====== Réunions ====== * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_bilan_8_decembre|8 décembre (bilan)]] * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_29_octobre|29 octobre]] * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_3_octobre|3 octobre]] * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_5_septembre|5 septembre]] * [[capitoledulibre2013:reunions#reunion_4_juin|4 juin]] ===== Réunion bilan 8 décembre ===== copié collé du framapad : http://lite3.framapad.org/p/cdl2013-debrief présents : Antoine L. (alub), Aymeric P. (APLU), Guillaume G., Fabien A. (id2ndr), Julien O. (Cozo), Emmanuelle H. (numahell), Lionel P. (lionel), Régis M. (draco) Comm' interne * inscription sur la liste capitole du libre : pas toujours fait par les bénévoles * faire passer des mails régulièrement sur toulibre-orga pour transmettre l'information discussion ubuntu-fr * changement de bureau cette année, changement pour nous aussi * des bénévoles ubuntu-fr de paris sont intéressés pour participer à l'orga ou faire un retour d'expérience pour les événements locaux * pas d'adhésion Réseau * prévenir les orateurs et le public des limitations réseaux (ports et débit) * en filaire normalement pas de portail captif : mais en fait il semble qu'il y en ait un, avec temps limité * en filaire c'est du gigaBit * proxy transparent ? * wifi limité en débit, en nb d'P * réfléchir à améliorer le réseau wifi Affiches * ont été imprimées : 700 A4, 160 A3, * reste environ 400 A4 * reste * mais il reste peut-être des affiches à l'utopia Communication * twitter pas tellement finalement * mettre plus d'infos sur le site, date de publication du programme, date de publication des vidéos * site: CMS + éditable par plusieurs personnes pour les contribs * articles par des orateurs ? live stream ? * live sur 1 track ? * réseau : en upload on a du gigabit, donc ce n'est pas limité * risque de s'embêter pour peu de personnes, sachant que c'est déjà enregistré * demande de l'orga en amont micros pour les questions : ça peut se louer Événements hébergés * 4 événements c'était le max, en terme de place et de salles * l'année prochaine : limiter par défaut à 3, voir au cas par cas si des événements sont plus petits Manquait une présentation sur linux en général Sécurité * préparer l'année prochaine pour le SSIAP * infirmerie prête pour cette année, voir avec l'asso de Christophe pour un poste de secours Stands * science anim': bon retour, le dimanche un peu isolé * dans les couloirs on peut éventuellement mettre des panneaux avec de l'affichage et des expos * mezzanine : stands de démo dans la salle install party ou lan party, mettre des stands sur la mezzanine * limiter le nombre de stands : pas plus que cette année * imprimantes 3D : très bonne disposition des tables * FMR ? permet d'être en direct et d'interviewer * manquait de machines : besoin de 8 machine pour lan party + démos * postes démo Install party * souplesse ok * ouverture au public à 10h30, mais des gens sont arrivés avant * refaire une checklist * on a eu plus d'installs que l'année précédente, donc moins d'installeurs prévus cette année * place installeurs en attente, car ça n'était pas visible * besoin d'une personne pour accueilir les gens, au moins en volant * référents installs en démo * peut-être prévoir de faire 2 installations en parallèle * prévoir d'avoir des bénévoles en backup si afflux * finalement, pas utile pour un questionnaire et demande beaucoup de taf : plus utile de communiquer sur possibilités de trouver de l'aide (toulibre, forum ubuntu-fr) * comptabiliser les installs et dépannage (régis pense que chaque installeur a fait au moins 4 installs chacun, pour 10 installeurs : 40 à 50 installs dans le week-end) * faire une feuille par installeur : install ou dépannage, quelle distro, ...) * réu de briefing pour les installeurs * par mail auss * au moins 2 référents install party * prévoir de quoi fabriquer des clés USB boutique * xavier a tout bien classé au départ * feuilles de décompte * préciser de ne pas garder des goodies non payés * prix peut-être à redéfinir avant l'événement, en fonction de la part pour le Capitole du Libre (1€ pour les assos, 3€ pour le CDL) * arch linux a bien marché Ubuntu ? * dans l'année : propose une rencontre du mercredi : quelle distro pour le grand public ? démo, discussions, trolls : TODO * faire une iso "Ubuntulibre", sans amazon, avec plusieurs environnement graphique * Programme * date de publication très attendue * communiquer plus sur chaque orateur * utiliser plus