Bilan du Capitole du Libre 2013

Retours à chaud: http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief

Participants: Sébastien D., Aymeric, Darknekros, Yves M., Guillaume, Nicolas (freetux), Emmanuelle (numahell), julien aussi en rose, Guilhem S (Nim), Christophe B (kujiu), Élie, tTh , Lionel, Fabien

• Bénévoles
  • Le nombre, la bonne humeur et la disponibilité des bénévoles lors de l'événement
  • L'accueil réservé par l'orga aux orateurs et animateurs de stands (merci pour les croissants)
  • le nombre de personnes le vendredi soir et le dimanche soir
  • Préparation très avancée le vendredi, et rangement le plus rapide depuis les débuts de Capitole du libre le dimanche soir
  • implication des clubs de l'n7 (TVn7 / Can7 / Net7 / Foyer), l'air de rien ça doit être plus de 30 bénévol

• Information, fléchage
  • les badges personnalisés par événement (logo JS / OpenStack / Capitole)
  • Les indications pour les salles.

• Sécurité
  • Infirmerie (même si elle n'a - heureusement - pas servi)

• Repas
  • samedi soir, bon choix du traiteur, très bon rapport qualité prix
  • pizza dimanche midi : plutôt bonnes
  • super d'avoir offert le repas à tous les bénévoles :)
  • Restes des repas : finalement tous les restes ont été redistribués le dimanche soir, il n'y a pas eu de gachis. Juste penser l'année prochaine à acheter des sacs de congélation
• Buvette
  • machine à café très pratique

• Les magazines distribués à tout le monde.
• Le programme varié : il y en avait un peu pour tous les goûts (mention spéciale pour la conf & l'atelier de Pouhiou)
• La formule « stands + conférences » le samedi et « ateliers » le dimanche est vraiment une réussite

• La mise à disposition de panneaux pour l'affichage de posters (beaucoup de personnes se sont arrêtées devant le stand OSM en voyant le poster)
• stand LAN party + imprimantes 3D : trop cool, ça avait l'air de plaire à fond et c'était bien complémentaire

• le filmage des conférences / ateliers. Gros boulot de coordination d'Antoine +100+1000

• Une équipe kernel + étoffée
• un référent par “secteur” ou “partie” : lister les grandes parties
• Mieux définir les tâches différentes et les deadlines, et affecter des responsables à chaque tâche. Éventuellement faire un calendrier.
• Désigner une ou deux personnes qui superviseront l'orga, organiseront les réunions d'équipe kernel, auront une vue d'ensemble sur les actions à faire et à quel moment

C'est éventuellement à mettre en place dans l'outil informatique pour l'année prochaine.

• des talkies walkies pour l'orga
  • Il est possible de se rapprocher d'une association de radio-amateurs pour ça. Attention, prévoir une petite formation à l'utilisation (langage dédié, utilisation très différente d'un téléphone, ne pas oublier que l'on ne peut pas entendre quand on parle). À savoir : les ondes sont sur écoute permanente à la préfecture. Je peux faire une séance pour expliquer la communication par portatifs.
• Échange de coordonnées des orgas sous forme de mémo serait pas forcément mal (au dos des badges par exemple)
• il manque une personne qui a le role de régisseur, qui peut gérer les bénévoles et les redistribuer au cas où

On a pas du tout fait cet aspect. Plusieurs pistes :

• méthode utilisée au FOSDEM: compter le nombre de personnes connectées au WIFI, compter le nombre de personnes dans la salle, faire l'extrapolation sur le nombre de connectés au WIFI
• A l'ubuntu party à Paris: ils comptent à l'entrée avec un portique à l'entrée du carrefour numérique
  • Mais on doit pouvoir faire ça avec un arduino non? :) oui peut-être !
• le compteur à main : http://www.pearl.fr/sport/entrainement/appareils-de-mesure/compteur-manuel_PE5653.html)
• Distribuer à chaque visiteur quelque chose que l'on a comptabilisé (par exemple les programmes ou les magazines), un nombre approximatif suffit largement.
  • Quasiment tout le monde a pris un programme. On devrait avoir eu autant de visiteurs que 2/3 des programmes disponibles.
• Demander aux bénévoles qui gèrent les salles d'évaluer le nombre de personnes présentes
  • ~30 personnes dans la salle multimedia sauf pour blender
  • Salle comble pour le grand public a la conf de cloture, moitié pleine le reste du temps (vu lors de quelques passages, à voir avec les responsables)
  • Ateliers salle A201 : ~20 participants le matin, 26 l'après-midi

