrer cela sont :
    • La suppression du repas
    • Le paiement du repas au moment de la réservation (et non le soir même sur place car cela ne changerait rien au problème)
    • La seconde étant lourde à gérer, seule la première stratégie est malheureusement raisonnable
    • Suggestion : supprimer le repas du dimanche (samedi nan ?) soir et faire un apéro dinatoire galactique +1 à la place : c'est plus simple à organiser et plus adaptatif au nombre de personnes+1+1+1 et en plus on pourrait le faire au foyer
    • Demander aux gens de ne pas inscrire d’autres gens, et envoyer un mail la veille ou l’avant-veille avec une demande claire de confirmation.
    • Un gros texte rouge «Y’en a marre de gaspiller, ne vous inscrivez pas pour rien» peut aussi aider
  • Bonne idée le camion à pizzas+1
• Chauffage
  • pas de chauffage au 3e étage du batiment A le samedi. On s'est caillé sévère en OpenStack (si je savais qui a décidé d'appeler la prochaine version d'OpenStack IceHouse…).
  • il ne faisait pas très chaud au foyer le samedi soir non plus
• Verres/Badges
  • Consigner les verres pour que les gens ne les laissent pas n'importe où. <tth> c'est lourd à gérer les consignes de verres +1 (juste mettre quelques affiches ne suffirait pas ?) y en avait des affiches, mais peut-être pas asez. .y a des verres jetables en carton recyclé qui feraient l'affaire
  • Dire aux gens qu'il faut retourner les badges quand on les donne (ou prévoir de les donner en cadeau ^^) fait mais trop tard Pour les badges y avait pas d'affiche en effet
    • pas en cadeau, puisque c'était prêté par Elemen-terre (et qu'est-ce que tu fais de tes porte-badges chez toi :-p)
• le stand demo pas très animé, manque de personnel
  • manque surtout une personne qui servirait à centraliser les demandes de travailleurs et les demandes de travail pendant l’évènement. (on parle pas de l'install là plutot que de la démo ?)
    • elle existait, mais faisait des installs parce que manque de personnel
      • Hum, c’est assez dommage que j’aie raté l’info. Mais le fait qu’elle fasse des installs n’est pas forcément un problème ^^ à part lorsque du coup plus personne n’assure son poste

• http://la.buvette.org/images/cdl.html quelques GIFs animées.