linuxfr pour communiquer * inscription ateliers * communiquer sur le programme dès qu'on a des infos * 1 personne pour gérer la comm' '(community manager) * prévoir un comité défini et identifié orga / partenaires * faire en amont les contacts * identifier les référents et les organisateurs assez tôt dans l'orga sponsors * à commencer très tôt dans l'orga Logistique matériel * louer aux services techniques de Toulouse métropole Logistique manger * les fritons on adore * apéro dinatoire au foyer, avec les fritons et charcuterie en plus grande quantité / + un autre fournisseur à voir / articipation libre et nécessaire * prendre contact avec le foy' * repas samedi midi bien, * gérer le flux des bénévoles pour éviter d'avoir des bénévoles qui n'ont pu arriver que vers 14h car les premiers étaient encore là * repas gestion à peu près ok * repas dimanche midi * logistique disposition des ok * qté de pizza un peu limité: on n'a pas demandé de qté précise au pizzaïolo * les gens ont compris que c'était surtout un repas pour faciliter et pas un service organisé * faire un article sur le blog sur les fournisseurs (touthankamion, ...) * être plus formel sur les deadline pour les listings des repas pour les événements hébergés Ouverture et fermeture des portes à gérer au niveau horaire régisseur plus en amont ===== Réunion bénévoles 14/11 ===== ==== déroulement du week-end ==== * Samedi * ouverture public 10h30 * conf clôture 19h * apéritif 20h * repas offert aux bénévoles / orateurs / sponsors / stand * fermeture et rangement du foyer * dimanche * arrivée public 9h30 * repas à partir 11h30 -> 14h * fin ateliers 17h puis rangement * présentation des postes et des créneaux * tableau planning ==== Questions ! ==== ==== inscription ==== * ne partez pas sans des affiches ! * visite rapide des locaux ? ===== Réunion 29 octobre ===== Liste des intervenants / bénévoles logistique prises N7 -> **fabien** ==== Orga stands / démo ==== Laurent et Yoann sur cette action C102 : * imprimantes 3D * LAN Party C101 : * Install party * démo et initiation sur les stands démo Démo : * Culte / opensuse * doudou * ubuntu Sponsors OR -> **Manue** passe les contacts à Laurent (d'ici jeudi) * stands sponsor Or : dans le hall * stands assos : hall ou mezzanine panneaux expo pour les stands : * **Yoann** demande à mairie Tournefeuille * planet science en a -> **Laurent** peut leur demander Expo photos libres * mezzanine, couloirs réu : besoin de 8 panneaux ==== Orga repas ==== * samedi midi : seulement bénévoles et orateurs * **Laurent** demande devis au Bois & Charbon traiteur * apéro M. Espagnac -> **Julien** le contacte. Pour info, Bois&Charbons a une chambre froide et Laurent peut leur demander * samedi soir : bénévoles, orateurs et sponsors * dimanche midi : bénévoles, orateurs, sponsors et public (le public paye) Deadline pour les inscription aux repas : **13/11** * bénévoles : liste en cours * sponsors -> **Laurent** * orateurs + bénévoles * du CDL * akademy-fr : quasi prêt * franceJS * lua wshop : quasi prêt * openstack : en cours -> christophe mail à tous avec deadline -> **manue** ==== Installation ==== vendredi soir : 18h30, avant pour mettre les affiches dans les couloirs * stands * affichage * branchements * aménagement des salles ? le samedi matin il reste peu de choses à faire ==== hébergements ==== * Guillaume demande si l'hébergement chez l'habitant ok * appel à hebergeurs -> Jean-Nicolas mail aux orateurs pour le prog en ligne -> **Guillaume ** ==== Communication ==== === Campagne d'affichage === * **Fabien** organise une campagne le WE précédent * affiches / flyers à fournir * dépôt à l'Utopia Toulouse ? -> **Aymeric** contacte rodolphe * la Cantine -> **Laurent** contacte Thomas Pédeaussot **Réunion le 14/11 dans un amphi de l'N7** -> **Lionel** pour demander l'amphi ? Check avec **Alub** si matos pour captation vidéo ok Question radio : **manue** voit avec Alexandre, recouper avec **Laurent** pour les contacts ===== réunion 3 octobre ===== {{ http://toulibre.org/pub/2012-11-24-capitole-du-libre/plan_enseeiht/enseeiht2.png?800 }} ==== Besoins en salles ==== franceJS : samedi 1 salle dimanche 2 salles ? lua 1 amphi sam et dim openstack 2 salles le samedi ? 