• prévoir deux jours de congés après le cdl (pour se reposer)

Il a manqué un lien plus régulier avec les sponsors, je n'avais pas le temps de faire cette partie comme il faut, et du coup :

• tous les sponsors n'avaient pas leurs badges
• les sponsors Or n'ont pas encore eu leur interview (alors que c'est dans le dossier de sponsoring)
• les sponsors ne savaient peut-être pas tous qu'ils pouvaient rester pour manger le soir

Il y a eu une demande en septembre d'un sponsor pour être “platine” ou du genre, peut-être prévoir une place à enchère pour cela (il paraît que ça se fait). Par contre aucune idée de comment gérer ça. +1 pour l'enchère. Ça pourrait se faire via une session IRC, par téléphone, ou par échange de mail

• Communication / orga
  • difficile de faire l'orga ET la comm' web : heureusement Alexandre L. était là pour la comm' presse et radio
  • la comm' doit être plannifiée (c'était partiellement le cas)
  • il faut annoncer la deadline sur le site pour les gens qui cherchent le programme avant qu'il soit disponible
• Affiches et flyers
  • faire moins d'affiches A4 et A3
  • organiser des campagnes d'affichages plus nombreuses : mais il faut du monde pour cela

• Faire des T-Shirt CdL!
  • Allez au boulot les ateliers Gimp/Krita/Inkscape/Blender
  • Absolument indispensable à la fois pour nous détacher d'Ubuntu qui n'est plus notre seule distro, et d'Ubuntu-fr qui ne nous soutient pas plus que ça, pour avoir notre propre identité, et pour avoir une vraie couleur de T-Shirt !
  • C'était bien le orange. Une couleur visible permet de repérer facilement les organisateurs. Ce sera moins évident si tout le monde porte un T-Shirt noir.
• Et des stickers :)
• Flyer Toulibre
  • dates des ateliers : erreur sur les années : 2012 et 2013 au lieu de 2013 et 2014
    • ça m'apprendra à faire des flyers à 2h du mat' (et pourtant ça a été relu)
• Utilisation des TV de l'ENSEEIHT (hall C).
  • Cette année on n'a réussi à l'exploiter que le dimanche après-midi (Rpi, et prévoir un programme au format adapté ou des choses adaptées)
  • Si un site adapté est réalisé, il est possible d’utiliser la « borne » (écran tactile dans le hall) pour consulter le programme facilement (pas forcément mieux que le papier …) Elle est morte la borne non? (plus de clavier, pas en forme globalement, et pas très belle :)) rololo … bon ok y’a plus de clavier, mais elle marche :-p
• le jour J, un micro pour annoncer dans tout l'N7 des choses (genre venez au stand Mozilla dans le Hall A, venez jouer à 0AD, ça commence dans 5 minutes, …) ; je suis plutôt contre : c'est trop restictif et ça coupe le mélange naturel de tout en même temps… ou alors on fait le CdL sur 3 jours et moins dense mais c'est pas du tout l'idée aujourd'hui Ce serait peut-être mieux d'utiliser des écrans pour diffuser les messages.

• Repas
  • Je suis choqué par le fait que de nombreuses personnes ayant réservé une place ne soient finalement pas venues : cela a occasionné un gâchis de nourriture et de budget
  • Les seules stratégies efficaces pour contrer cela sont :
    • La suppression du repas
    • Le paiement du repas au moment de la réservation (et non le soir même sur place car cela ne changerait rien au problème)
    • La seconde étant lourde à gérer, seule la première stratégie est malheureusement raisonnable
    • Suggestion : supprimer le repas du dimanche (samedi nan ?) soir et faire un apéro dinatoire galactique +1 à la place : c'est plus simple à organiser et plus adaptatif au nombre de personnes+1+1+1 et en plus on pourrait le faire au foyer +1 et plus sympa pour les allergiques :p
    • Demander aux gens de ne pas inscrire d’autres gens, et envoyer un mail la veille ou l’avant-veille avec une demande claire de confirmation.
    • Un gros texte rouge «Y’en a marre de gaspiller, ne vous inscrivez pas pour rien» peut aussi aider
    • système d'accompte de caution (2€/tête) pour les événements hébergés pour éviter de se faire planter le samedi soir / dimanche midi, et d'empêcher certains de manger car plus de place
  • Bonne idée le camion à pizzas+1
  • pour le samedi midi : penser à demander si le Crous peut servir des repas : oui ils peuvent (et ils seraient content car rentrée d'argent pour eux). Avantages : moins de prise de tête pour la bouffe
  • heure du rab' pour le repas du dimanche midi, pour que ceux qui mangent tôt soi au courant aussi
• Chauffage
  • pas de chauffage au 3e étage du batiment A le samedi. On s'est caillé sévère en OpenStack (si je savais qui a décidé d'appeler la prochaine version d'OpenStack IceHouse…).
  • il ne faisait pas très chaud au foyer le samedi soir non plus
    • l'année prochaine avec plus de monde, ça va chauffer, t'inquiète ! ← vous avez prévu quoi comme concert ?
• Verres/Badges
  • Consigner les verres pour que les gens ne les laissent pas n'importe où. <tth> c'est lourd à gérer les consignes de verres +1 (juste mettre quelques affiches ne suffirait pas ?) y en avait des affiches, mais peut-être pas assez. . y a des verres jetables en carton recyclé qui feraient l'affaire
  • Dire aux gens qu'il faut retourner les badges quand on les donne (ou prévoir de les donner en cadeau ^^) fait mais trop tard Pour les badges y avait pas d'affiche en effet ⇒ le marquer au dos des badges, ou sur la seconde étiquette qui contiendra les numéros de téléphone d'urgence imprimés tardivement
    • pas en cadeau, puisque c'était prêté par Elemen-terre (et qu'est-ce que tu fais de tes porte-badges chez toi :-p)