1 salle le dimanche akademy-fr 1 salle samedi et dimanche linuxedu 1 salle samedi ==== Défraiement ==== chaque événement avance les frais, Fabien s'occupe du CDL Utilisation de l'outil de Marc pour déposer les feuilles de paye. === Logement === hôtel : Raphael demande à Kyriel ==== repas midi et soir ==== midi : camion ou pique-nique ? plutôt pique-nique, camion si les gens ne vont pas faire la queue au camion. estimation nb de personnes à faire === repas samedi soir === traiteur liste samedi soir : * akademy-fr ce soir environ 10 * lua : bénévoles + orateurs environ 15 * franceJS : nb fin du mois environ 15-20 * openstack : ? * cdl 40-50 bénévoles, ? orateurs liste et nb d'ici fin 20 octobre ==== Conférences ==== === ateliers === * faire en décalé * durées différentes repas servi à partir 11h30 équipe bénévoles: 5 personnes x 2 équipes === Badges === pybadge, voir avec thomas ===== Réunion 5 septembre ===== Présents : Guillaume Gasnier, Kevin Kin-Foo (Lua), Fabien Adam, Régis Maura (ubuntu-fr), Jean-Nicolas (Akademy-fr), Bruno Coudoin, Julien Ortet, Emmanuelle Helly, Thomas Petazzonni, Alexandre Lahaye, Apelete, Christophe Sauthier (open stack), Lionel Porcheron (N7), Philippe Martorell ==== Sponsors ==== Déjà 3 sponsors Or : Kdab, Sierra Wireless et Makina Corpus. Dossier sponsoring complété avec les informations openstack, bientôt en ligne. TODO : * démarcher les sponsors de l'année passée : Xavier Besnard ? * démarcher des sponsors reliés à toulouseJS / LUA / OpenStack / Akademy-fr : chaque référent des événements ==== Programme ==== === Confs et ateliers === Du retard pris pour l'appel à conf', un mois d'août vide au niveau orga : on a que peu de conférences côté Capitole du Libre. Une dizaine de propositions déjà envoyées, quasiment toutes très intéressantes. Besoin d'informations sur les événements connexes TODO : * accepter d'ores et déjà les conf' et ateliers qui sont bien : * communiquer sur les conf' et ateliers avant la deadline : Emmanuelle * faire le point sur le programme pour chaque événements connexes : référents des connexes === Espace démo === plusieurs propositions : * Science anim' et son bac à sable monté par Lionel Delteil avec du libre: https://twitter.com/poirier_julie/status/375191749406121984/photo/1 * stand KDE * stand sierra * stand Planète Science (à voir selon leurs dispo) * stand soudure badge (à voir selon leurs dispo et la place) Question de la place à l'N7 pour l'espace démo, plusieurs idées: * déplacer la boutique et la buvette de l'entrée * déplacer l'expo libre vers l'entrée des amphis * utiliser une des salles à côté de la mezzanine : mais le problème c'est la visibilité. Y mettre aussi la boutique et la buvette : mais c'est mieux dans le hall du bas quand même * attention: gérer 2 buvette ça risque d'être compliqué surtout si on n'a pas assez de bénévoles * utiliser l'amphi du rdc pour le multimedia (rien à voir avec l'espace démo mais on en a parlé) TODO * contacter FMR : Bruno * trouver une solution pour l'emplacement des stands * faire le point sur les salles nécessaire pour chaque événement connexe : référents des connexes ==== Logistique ==== Repas du samedi soir : devis en cours, serait salade gerçoise + cassoulet + dessert To be continued demain :-) ===== réunion 4 juin ===== ==== Événements ==== Toulouse js luascript akademy-fr openstack === toulouse JS === conf ateliers quelques sujets prévus à l'avance et barcamp ateliers: 3 salles ? 2 possibles, 3 à voir intérêt : avoir une base d'orga veut rester intégré au capitole du libre reste dans le technique ==== Sponsor ==== dossier sponelsor : alex et manu pour mi-juin deadline sponsor : début octobre ==== Com' ==== fin juin pour l'affiche mettre en avant le côté grand public ajouter un élément qui rappelle l'informatique, genre une tablette mot-clé Alex de pixopat ? mi-juin : com' institutionnelle (tisseo, mairie toulouse, toulouse métropole) août : magazine de presse (linux mag, clutch) plateau télé ? FMR ==== Orga des événements ==== utiliser Lanyd fédérer les inscription (event brite par exemple) trouver un moyen d'agréger les inscriptions début septempbre ==== Contenu ==== publier appel à conf mi-juin, avec deadline fin août contacter gens qui nous intéresse conf le dimanche ? ateliers techniques étaient pleins, pas ateliers grand public lightning talks le matin ? commencer le samedi à 10h, permettre de terminer plus tôt ==== Logistique ==== avoir un prix mi-septembre plat légumes, dessert, boisson orga bénévoles prévoir une équipe qui ferment la salle du foyer, pas les mêmes du matin prévoir un point de chute : connexion ? bar de la lune ? petit london ? plan avec les bars autour de l'N7 repas : gratuit pour les bénévoles étudiants, prix réduit pour les autres ? repas samedi midi : camion ? vu que les tracks commenceraient le matin on garde l'idée des sandwiches pour les bénévoles