• Les inscriptions aux ateliers
  • Ils étaient clos automatiquement après l'inscription de 15 personnes - Réserver des places pour les gens qui souhaitent s'inscrire sur place ?
    • ça a été fait au final pour quelques ateliers : tous les orateurs n'avaient pas indiqué le nombre max pour leurs ateliers non plus
      • Je fais partie des orateurs qui n'ont pas eu l'idée d'indiquer un nombre max. de participants parce que 1) je n'avais pas prévu de limite particulière - j'avais même demandé l'assistance de 4 co-animateurs pour ne pas être débordé en cas d'affluence - et 2) la question ne m'a pas été posée : il faut la prévoir l'année prochaine, par exemple, dans le formulaire de soumission des propositions
        • ah zut, j'étais persuadée que la question était posée dans l'appel à conf
  • Plusieurs personnes m'ont dit le samedi soir qu'elles se seraient bien inscrites mais que l'atelier apparaissait comme complet sur le site web
  • Comme je me suis organisé pour être épaulé par des co-animateurs, avoir 30 personnes ou plus dans la salle ne m'effraie pas
  • il manquait le niveau du public nécessaire pour suivre les ateliers. Beaucoup de questions à ce sujet.
• Le programme
  • La version imprimée contenait une erreur : je connais au moins 4 personnes qui ont raté une conférence pour laquelle elles étaient venues à cause de cette erreur.
  • Il serait souhaitable de finaliser et de publier ce programme plus tôt +1
    • le raté vient du fait d'un changement de dernière minute, après l'impression des programmes : le site était à jour, mais il manquait effectivement un “erratum” bien visible sur les affiches à l'entrée des salles, et à l'accueil. Exact, le mieux étant de le sortir sur papier à glisser dedans, mais on n'y a pas penser à temps
  • Imprimer moins de programmes : environ 1/3 n'a pas été distribué
    • C'est une marge acceptable pour une manifestation. Imprimer moins de programmes implique le risque d'être à court en cas de plus forte affluence.
• Ateliers
  • Pour l'atelier Krita, le binôme a bien fonctionné et a permis de débloquer certaines personnes. David Revoy (2ième partie d'atelier) a adapté son discours et sa présentation après avoir constaté le niveau débutant de certains participants
  • Pour l'atelier Blender puisque le niveau des participants n'est pas connu, prévoir un binôme (du BUG par exemple) pour aider les participants
    • +1 Cet atelier a combiné à la fois débutants et amateurs ayant déjà une pratique du logiciel. Je pense que cela a été difficile pour les tout débutants
• Stands
  • Prévoir des tables plus grandes. On peut jouer sur le nombre de tables. On a un problème de taille de stand vs. place disponible dans le hall. 2 tables simples par stand est un minimum
  • Ne pas oublier le stand Toulibre l'année prochaine il ne l a pas été. Il faut le conserver séparé : on a besoin de beaucoup d'espace à la buvette, et de tranquilité au stand Toulibre/accueil
  • Prévoir un PC à l'accueil pour : → la borne ? (un eeePC avec un antivol serait je pense plus adapté + écran externe pour ls infos qui défilent)
    • inscriptions aux ateliers
    • inscriptions aux listes de diffusion
    • le reste du temps : diffusion en boucle des messages informatifs : “Accueil” ⇒ “Inscriptions ateliers” ⇒ “Adhésion à l'asso” ⇒ etc.
  • stand trop excentré, mozilla, pandora, sciences anims suggestion : utiliser les couloirs pour des stands/démo un peu plus artistique qui ont besoin de peu de lumière…
    • L'utilisation des couloirs ne me paraît pas du tout une bonne idée, cela va créer des bouchons avec l'affluence du public et pose un sérieux problème de sécurité quant à l'espace disponible. Cependant rien n'empêche d'y mettre des affiches provenant des stands pour attirer le public.
    • Science anim a quand même eu un bon succes le samedi (sortie des amphi A00X + batiment A), le dimanche était plus calme mais ça ne les a pas trop dérangé (je les avais prévenus que le dimanche serait calme), ils étaient très contents de participer et attendent les vidéos pour certaines confs :)
• Niveau des confs
  • Plusieurs confs ou ateliers ont démarré “à fond” sans forcément planter le sujet, j'ai eu l'impression que plusieurs personnes ont été perdues (quelques départs après quelques minutes), dans mon cas c'était OK (je suis informaticien), mais cela a pu poser problème à des personnes plus grand public. Info à faire passer aux orateurs. ⇒ rajouter une sortie de prérequis/niveau dans le programme (remarque identique pour les ateliers)
  • La conf en C002 du samedi matin avec Monsieur Sempé était assez baclée : pas de slides et contenu assez pauvre
• Install Party
  • Plus de monde que l'année dernière. A 17h dimanche, c'était encore blindé!
  • Manque d'installateurs globalement (lassitude auprès de ceux qui le font tous les ans + on s'était démobilisé suite au petit succès de l'année dernière ?)
  • Refaire un accueil pour la “prise en charge” et aiguiller les personnes
  • Refaire un formulaire (ça occupe les gens le temps qu'ils attendent :)) avec un questionnaire de satisfaction. Ca permet de compter les installations/réparations aussi :)On avait des questionnaires ! Fallait juste les sortir…
  • Resortir la check-list : le freestyle montre ses limites en particulier avec le mélange Windows 8 et Ubuntu 13.10 qui peut s'avérer très dangereux (perte de données)
• Compliqué de gérer le programme, les appels à confs, les appels à stands, les appels à bénévoles, les inscriptions aux ateliers, aux repas … avec des mails / framacalc / formulaires bricolés … À quand une vraie appli ? YKFK je dis ça parce que j'ai envie d'y travailler, je tâte le terrain si ça paraît pertinent Il y avait trop d'outils différents. Il faut travailler en amont du début de l'orga sur le choix des outils.
  • Utiliser des outils existants peut être un bon choix aussi (ebrigade, etc.)

• Le réseau
  • Jusqu'à 7 minutes pour obtenir l'affichage de la page d'accueil du portail captif
  • Ensuite, débit potable à franchement médiocre selon les heures de la journée et les lieux
    • Le samedi matin en filaire il y avait du 3Mo/s pour télécharger des lolcats par internet
    • Le dimanche matin les gens avaient du mal à se connecter sur le wifi (lors de l'atelier Blender et l'install party) et Wikipedia (wifi)
    • Peut être prévoir une machine qui fasse proxy/cache transparent pour l'install (téléchargement des paquets)? Une machine évitait au moins le portail captif, pas sûr que le réseau de l’n7 était le goulot d’étranglement mais proxy-cacher à envisager
    • Problèmes légaux, toussa toussa…
  • L'année prochaine, il faut prévoir du filaire ou confier l'affaire à Tetaneutral+1
  • Des problèmes de Wifi tout le WE : connexion très difficile voire impossible de se connecter dimanche après-midi depuis la salle 302
  • Pour l'année prochaine, demander une connexion à Tetaneutral.net full IP et sans portail captif ?
  • La config du WIFI (firewall entre les machines connectées ?) rendaient impossible certaines démo ou le speaker voulait demander à la salle d'accéder au port 80 ⇒ besoin de migrer en dernière minute à l'extérieur (session JS)
    • La plupart des ports étaient fermés (irc, smtp, gopher, XMPP/jabber etc)
    • https://twitter.com/EMahuet/status/404976209542381568
  • J'ai remonté déjà un certain nombre de problèmes au service info de l'n7. Perso, tout recabler dans l'n7 un réseau séparé, ça me parait tès très contraignant. je crois qu'ils parlent plutôt d'un réseau wifi, avec des bornes.Oui, mais les bornes tu les relies avec du fil :) certes
  • Le 3e étage est mal desservi par les bornes (1 borne, 3 au 2e), alors qu'on met au taquet de gens pour les ateliers le dimanche.Si y a du filaire on peut rajouter des routeurs wifi toulibre (portail captif filaire mais ça soulagera la borne wifi du 3e)
  • Je pense que dans tous les cas, c'est un problème et il faudra en discuter plus tôt l'année prochaine (CdL / TTN / N7)
• L'électricité
  • Les salles destinées aux ateliers manquent de prises (il n'y en avait que deux dans en salle A201)
  • L'année prochaine, prévoir moult multi-prises et de généreuses rallonges (15 mètres au moins) ou des règlettes de prises d'alimentation comme on en trouve dans les labos
  • En toute objectivité: c'est pas mieux au FOSDEM où les places à proximité des prises sont rares et chères. Prévoir une multiprise par rangée de table avec des rallonges et sans doute possible mais demandera une sacré organisation et du temps.
    • Ce n'est pas parce que ce n'est pas mieux ailleurs qu'il faut se contenter de la situation actuelle. Au contraire, que CdL montre l'exemple ! :)
• s'y prendre à l'avance pour demander des panneaux d'affichage pour les stands (ceux qu'on a eus l'ont été par un biais officieux)
• Identifier une personne (n7) ayant accès à des imprimantes pour sortir toutes les choses qu'on a oublié où qui se rajoute au dernier moment (erratum, etc)

• formulaire pour les candidatures de conférences et ateliers (trop lourd de copier des mails dans une page wiki)
• formulaire pour les remboursement de frais
• formulaire d'inscription pour les bénévoles

• Prévoir un visuel pour un T-Shirt
• Badges visiteurs (cf. CdL 2012)